Modèle de rétro-planning sur Excel
Le Rétro-Planning en Harmonie avec le Cycle de Vie d’un Projet
La planification d’un projet est précieuse pour une gestion efficace de celui-ci, parce qu’il faudrait savoir par où commencer, quelles tâches prioriser et comment prendre des actions, tout en sachant quelles directions prendre à la suite de chaque situation. C’est un outil qui permet d’évoluer dans la bonne direction, une boussole dont les indices sont les ressources à devoir attribuer à chaque tâche en respectant les délais de livraison.
Ces détails sont consubstantiels à l'efficacité de la réalisation du projet. Il convient de noter que le planning classique peut présenter des limites au niveau de la lecture et de la réalisation des tâches pour atteindre les objectifs fixés dans le temps imparti, selon les conditions du projet. Celui-ci est construit à partir de la date du début jusqu’à la réalisation du projet en question d'une façon linéaire.
En contrepartie, le rétro-planning donne la possibilité d'organiser un projet dans le respect d’une date de livraison fixe. Construit à partir de la date de fin du projet, le rétro-planning permet de vérifier s’il est possible de réaliser les tâches inscrites dans un calendrier et d’atteindre les objectifs fixés pour chaque tâche sans dépasser les délais de livraison, grâce à la date butoir qui est établie pour marquer le temps dans lequel il faudrait débuter le projet au plus tard.
Les avantages du rétro-planning pour un projet
Le rétro-planning permet d’établir une méthode d’organisation inversée, et en fixant les durée des tâches à réaliser et des étapes à suivre, ainsi que le budget à devoir consacrer à chaque tâche, le rétro-planning est toujours en cohérence avec le cycle de vie d’un projet de ses différentes étapes jusqu’à la clôture de celui-ci, surtout pour les projets qui ont une date de livraison fixe à ne pas dépasser.
Il se veut également une méthode de planification qui permet de bien organiser le projet du début jusqu’à la fin, afin de pouvoir anticiper les imprévus et prévoir les risques potentiels. Il permet d'identifier à la fois les besoins qu’un projet peut demander et les moyens à consacrer pour la réalisation de chaque tâche du projet. Cela permet d’éviter les erreurs, les oublis et les retards, et assure un maximum de maîtrise.
L'intérêt du rétro-planning est d’être en harmonie avec le cycle de vie d’un projet. C’est un planning qui permet particulièrement d’organiser un projet qui a une date de livraison fixe à devoir respecter, de vérifier s’il est possible de réaliser les objectifs attendus dans le temps fixé, ainsi que d'établir les budgets pour chaque partie ou étape du projet à réaliser. Les délais de livraison doivent être déterminés avant de mettre en place une date butoir.
Les étapes principales du cycle de vie d’un projet
Une bonne gestion nécessite la connaissance de toutes les caractéristiques techniques et particulières du projet à réaliser. Il faut poursuivre, en groupe ou individuellement et dans tous les cas, une série de tâches ayant souvent un ordre précis afin d’atteindre un objectif déterminé et en utilisant les ressources convenables. Cette procédure suit cinq étapes principales , quelle que soit la nature du projet à réaliser :
- L’étape de cadrage et de lancement : Il s’agit de la phase de construction du projet, où il faudrait constituer une définition du projet, s’organiser pour une identification des participants et des personnes impliquées, avant de terminer par l’établissement d’une analyse de la rentabilité du projet à réaliser. Le démarrage, l’initialisation et le lancement du projet sont un moment important du cycle de vie du projet, en permettant de choisir un retour en arrière à la suite d’un manque ou d’une impossibilité à réaliser les objectifs dans les délais, et doivent faire sujet d’une étude et d’une analyse pour avoir la possibilité de prendre une décision afin de pouvoir choisir de poursuivre le projet ou de l'abandonner.
- L’étape de conception et de planification : Il s’agit d’une étape importante bien qu’elle soit souvent négligée durant la réalisation du projet. Des études ont démontré que plusieurs entreprises passent directement à l'exécution des tâches après l’étape de cadrage, bien qu’il soit important d’investir du temps et de l'énergie dans la planification du projet. Des éléments logistiques doivent être réunis pour faire le plan de projet qui doit être compréhensible et détaillé, des éléments comme une liste des grandes phases, les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe du projet, les indicateurs de réussite et l’échéance finale du projet, en plus des indicateurs de risques et goulots d’étranglement possible, ainsi que les attentes en termes de communication de l’équipe du projet.
