Modèle de planning de projet sur Excel avancé
Le Plan de Gestion de Projet : 10 Principes et 7 Étapes essentielles
Pour une meilleure gestion de projet, il est indispensable de tracer tous les délais relatifs aux livrables à l’exécution des tâches , ainsi que toutes les informations budgétaires pertinentes relatives aux ressources nécessaires à l’exécution de celles-ci. L’évaluation de ces informations est aussi nécessaire, particulièrement pour savoir quelles actions prendre et à quel moment, surtout en cas de retards ou de dépassements de budget. Ces actions dépendent d’une analyse précise des données enregistrées.
Il est nécessaire d’avoir un document qui permet de décrire la portée de chaque projet et de lui donner une base de travail. Cela est important pour savoir à quoi exactement s’attendre et à quel moment, ainsi que pour avoir une meilleure gestion en termes de ressources. Un document qui procure ces avantages peut facilement renforcer la confiance dans le projet, et être ainsi d’utilité pour toute partie prenante ou sponsors potentiels.
Une gestion de projet efficace va permettre de prendre des décisions rapides sur la base des données qui peuvent être tirées de différents indicateurs, de faciliter la gestion des risques et de gagner du temps et de l'argent durant l’exécution des tâches qui constituent un projet. Le plan de gestion est un document qui permet d’avoir une vue détaillée sur l’ensemble du projet à partir d’angles diversifiés, d’analyser ces données qui peuvent être tirées à partir de différents documents afin de pouvoir exécuter les tâches d’une manière fluide et efficace.
Cet article met en exergue une description du plan de gestion de projet qui rend clair les activités qui mènent à la réalisation d’un projet, étape par étape. Ce plan permet d’avoir des informations claires sur les résultats potentiels des opérations, de mettre le point sur l’ensemble des tâches qui constituent le projet et leurs interdépendances et de clarifier la distribution de ces tâches ainsi que les jalons auxquels elles correspondent.
Le plan de gestion de projet comme document important
Un plan est la première étape du processus de gestion de projet, qui permet d’organiser les équipes et de faire un suivi de l’ensemble des activités, en plus de pouvoir renforcer la communication entre les équipes, notamment avec des détails et des comptes rendus concernant les tâches effectuées.
Quel que soit le type, le modèle ou la méthode de gestion choisis, le projet nécessite un cadrage et un plan de gestion avant son exécution et son évaluation finale. Le cadrage sert à identifier la portée du projet du niveau de sa complexité. Tandis que le plan sert à identifier les exigences suivant ces complexités définies.
L’ensemble des coûts d’un calendrier de projet sont décidés au moment de l’établissement du plan de gestion de projet, et c’est aussi le moment d’identifier les jalons clés d’une manière à atteindre tous les objectifs fixés dans le temps fixé.
Le plan de gestion de projet est à réaliser pour comprendre les tâches en particulier, ainsi que pour déterminer les ressources humaines et matérielles nécessaires.
Il est nécessaire de préparer le terrain et attribuer les consignes à tous les membres des équipes du projet après avoir établi les responsabilités de chacun, et préparer les ressources nécessaires à la réalisation du projet.
Les 10 principes de bases pour un plan de gestion de projet
Si le plan de gestion de projet est un outil de mise en œuvre globale, il faut savoir qu’il est basé sur dix principaux domaines de connaissances qui sont adaptés pour répondre aux particularités spécifiques à chaque projet :
- La gestion de l'intégration concerne toutes les étapes d’un projet d’une façon à pouvoir coordonner l’ensemble de ses éléments d’une manière uniforme.
- La gestion de la portée couvre les renseignements des processus spécifiques à la gestion, la vérification et le contrôle de la portée, en plus de l’établissement d’une structure du travail qui définit les rôles et les responsabilités.
- La gestion du calendrier décrit la gestion temporelle de chaque étape nécessaire à la réalisation du projet, en indiquant les étapes et les phases importantes pour ainsi avoir des points de décision.
- La gestion des coûts décrit la gestion des étapes qui constituent le projet en termes de coûts, en avançant des budgets pour les outils, les techniques et les responsabilités nécessaires à la réalisation du projet.
- La gestion de la qualité présente une assurance et un contrôle qualitatif pour une amélioration continue de l'exécution des tâches, dans le but d’assurer la qualité des produits livrables.
- La gestion des ressources humaines décrit comment les ressources humaines sont gérées durant les différentes étapes de la réalisation du projet, y compris la formation et la gestion du personnel.
- La gestion des communications concerne les processus de communication établies lors de l’exécution des tâches. Cela comprend le fait de devoir désigner les intervenants potentiels avant ou après la réalisation des tâches.
- La gestion des risques couvre les risques du projet qui sont à déterminer par priorités, et propose des adaptations et des solutions aux risques, en plus de l’estimation des efforts nécessaires et du nombre d'heures prévues à la réalisation du projet.
- La gestion des approvisionnements concerne les appels d’offres, les achats, le contrôle du marché et la gestion des fournisseurs, et comprend les processus ministériels relatifs aux plans d’approvisionnement
- La gestion de l'information concerne les normes de l’utilisation de l’information ainsi que les outils utilisés, et décrit les principes de la gestion de l’information applicables durant la réalisation du projet, étape par étape.
Les 7 étapes de l’établissement d’un plan de gestion de projet réussi
Les objectifs du projet doivent être fixés, ainsi que les indicateurs de réussite. Les budgets et les jalons font aussi partie de ce qu’un plan de gestion de projet doit inclure, tout comme pour les rôles des participants à la réalisation du projet. Cela permet d’avoir un plan de gestion clair et compréhensible, quel que soit le type de projet à réaliser et la nature des tâches à exécuter. Le plan de gestion de projet se réalise suivant ces étapes :
- La définition des objectifs à réaliser dans le but de préciser les résultats à atteindre et de permettre à tous les membres de suivre l’avancement du processus;
- La définition des indicateurs de réussite qui doivent être claires dans un sens qui permettra de voir s’il est possible de réaliser les objectifs dans le temps déterminé;
- La distribution des rôles et responsabilités où la liste des participants doit être établie d’une manière à indiquer les rôles des membres des équipes de projet;
- La définition des budgets nécessaires qui met le point sur les dépenses qu’il faut consacrer à la réalisation de chaque étape du projet;
- L’intégration des jalons et des livrables avec ou sans dates de début et d’échéance. Il suffit de pouvoir clairement représenter les accomplissements
- La définition d’une chronologie des tâches dans le but de les diviser en intégrant toutes les parties du processus;
- Le partage du plan de communication qui permet à tous les membres de comprendre ce qui se passe durant les opérations.