Application Excel sur la gestion des salles de sport gymnase
Système de gestion des salles de sport gymnase : Fonctionnalités d’administration
Article rédigé par : Sara Maghty
Que vous construisiez un nouveau centre de conditionnement physique ou rénoviez une salle de sport existante, vous devrez prendre en compte plusieurs éléments pour gérer efficacement votre business. Des éléments de conception à la fidélisation de la clientèle en passant par la programmation des cours, vous devrez prendre des décisions clés qui affectent l’ensemble des opérations à court et à long terme.
Compte tenu du mode concurrentiel de l'industrie du gymnase, avoir accès à tous les outils et les ressources disponibles est un moyen de réussir et d'obtenir un avantage concurrentiel. Les systèmes de gestion des salles de sport sont l'un de ces outils, et l'utilisation des capacités qu'ils offrent peut vous aider à vous différencier de la concurrence. La bonne exploitation de la technologie dans ce domaine vous aide à attirer de nouveaux clients, à fidéliser vos membres existants et à simplifier la gestion quotidienne de votre entreprise. Utilisez ce guide pour une gestion réussie de votre salle de fitness !
Introduction aux systèmes de gestion de gymnase
Alors que la modernisation s'empare de tous les systèmes et que la numérisation envahit le monde entier, les systèmes de gestion facilitent l'administration de votre salle de sport tout en accélérant les tâches et en réduisant le taux d’erreur.
Le but principal d’un système de gestion est de numériser les données. De plus, le logiciel automatise des tâches telles que l'ajout d’un nouveau membre, la suppression d’un membre ou la conservation des enregistrements de paiements et d'autres éléments nécessaires à la gestion correcte du gymnase. Ainsi, les différentes informations contenues dans le système telles que les membres, les formateurs ou les équipements peuvent être obtenues en quelques clics. Cela aide à créer différents groupes en fonction de leurs préférences ou s'ils souhaitent un entraîneur particulier.
Les nouveaux systèmes de management facilitent la génération des rapports des diverses opérations administratives, comme la date de paiement des frais. Vous pouvez facilement identifier et obtenir la liste des membres qui n'ont pas payé et de combien de jours ils sont en retard. Un système automatisé contribue également à la protection de l’environnement à mesure que la quantité de papier utilisée diminue.
Pourquoi est-il nécessaire d’utiliser un système de gestion de salle de sport ?
Le pire scénario que vous pourriez trouver dans les gymnases est que les dossiers soient conservés dans un document papier, où chaque tâche de gestion est effectuée manuellement. Cela crée une administration peu fiable et déroutante. Dans un monde où les progrès technologiques se produisent si rapidement, les logiciels et les applications de management ont apporté d'innombrables avantages à nos vies.
L'un des principaux moyens par lesquels les salles de sport contemporaines peuvent réussir est l'utilisation efficace d'un logiciel de gestion. Cette technologie a évolué bien au-delà de la simple vérification des membres dans le gymnase et du traitement des paiements. Désormais, il s'agit d'un outil essentiel que les gestionnaires utilisent pour contrôler toutes les facettes de l'entreprise.
Les stratégies suivantes ne sont pas exhaustives, mais chacune traite une manière dont vous pouvez tirer le meilleur parti de la technologie dans les domaines critiques de votre salle de sport.
Planification
Les coûts de main-d'œuvre sont l'une des dépenses les plus importantes que les propriétaires des salles de sport doivent gérer efficacement. Un logiciel de gestion de gymnase élimine les conjectures du processus en fournissant des tableaux de bord robustes qui affichent un instantané visuel heure par heure pour chaque activité.
Avec un logiciel ou une application de prise de rendez-vous en ligne, votre client aura la possibilité de réserver ses cours de gym favoris en ligne. Vous pouvez alors afficher tous vos services et offres, comme une formation individuelle, des séances de groupe et plus encore. Vous pouvez également présenter votre personnel et vos coachs ainsi que les cours qu’ils proposent avec la date et l’heure exactes. En tant que gestionnaire de gym, vous bénéficierez d’une administration centralisée à la fois de vos clients, de leurs demandes et de leurs sollicitations dans un seul endroit. Vous constaterez également une augmentation des inscriptions pour vos événements spéciaux. Bref, la planification est simplifiée pour vous et votre client !
Gestion des conflits
Un calendrier facile à lire est essentiel pour garder le contrôle sur la bonne voie. Avec un bon système de gestion, vous pouvez visualiser les rendez-vous d'un coup d'œil à l'écran, modifier ou annuler rapidement une réservation. Vous pouvez également partager les informations de planification sur plusieurs appareils et tenir les personnes concernées au courant des éventuels changements et/ou validations.
Cela permet en premier lieu d’éviter les rendez-vous manqués ou encore les conflits. L’utilisation d’un système de gestion de salle de sport aide également à réduire le nombre d’absences, d'annulations et des rendez-vous en double en envoyant des rappels par e-mail ou SMS.
