Modèle de grille de salaire entreprise sur Excel
La grille de salaires: la devise d’équitabilité de votre entreprise !
Une grille de salaires est une fiche interne souvent présentée sous forme de tableaux qui indiquent les rémunérations des salariés d’une entreprise, selon différents critères. Cette grille est dotée d’une grande importance pour le recruteur et les employés à la fois, car elle permet de garantir leurs droits mutuels. Pour comprendre davantage la politique des salaires, l’intérêt derrière l’utilisation d’une grille de salaires et son devenir au sein de l’entreprise, nous mettons entre vos mains cet article. Nous essayons à travers ce dernier, de présenter l’ensemble des bénéfices qui découlent de l’utilisation de la grille de salaires ainsi que les risques qu’un chef d’entreprise peut encourir en négligeant ce fichier. Nous proposons également quelques étapes à suivre pour rédiger une grille de salaires bien fondée et bien structurée.
Mieux connaître les composantes des rémunérations !
Salaire brut et salaire net
Un salaire est une somme versée par l’employeur en faveur de son employé qui doit en contrepartie accomplir les tâches affectées. Cette rémunération représente un volet très important du contrat du travail conclu entre les deux parties. Nous distinguons dans la composition du salaire : un montant fixe qui correspond au salaire de base calculé en fonction des heures travaillées, et des rémunérations variables pour indemniser l’employé (prise en charge des frais de déplacement, des frais de logement…) ou le récompenser (prime d’ancienneté, prime de qualité…). D’où la notion du salaire brut et du salaire net, le salaire brut et le montant convenu au départ et à partir duquel des déductions se font en fonction de la valeur des participations et des cotisations obligatoires. Tandis que le salaire net représente la rémunération reçue réellement par le salarié sans aucune déduction ultérieure.
Primes
Les primes sont des compléments de salaires dont la valeur est variable selon le motif de leur attribution. Il faut noter que certaines primes sont obligatoires si cette mention est bien évoquée sur le contrat du travail et donc l’employeur doit honorer son engagement. D’autres primes sont considérées comme des montants supplémentaires attribués à titre gracieux par l’employeur lui-même suite à un événement marquant (fête, inauguration de nouveaux services…) et qui sont en général occasionnels.
Commissions
L’octroi d’une commission est une pratique prépondérante dans les entreprises à caractère commercial, elle correspond au pourcentage dont un employé peut bénéficier après toute vente conclue ou sur la base du chiffre d’affaires global, elle peut être attribuée mensuellement ou d’une manière annuelle.
Heures supplémentaires
Les heures supplémentaires sont les heures travaillées par l’employé au-delà de son planning et suite à un besoin dans l’effectif durant une tranche horaire bien précise. Les employés qui ont contribué pour couvrir ce besoin à un moment donné seront enregistrés et rémunérés selon le nombre d’heures travaillées.
Qu’est-ce qu’une grille de salaires et quelle est son utilité ?
Une grille de salaires est tout simplement un document de référence réalisé par l’entreprise elle-même ou par un cabinet indépendant dans le but de fixer des seuils de rémunérations pour les employés de ladite entreprise et cela en prenant en considération quelques paramètres clés, comme :
- Le statut de l’employé (ouvrier, cadre, cadre supérieur…).
- Le poste occupé par l’employé (technicien, comptable, qualiticien…).
- L’ancienneté de l'employé est convertie en numéros d’échelles et d’échelons. Plus l’employé grimpe dans ces échelles, plus il a droit à une augmentation de salaire.
- Le SMIG fixé par le pays et qui exige le salaire minimum à proposer.
A ces paramètres de base s’ajoutent des éléments relatifs à chaque employé, comme son niveau d’études (diplômes, degrés, formations …) et ses expériences professionnelles (postes occupés dans d’autres entreprises…). La grille de salaires est conçue pour remplir l’une des fonctionnalités suivantes, selon la stratégie de gestion empruntée par chaque entreprise :
- Rôle de repère : la grille de salaires dans ce cas-là est un document informatif et uniforme qui est valable pour toute entreprise exerçant dans un domaine d’activité similaire. Elle évoque des seuils de rémunérations à proposer et donc cette grille ne fournit pas de chiffres exacts mais des intervalles sur lesquels le recruteur peut se baser pour fixer ses propres barèmes.
- Rôle de trame : La grille est une fiche faite sur mesure pour l’entreprise en question et elle détermine avec précision les différents détails relatifs à la rémunération de chaque emploi en prenant en considération les critères cités en haut (statut, poste…). Ce type de grille comprend aussi des indications sur le calcul des primes, des indemnités, ainsi que le processus et les conditions d’attribution des promotions.
Disposez d’une grille de salaires impacte favorablement votre entreprise
Les employés peuvent faire recours à la grille des salaires dès leur intégration à votre entreprise pour comprendre le système de rémunération appliquée et se projeter dans l’avenir. Cette grille leur sera aussi utile lors de l’affectation d’une promotion ou de l’attribution d’une prime. Elle accompagnera tous vos employés durant leur travail dans votre entreprise, où elle permettra de :
- Faire régner un environnement équitable au sein de l’entité: la grille de salaires vous permet d’empêcher tous types de malentendus et conflits générés suite à une incohérence dans les salaires des employés qui occupent des postes semblables ou même à l’occasion d’une distribution injuste de primes.
