Application Excel sur la gestion de matériels
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La gestion du matériel en entreprise à travers l’application Excel
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
La gestion optimale des équipements et du matériel d’une entreprise est un processus fondamental pour le bon déroulement de ses activités. C’est un exercice qui requiert une organisation pointue et des ressources humaines et logistiques importantes. Souvent, les entreprises ont recours à des logiciels intelligents avec des fonctionnalités performantes qui permettent de faire un suivi régulier du matériel utilisé en entreprise, de son état, de sa garantie et d’un certain nombre de critères déterminants. Parmi ces logiciels et outils informatiques, nous retrouvons naturellement Microsoft Excel, qui, de par les nombreuses applications et fonctionnalités qui le caractérisent, propose à ses utilisateurs des options avancées pour mieux assurer la gestion du matériel d’une entreprise et ce, quel que soit sa taille et son domaine d’activité. Le plus important et de maîtriser la configuration prédéfinie au niveau de l’application et de l’ajuster en fonction des besoins de l’entreprise. Dans ce qui suit, nous allons voir en détails les avantages qui sont inestimables qui découlent de l’utilisation d’une application Excel pour la gestion de votre matériel en entreprise. Nous allons également décortiquer les fonctionnalités proposées par ladite application.
Microsoft Excel : La solution optimale pour la gestion de votre matériel en entreprise.
Une bonne gestion du matériel de votre entreprise augmente automatiquement sa productivité et la qualité du service proposé par votre structure. Pour ce faire, il est important d’utiliser les bons outils afin de faciliter la tâche au service de maintenance et d’assurer en parallèle une gestion à jour de votre inventaire et des équipements qui le composent. Ci-après quelques avantages qui résultent de l’utilisation d’une application Excel pour la gestion de votre matériel en entreprise.
- Centralisation des données
Peu importe l’activité que vous exercez, il est important de disposer d’un logiciel qui vous permet de centraliser toutes les informations relatives à votre matériel en entreprise. L’application Excel propose une panoplie de fonctionnalités dans ce sens. Elle vous donne la possibilité de répertorier dans un seul et unique fichier les données en relation avec le stock actuel de votre matériel, les dates importantes de maintenance, la durée de vie optimale d’un équipement et d’autres éléments importants qui facilitent la gestion de votre matériel en entreprise. Ces données peuvent être consultées par toutes vos équipes ou bien uniquement par les personnes de votre choix. Des options avancées sur Excel permettent de désigner les membres qui peuvent avoir accès à la fiche de suivi.
- Une organisation plus souple
Grâce à l’application Microsoft Excel pour la gestion de matériel en entreprise, il est possible d’anticiper certaines anomalies récurrentes et de programmer les interventions les plus courantes. Dès l’achat d’une nouvelle machine, la personne responsable du maintien des équipements peut renseigner l’opération sur l’application et planifier les actions clés relatives à cet achat, à savoir : Date d’acquisition, les séries d’entretiens à réaliser pour maintenir la machine dans un état opérationnel, Lister les actions prévisionnelles pour une éventuelle remise à niveau de l’appareil etc. Ces actions seront liées à des dates préconfigurées sur l’application et généreront des alertes ou des rappels automatiques. Le rappel peut être effectué soit par mail soit par une notification via un appareil mobile.
- Économie du temps
Effectuer la gestion de votre matériel en entreprise manuellement ou sur un logiciel non-performant est sans nul doute une démarche chronophage. Le risque d’imprécisions lors du renseignement de certaines informations clés est élevé. Il est donc important de recourir à des outils simples d’utilisation qui proposent des fonctionnalités performantes permettant de réaliser les différentes tâches de gestion de matériel en entreprise dans un temps réduit tout en diminuant le risque de commettre des erreurs. Sur l’application Microsoft Excel, il existe des modèles préconfigurés et des Template prédéfinies avec toute l’architecture dont vous avez besoin pour optimiser la gestion de votre matériel en entreprise. Ces modèles sont disponibles gratuitement et peuvent être personnalisés à votre convenance en ajoutant des rubriques, des catégories et des colonnes de votre choix. Des options supplémentaires vous permettent également de schématiser vos données sous forme de graphiques et d’animations pour une meilleure visibilité de certaines données.
- Augmenter la productivité
C’est un secret de polichinelle. Des machines performantes, bien entretenues et dont la gestion et le suivi sont réguliers ne tombent quasiment jamais en panne. Résultat logique, l’entreprise assure une meilleure productivité et une meilleure satisfaction client. Grâce à l’application Excel, il est possible de faire un suivi régulier des performances de vos machines et de détecter en amont certaines anomalies. Sur l’application, vous avez la main pour appliquer une gestion automatisée de vos équipements. Chaque machine aura sa propre fiche de suivi avec les variables et les critères que vous aurez définis à l’avance. La productivité de l’entreprise est donc intimement attachée à la bonne gestion de vos machines d’où l’importance d’utiliser une application de suivi comme celle proposée par Microsoft Excel.
- Utilisation simple et sécurisée
L’application Excel peut être utilisée soit sur mobile soit sur Desktop. Simple et intuitif, son utilisation ne requiert pas des compétences techniques avancées. Il est recommandé de l’utiliser sur un ordinateur pour une meilleure expérience utilisateur. Cependant, sont utilisation sur mobile permet de générer les mêmes informations et de garder les mêmes données. Il est possible de partager le fichier avec d’autres collaborateurs en interne ou en externe. Pour ce faire, il suffit de renseigner leurs adresses e-mails et de paramétrer les options de partage. Le partage peut se faire soit en mode Lecteur, c’est-à-dire que la personne qui recevra le fichier ne pourra pas effectuer des modifications de données mais aura uniquement la possibilité de lire les informations et les données qui y figurent soit en mode auteur et dans ce cas le récepteur peut ajouter ou supprimer certaines données. En matière de sécurité, l’application permet un enregistrement instantané de toutes vos informations. Vous pouvez également sauvegarder votre fichier au niveau du cloud en utilisant simplement votre adresse e-mail. Vous aurez alors accès à votre fichier depuis n’importe quel autre machine (Ordinateur ou Mobile)
En conclusion
La gestion du matériel en entreprise est un exercice fondamental qui permet à votre entité d’augmenter la productivité et de maintenir une bonne santé économique tout en réalisant des performances importantes. Cette gestion doit se faire de façon régulière et assidue. Pour cela, il est important d’utiliser les bons outils et la bonne logistique. Comme nous l’avons vu dans cet article, l’application Microsoft Excel pour la gestion de matériel en entreprise est un outil performant avec des fonctionnalités intéressantes qui vous permettent de mener à bien cette démarche. Disponible gratuitement et simple d’utilisation, l’application reste très convoitée par plusieurs structures. Des guides d’utilisation sont disponibles en ligne pour vous familiariser avec les options proposées par cette application. Il est important de noter que l’application à elle seule n’est pas suffisante pour maintenir vos appareils et machines dans un bon état. L’entreprise doit absolument disposer d’un service de suivi compétent et rigoureux composé de personnes qualifiées qui sauront manipuler cet outil.