- L’étape de l’exécution et de la réalisation : Dans cette étape, il faut passer à l’acte et mettre en œuvre les éléments planifiés et concrétiser le plan projet en utilisant les ressources qu’il faut pour la réalisation de chaque tâche. Des solutions doivent être trouvées pour atteindre les objectifs fixés, en organisant des ateliers de travail et des séances créatives, et en établissant une analyse de la valeur, ainsi que tout ce qui permet d’exécuter les plans d’une manière précise et efficace. L’avancée des activités et le respect du planning sont contrôlés par le chef du projet, ainsi que le respect des dépenses et des résultats tels que planifiés dans le plan projet.
- L'étape de contrôle et de suivi : Plusieurs personnes qui peuvent faire partie de l’équipe du projet peuvent choisir de poursuivre cette étape en parallèle avec la précédente, il est possible d’exécuter les tâches et de les réaliser en parallèle avec le contrôle et le suivi de l’avancement du projet tel que planifié. Il est possible d’ajuster le plan initial grâce à un suivi, et c’est l’objectif principal de cette étape du cycle de vie d’un projet. Les réunions des membres de l’équipe du projet sont le moyen principal de l’application d’un contrôle du projet, afin de pouvoir analyser la situation à un moment donné, durant ou après la réalisation du plan projet.
- L’étape de la clôture et de l'achèvement : Il s’agit de l’étape qui marque la fin du projet, ça précède la livraison du produit au client pour mettre le projet derrière et passer à autre chose. C’est aussi l’étape du bilan et de l’organisation de la fin des travaux, dans le but de tirer des connaissances à partir de l’expérience acquise durant la réalisation du projet, en faisant un retour sur les points forts et les points faibles qui ont marqué l’exécution de tâches pour atteindre les objectifs fixés dans le plan projet.
La procédure de la mise en oeuvre d’un rétro-planning
Pour créer le rétro-planning, il va falloir suivre deux phases importantes. D’abord, la préparation du contenu, et puis la phase de construction du rétro-planning. La première étape comprend l’élaboration d’une liste des tâches à effectuer envers la réalisation des objectifs fixés, puis une évaluation de la durée potentielle des travaux à effectuer, en plus de devoir classer les tâches par ordre chronologique pour simplifier la lecture et la réalisation du planning. La deuxième phase commence par devoir fixer une date de livraison du projet avant de poursuivre la mise en œuvre du rétro-planning, en commençant par la date butoir avant laquelle le projet doit être livré et en revenant en arrière étape par étape pour réaliser les tâches du planning.
Le rétro-planning et la représentation graphique du projet
Il est possible de visionner les tâches, les ressources et les statuts qui se présentent en colonnes dans le diagramme de gantt. Le tableau permet de visionner tous les éléments par lesquels le rétro-planning est composé, pour ainsi pouvoir suivre l’état d’avancement du projet et des tâches à réaliser, et pouvoir prendre des mesures rapides en cas de retards au niveau de la réalisation de ces tâches ou dans le cas d’un blocage ou d’une impossibilité à réaliser ces tâches et à atteindre les objectifs fixés.
Le tableau peut être dessiné à la main ou créé via un logiciel informatique, il peut aussi avoir davantage de colonne pour plus de détails concernant l’état d’avancement du projet. Facile à décrypter et à analyser, il décrit le rétro-planning d’une manière claire et compréhensible par toutes les personnes auxquelles il est destiné.
D’un autre côté, le réseau de PERT permet aussi de visualiser le projet sous forme de graphiques. Avec le nom complet de Program Evaluation and Review Technic, le réseau PERT à la particularité de pouvoir mettre en évidence l’interdépendance et la relation des tâches l’une par rapport à l'autre. Il a comme objectif de donner une vue panoramique sur les livrables afin d’anticiper et de réorganiser les tâches et les ressources quand il le faut.