Application Excel sur la gestion de caisse restaurant
La gestion d’une caisse de restaurant sur Excel
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Lorsque vous êtes chargé de la gestion d’un restaurant, votre première responsabilité est d’améliorer le chiffre d’affaires (CA) de la structure en assurant un service de qualité pour vos clients et en mettant en place de bonnes conditions de travail pour l’ensemble de vos employés. Vous avez également comme responsabilité, la gestion de la caisse de votre entité. Les rentrées et les sorties d’argent doivent être maitrisées et vous devez être en mesure de garder une traçabilité de l’ensemble de vos opérations financières. Ceci nécessite une forte implication, une rigueur infaillible et surtout des mécanismes et des outils de gestion impeccables et sophistiqués. Il existe aujourd’hui sur le marché plusieurs logiciels facilitant le travail de gestion de votre caisse de restaurant. Pour la plus parts, ces logiciels sont payants, mais il y a tout de même ceux qui sont gratuits. Nous citons à titre d’exemple Microsoft Excel. Ce dernier, offre aux utilisateurs, notamment les gérants, des fonctionnalités et des options avancés pour la réalisation d’une meilleure gestion de leurs structures respectives. Dans ce qui suit, nous allons dans un premier temps exposer les étapes et les recommandations à suivre pour mieux exploiter Excel dans l’exercice de la gestion d’une caisse de restaurant avant de mettre en avant les différents avantages liés à cette démarche.
Gérer votre caisse restaurant sur Excel : comment procéder ?
Vous devez commencer par télécharger la version 2019 de Microsoft Excel. Il s’agit, en l’occurrence, de la dernière version à jour du logiciel, qui comporte l’ensemble des options et fonctionnalités proposées. Une fois le logiciel installé sur votre machine, vous pouvez commencer à l’exploiter. Un classeur Excel comporte plusieurs ‘’feuilles’’. Pour cet exercice, vous aurez besoin uniquement d’une seule feuille.
La première chose à faire est de concevoir un tableau ou vous allez répertorier votre menu. Classez vos articles par catégorie pour mieux les identifier ultérieurement. Par la suite, associez chaque article à son prix de vente et marquez-le clairement sur votre tableau. Ajouter une ‘’colonne’’ sur votre tableau pour indiquer le nombre de ventes par article. Cela vous permettra de calculer plus efficacement le total des ventes à la clôture de l’exercice. Vous pouvez automatiser la formule de calcul de votre total afin de gagner du temps, surtout si votre restaurant connait un flux important de commandes.
Sur votre tableau vous pouvez également insérer les numéros de table de votre structure afin d’identifier objectivement les tables qui vous font rentrer le plus d’argent. Vous avez la possibilité, dans un deuxième classeur, de réserver pour chaque table une feuille Excel. Ceci vous facilitera le suivi et rendra votre gestion plus efficiente.
Une fois que vous aurez répertorier l’ensemble des données sur votre tableau de caisse, vous pouvez calculer avec précision les encaissements réalisés. Vos résultats peuvent être schématisés avec des graphiques pour illustrer vos performances et vos réalisations. Ceci vous aidera à prendre de meilleures décisions pour éventuellement améliorer votre chiffre d’affaires et rendre votre structure plus attractive.
Pourquoi choisir Excel pour la gestion de votre caisse de restaurant ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, il existe sur le marché plusieurs logiciels qui permettent une gestion régulière de votre caisse de restaurant. Cependant, certains logiciels sont plus performants et plus intéressants que d’autres. Microsoft Excel est l’un des outils les plus utilisés en matière de suivi et de gestion car il propose des fonctionnalités avancées aux utilisateurs et ce, à titre gratuit. Dans ce qui suit, nous allons exposer les avantages les plus importants que vous devez absolument connaitre afin de profiter d’une expérience utilisateur de qualité.
- Des tableaux de gestion de caisse préconfigurés
Grâce à Microsoft Excel, vous pouvez désormais votre tableau de suivi et de gestion de caisse en quelques clics seulement. Ces tableaux sont disponibles avec l’ensemble des catégories dont vous aurez besoin pour assurer le suivi des sorties d’argents et des encaissements que votre restaurant va effectuer. Ils disposent également de formules automatisées déjà intégrées. Vous n’aurez pas à refaire le travail de paramétrage et de configuration et vous pouvez bien sur modifier, à votre convenance, les rubriques et les catégories qui vous paraissent inutiles. La personnalisation de ces modèles est simple. D’autant plus, vous avez un large éventail d’options pour améliorer le design et l’esthétique de votre tableau.
- Une gestion de caisse en équipe
Si vous êtes manager dans un grand restaurant qui connait une masse importante de clients, vous aurez certainement besoin d’un ou plusieurs personnes pour vous épauler. La cogestion est un moyen efficace pour garder un rythme de travail assidu et assurer un bon service. Dans ce sens, la gestion de votre caisse de restaurant doit se faire avec précision. Grâce à Microsoft Excel, vous pouvez facilement partager votre fichier avec vos collègues. Les utilisateurs qui auront accès au fichier pourront le consulter et effectuer les ajustements et les modifications nécessaires. Cette façon de faire est pertinente lorsque vous travaillez en shift. Vous devez être en mesure de connaitre avec exactitude les sorties d’argents et les encaissements qui ont été faits en votre absence. Pour partager un fichier excel, tout ce dont vous aurez besoin est d’une connexion internet et d’une adresse e-mail valide. Ceci est valable également pour les utilisateurs qui souhaiteront accéder au fichier. Vous pouvez également laisser des messages ou des commentaires au membres de votre équipe qui ont accès au fichier ou bien leur attribuer des tâches. Il est possible aussi de générer des conversations sur le fichier partagé. A noter que l’ensemble des actions initiées sur le document sont pris en compte instantanément.
- Des options simples à exploiter
Microsoft Excel est un logiciel intuitif. Son utilisation est simple et ne requiert pas des compétences informatiques ou techniques particulières. L’expérience utilisateur est de qualité et l’interface du logiciel est conçue de sorte à garantir une navigation souple et fluide. L’architecture du logiciel vous donne la possibilité d’exploiter l’ensemble des fonctionnalités proposées en toute simplicité. D’autant plus, pour les moins initiés, il existe plusieurs guides d’utilisation que vous pouvez téléchargés gratuitement sur internet et des tutoriels/simulation que vous pouvez visionner.
- Archivez vos résultats
Si vous souhaitez garder une traçabilité de l’ensemble des opérations de sorties et d’encaissement de votre restaurant, vous pouvez enregistrer vos réalisations saisies sur Microsoft Excel. Vous avez la possibilité d’enregistrer vos résultats sur votre machine en cliquant sur CTRL+S ou bien archiver vos fichiers dans le cloud (en ligne). La deuxième option nécessite une connexion internet et une adresse électronique valide. Vous pouvez ensuite accéder à vos documents depuis n’importe quelle machine.
En conclusion …
La gestion de votre caisse de restaurant est une démarche structurelle et fondamentale pour garantir la pérennité de votre restaurant. Vous devez procéder à la réalisation de cet exercice avec précision et ce en utilisant les bon mécanismes et outils de gestion. Dans ce sens, un des logiciels les plus utilisés actuellement est sans nul doute Microsoft Excel. Ce dernier propose une panoplie de fonctionnalités et de paramètres pour vous aider à mieux gérer les sorties et les rentrés d’argent vous permettant ainsi de garder une traçabilité des opérations réalisées. Microsoft Excel est disponible gratuitement et la plupart des options proposées par le logiciel ne requiert pas de connexion internet.