Application Excel pour la gestion de fond de caisse
Application Excel de gestion de fond de caisse : Un avantage inestimable pour les entreprises
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Pour la gestion de leurs fonds de caisse, plusieurs entreprises ont recours à des logiciels performants afin d’éviter toute gestion manuelle. Parmi ces outils, nous retrouvons L’application de Microsoft Excel. Un outil gratuit qui dispose de plusieurs fonctionnalités simples d’utilisation et dont l’exploitation ne requiert par des compétences techniques avancées. Une simple connaissance des mécanismes financiers et comptables relatifs à la gestion de fond de caisse sont suffisantes pour faire un suivi rigoureux des sorties (dépenses) et des entrées d’argent (encaissement) de votre entreprise. Dans ce qui suit nous allons mettre en avant les avantages qui découlent de l’utilisation d’une application Excel pour la gestion de fond de caisse.
Excel et gestion de fond de caisse : De nombreux avantages
Microsoft Excel propose aux entreprises d’innombrables applications avec une variété de Template préconfigurés pour compléter leurs documents financiers, pour faire un suivi de leurs activités commerciales ou tout simplement pour mieux gérer leur fond de caisse. Intuitif et simple à configurer, il s’agit généralement d’un tableau avec les colonnes suivantes : Date et heure de l’opération, Libellé au nom de l’opération, Entrée, sortie et Solde. Ces colonnes sont personnalisables. Une entreprise peut ajouter ou supprimer des colonnes en fonction des besoins et des opportunités. D’autant plus, l’application Excel permet de répertorier avec précision le nombre de billets et de pièces d’argent disponibles ainsi que leur valeur cumulée. Ci-après les principaux avantages de l’utilisation d’une application Excel pour la gestion d’un fond de caisse :
Sauvegarde des données
L’utilisation d’une application Excel ne permet pas uniquement de faire un suivi en temps réel de l’état de votre caisse pour avoir une vue d’ensemble sur les rentrées et les sorties d’argent mais permet également de revoir l’ensemble des actions réalisée à partir de la date de création du tableau sur le fichier Excel. Ces informations peuvent être distribuées avec d’autres utilisateurs avec des options et droits de partage personnalisés. L’auteur du fichier peut attribuer un droit de lecture, de modification ou de commentaire selon le besoin. Les données sauvegardées permettent d’avoir une vue d’ensemble sur les opérations effectuées et facilitent le travail de comparaison pour une entreprise qui souhaite évaluer l’état de son fond de caisse sur une période donnée.
Plusieurs options de calcul
Pour une gestion optimale d’un fond de caisse, il est important de pouvoir effectuer des calculs en toute simplicité pour mesurer les différents indicateurs de performance. Sur Excel, les fonctions et les formules de calculs disponibles au niveau de l’application de gestion de fond de caisse sont impressionnantes. L’application propose à l’utilisateur une liste de formules en fonction des colonnes sélectionnées et de l’opération souhaitée. C’est des fonctionnalités dites ‘’smart’’ qui facilitent le travail de gestion réalisée par l’entreprise. Si la formule est introduite manuellement par l’utilisateur, elle peut ne pas être validée par l’outil si elle comporte des variables ou des formules erronées.
Analyse des données
Disposer d’un historique d’opération de caisse avec des centaines voire des milliers d'entrées et de sorties d’argent n’est important que si l’entreprise arrive à analyser avec pertinence l’intégralité des données. Pour ce faire l’application de gestion de fond de caisse attaché à Excel permet de synthétiser ce flux énorme d’information en des tableaux bien structurés et facilement lisible. Effectuer cet exercice manuellement est chronophage et peut induire en erreur. Avoir des informations condensées permet de dégager les tendances et in fine de prendre des décisions plus optimales pour assurer une meilleure gestion du fond de caisse de l’entreprise.
Visualisation des données
Pour présenter les données relatives à la gestion du fond de caisse de votre entreprise aux différentes parties prenantes, le recours à des graphiques est souhaitable pour une meilleure communication de l’information. A titre d’exemple, une entreprise peut schématiser avec des courbes l’ensemble de encaissements effectués sur une période donnée. Cette façon de faire est plus pratique pour une meilleure exploitation des données disponibles. Visualiser les données permet aussi détecter les anomalies et d’identifier les décalages entre les encaissements et les décaissements.
Impression en format papier
L’application, bien que conçue pour dématérialiser le processus de gestion de fond de caisse, permet d’imprimer les données en format papier. Une utilisation souvent nécessaire lors des réunions avec une présence réduite des participants. Le format papier permet une meilleure lecture des résultats et variables. Cette option a été largement contestée par plusieurs utilisateurs en évoquant des arguments en lien avec la cause environnementale.
Plusieurs Template
Un des avantages importants à mettre en avant est la disponibilité de plusieurs Template au niveau de l’application Excel. Les Template sont présentées avec des paramètres et des variables préconfigurées mais peuvent être personnalisées en fonction des choix de l’entreprise. De ce fait, il est possible de choisir la couleur de l’arrière-plan, la police et la taille du texte, le format du tableau et bien d’autres options qui relèvent du côté esthétique de l’application. Il existe également des Template payants offrant aux utilisateurs des fonctionnalités supplémentaires.
Automatisation de certaines opérations
La gestion d’un fond de caisse passe par plusieurs actions et ce en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre d’opérations qu’elle effectue par jours. Pour garantir un workflow plus rapide et plus souple, l’application permet d’automatiser certaines tâches. A titre d’exemple, lorsqu’un décaissement est effectué sur le tableau de l’application, le total du solde disponible est automatiquement impacté par cette opération sans avoir à faire le calcul manuellement. Cela fait gagner un temps précieux aux entreprises, surtout celles qui effectuent plusieurs opérations par jour.
Desktop et mobile
L’application est disponible gratuitement aussi bien sur desktop que sur mobile. Il est important de pouvoir exploiter les fonctionnalités de l’application via un smartphone surtout que les entreprises prennent de plus en plus conscience de l’importance de la digitalisation et de la dématérialisation des processus financiers et administratifs. Il est important de noter que l’intégralité des options qui sont proposées sur Desktop sont également disponibles en mode mobile. La seule différence réside dans l’expérience utilisateur. Plusieurs s’accordent sur le fait que l’application est plus simple à utiliser au niveau du Desktop car l’écran permet une meilleure visualisation des informations.
Les avantages susmentionnés ne sont pas exhaustifs. D’autres éléments peuvent être cités pour mettre en valeur l’application Excel qui permet une gestion efficace et efficiente des fonds de caisse d’une entreprise. Même sur un outil digital comme celui-là, cet exercice comptable doit se faire avec rigueur et précision pour éviter des erreurs de calculs inutiles. L’application est évolutive. Des mises à jour sont souvent proposées aux utilisateurs pour garantir une performance continue. Dans ce sens, des fonctionnalités supplémentaires sont intégrées au fur et à mesure et ce, pour accompagner l’entreprise dans sa gestion de fond de caisse. Il s’agit aussi d’un moyen de fidéliser les utilisateurs de l’application et les fédérer autour d’un outil performant.
Notons également qu’il existe d’autres outils comptables et d’autres applications payantes qui permettent d’effectuer ce genre d’opération avec pratiquement les mêmes fonctionnalités mais l’application Excel reste l’une des plateformes les plus convoitées car son utilisation est simple et gratuite.