Acquisition de membres
L’objectif vital de tout propriétaire de salle de sport est de développer et de maintenir l'adhésion. L'utilisation d'une application de gestion de gymnase permet de commercialiser efficacement les offres afin de maximiser l'acquisition de nouveaux membres.
Attirer des membres potentiels dans votre salle de sport est simple en théorie mais pas facile en pratique. L'un des principaux moyens d'acquérir de nouveaux membres consiste à utiliser votre outil de gestion de salle de sport pour capitaliser les prospects générés. Si passer des appels téléphoniques à des membres potentiels sert à se connecter avec eux, cela a perdu de son efficacité au cours des dernières décennies.
L'utilisation d’un logiciel de gym pour envoyer des communications automatisées, telles que des e-mails, des SMS ou des notifications push, permet une efficacité maximale. Ce type de communication vous permettra également de proposer des abonnements d'essai gratuits, des frais d'inscription réduits et/ou des tarifs spéciaux.
Rétention des membres
Si l'acquisition de nouveaux adhérents s'avère essentielle, la rétention des membres est encore plus critique. La réalité est que l'acquisition de nouveaux membres est nettement plus coûteuse que la rétention des membres existants. Bien trop souvent, cependant, les dirigeants perdent de vue l'engagement des membres existants dans l’espoir d'en acquérir de nouveaux.
Les clubs doivent prendre grand soin de cultiver des relations avec chaque membre pour s'assurer qu'il utilise activement le gymnase et participe aux événements de l’établissement. Inscrire de nouveaux membres et espérer qu’ils se contenteront de l’équipement à la pointe de la technologie est une erreur.
Un moyen efficace de gérer et d'interagir efficacement avec les membres existants est de fournir une communication fréquente, mais non intrusive, sur les activités du club tout en laissant vos membres contrôler leur expérience en salle de sport. Votre outil de gestion de salle de sport vous permet d'interagir avec vos membres en les tenant informés des événements du club, tels que les défis de remise en forme, les fêtes d'appréciation et bien d’autres.
N'oubliez pas que la technologie aide l'établissement à nouer des relations durables et ne doit jamais remplacer les efforts visant à fidéliser les clients grâce à un service clients de haute qualité.
Gestion de l'inventaire
Gérer efficacement les stocks au sein du club, tels que les poudres de protéines, les repas prêts à porter ou les boissons pour sportifs, demande de la précision. Comme d'autres centres de profit au sein de votre salle de sport, l'objectif ici est de maximiser les ventes et de minimiser la perte.
Un logiciel de gestion de salle de sport polyvalent vous permet de créer des identifiants de produit uniques et de personnaliser des catégories de produits dans le cadre du système de point de vente. Dans le tableur, vous pouvez établir des "seuils minimaux" pour chaque produit tout en maintenant les affichages de produits essentiels et en minimisant les stocks en excès. Cela vous permet également de générer et de télécharger des rapports détaillés, vous permettant ainsi de prendre des décisions précises sur les données concernant le réapprovisionnement de produits à vente rapide, ou l’annulation d'articles lents.
Traitement des paiements
Outre le renforcement et le maintien des membres, les directeurs des salles de sport sont chargés de gérer efficacement les dépenses pour garantir que davantage de revenus se traduisent par des bénéfices nets.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de salle de sport vous permet de rester au top des centres de coûts importants, tels que la dotation en personnel et la gestion des stocks, tout en rationalisant le traitement des paiements, la planification et la paie.
Les directeurs généraux ont tendance à s'inquiéter de la façon dont les paiements seront traités et perçus. L'utilisation d'un outil de gestion de gymnase permet de facturer régulièrement les membres tels que les cotisations, l'entraînement personnel, la garde d'enfants, etc., à divers intervalles tout au long du mois. Des frais uniques sont également une option. Dans de nombreux cas, le fournisseur de logiciel de gestion de salle de sport facilite ce processus à l'aide d'une plate-forme sécurisée SSL, et la salle de sport paie un pourcentage ou une redevance pour ce service.
Cela permet au directeur général de gagner un temps considérable, qui peut être consacré à la gestion des opérations du gymnase au lieu d'effectuer manuellement des tâches administratives. De plus, un logiciel de gestion de salle de sport fournit des rapports solides qui permettent au gestionnaire d'évaluer les tendances financières de l'entreprise.
Gestion de la paie
Une autre fonction que le logiciel de gestion de salle de sport peut offrir est de traiter la paie en temps opportun et avec précision sans dépenses supplémentaires liées à l'embauche d'un service externe. Une fois que vous avez configuré la rémunération des employés salariés, le dépôt direct de chaque salaire, des cotisations, des déductions d'avantages sociaux, etc., le traitement de la paie est aussi simple que la saisie des heures travaillées pour les employés horaires. Dans de nombreux cas, aucune saisie manuelle n'est nécessaire pour les employés horaires, car le système extrait automatiquement les données des cartes de pointage numériques. Il s'agit d'un service important qui rend le processus de paie facile et transparent !