- Créer une source de motivation: un collaborateur qui est bien informé sur la grille de salaires est une personne convaincue par la réception de la totalité de ses droits et motivée pour réaliser ses tâches et déclencher des primes de performances.
- Concrétiser la stratégie et la vision de l’entreprise: une entreprise transparente avec ses collaborateurs a plus de chances d’atteindre plus rapidement et de la manière la plus optimale ses objectifs principaux sur le plan financier et sur le plan stratégique.
Quels sont les risques que vous risquez d’encourir à défaut d’une grille de salaire d’entreprise ?
Les textes réglementaires n’exigent pas la présence d’une grille de salaires, aussi cette dernière n’est jamais demandée lors d’un audit financier ou autres. Les consultants recommandent fortement l’utilisation de la grille de salaires vu qu’elle a des retombées positives sur les collaborateurs ainsi que sur l’environnement du travail en général. Plusieurs conséquences peuvent apparaître suite à l’absence totale de la grille de salaires ou à la non prise en considération de son contenu et ceux à plusieurs niveaux :
- Manque de la bonne compétitivité entre les équipes en faveur de la haine et de la jalousie;
- Abandon du sentiment de la sous-estimation, les collaborateurs non satisfaits de leurs rémunérations se sentent toujours défavorisés, ce qui aide à diminuer leur degré de motivation et se répercute négativement sur leurs performances;
- Vision d’entreprise non concrétisée suite à la déconcentration des gestionnaires qui investissent beaucoup de temps dans la gestion des conflits internes au détriment des sujets les plus valorisants;
- Une faible cohésion entre les membres de la même équipe puisque chacun cherche à prouver seul son existence et son opinion, loin de l’esprit de l’équipe soudée;
- Plusieurs collaborateurs ne seront pas en mesure de se projeter dans l’avenir pour faire avancer leurs projets professionnels, puisqu’ils ne sont pas au courant de la politique de promotion.
Tracez votre grille de salaires : rien de plus simple !
A chacun sa manière de gérer son entreprise et sa vision concernant la politique de rémunération, mais ça n’empêche que nous puissions emprunter le même chemin pour tracez une bonne grille de salaires qui respecte les exigences de la loi concernant la valeur minimale d’un salaire et le nombre maximum des heures de travail. L’élaboration de la grille de salaires nécessite une organisation à l’avance des différents fichiers de l’entreprise notamment ceux du service des ressources humaines et qui sont relatives aux postes occupés, les étapes cruciales de l’élaboration de cette grille salaires peuvent être résumés dans quatre points clés :
- Cernez les postes indispensables à l’entreprise et structurez les fiches de postes
Chaque poste créé doit disposer d’une fiche de référence qui énumère les conditions d’accès au poste (diplômes requis, niveau d’expérience…). Il est indispensable de réviser les fiches de postes existantes pour une éventuelle mise à jour, si nécessaire, afin d’éditer les fiches manquantes. Puis, vous aurez l’occasion d’organiser les différents postes selon le type de travail à réaliser. En fonction de la structure hiérarchique de votre entreprise, accordez à tout poste des indices et des coefficients proportionnels au salaire proposé. Ce dernier doit évoluer au fil du temps, en prenant en considération l’ancienneté de l’employé, ses performances et d’autres critères.
- Réalisez la grille de salaires : élaborer un tableau récapitulatif, à partir des fiches de postes conçues, et qui explique pour chaque poste défini :
- Le type de travail à exercer.
- Les indices et les coefficients qui donnent lieu à des augmentations de salaires.
- Le montant du salaire à proposer ainsi que son plafond.
- Le détail du système de primes auxquelles peuvent s’attendre les collaborateurs.
Faites en sorte que les différentes colonnes du tableau soient claires et comprennent des intitulées en caractères gras, exemple : la première colonne peut correspondre au titre du poste, la deuxième aux indices, la troisième aux salaires indiqués et ainsi de suite.
- Mettez en place officiellement la grille des salaires : lors de cette étape, vous devez impérativement informer vos employés sur la nouvelle gymnastique de l’entreprise qui est fondée sur la transparence et l’équitabilité et qui consiste à gérer la masse salariale dans les meilleures conditions. Comme vous pouvez confirmer la disponibilité de la grille pour toute personne souhaitant la consulter.
- Collectez l’avis des employés et mesurez l’impact de la grille de salaires sur l’environnement du travail : il s’avère très intéressant de mesurer le taux de satisfaction de vos collaborateurs après l’introduction de la notion de la grille de salaires. Vous pouvez faire recours à un sondage qui contient des questions directes et bien choisies comme :
- Comment vous trouvez les indices et les coefficients délimités ?
- Est-ce que cette nouvelle grille vous aidera à atteindre vos objectifs professionnels ?
Les réponses collectées auprès des collaborateurs vont témoigner l’efficacité de la grille adoptée, comme ils peuvent vous orienter pour rectifier certains paramètres en guise d’amélioration.