Modèle de tableau de suivi de commande pour fournisseur sur Excel
Comment créer un tableau de suivi de commande pour un fournisseur ?
Article rédigé par : Mouna HAMIM
Avant de définir ce qu’est un tableau de suivi de commandes et comment le créer, nous allons faire une petite mise en situation classique. Supposons que vous vous voulez acheter un produit ou un service spécifique. Vous appelez le fournisseur, exprimez votre besoin, et le fournisseur vous livre, puis il obtient son règlement.
Cela peut paraître très facile et évident quand il s’agit de petites quantités ou de produits bien spécifiés. Mais dès que le nombre de transaction devient plus important, il peut y avoir des problèmes de paiement, des malentendus ou des retards d’expédition.
Afin d’éviter toutes sortes de problèmes, les entreprises font généralement recours aux tableaux de suivis de commande afin d’assurer une traçabilité et une bonne gestion. Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un tableau de suivi de commande et comment peut-il être bénéfique pour votre organisation.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de commande?
Le tableau de suivi des bons de commande, également appelé suivi des commandes, est le processus de suivi étape par étape d'un bon de commande, de sa conception à sa livraison finale. Selon l'article en question, plusieurs bons de commande peuvent suivre les mêmes marchandises à différents moments.
Dans le passé, ce suivi devait être effectué manuellement. Cela impliquait généralement beaucoup de papier et des erreurs de communication. Aujourd'hui, le suivi moderne des bons de commande normalise le processus et accroît l'efficacité de l'entreprise à des niveaux insoupçonnés il y a trente ans.
Les tableaux de suivi de commande sont avantageux tant pour les acheteurs que pour les vendeurs. En émettant ces derniers, les organisations peuvent identifier leurs besoins et différentes demandes de clients. Par conséquent, les opérations des petites entreprises restent archivées et bien structurées.
Les avantages du tableau de suivi de commande
1. Éviter les commandes en double
Les tableaux de suivis de commandes présentent plusieurs avantages pour une entreprise. Le plus important est qu'ils permettent d'éviter les commandes en double. Lorsqu'une entreprise décide d'étendre ses activités, les suivis de commande peuvent aider à garder la trace de ce qui a été commandé et à qui.
En outre, lorsqu'un acheteur commande des produits similaires, il peut être difficile de faire correspondre les factures.
2. Garder la trace des commandes entrantes
Les tableaux de suivi de commandes permettent de suivre les commandes entrantes, et un système de suivi de commande bien organisé peut contribuer à simplifier le processus d'inventaire et d'expédition.
3. Servir de documents juridiques
Ils servent de documents juridiques et permettent d'éviter tout litige futur concernant la transaction.
Les différents types de tableaux de suivi de commande
Le tableau de suivi de commande de fournisseurs manuel :
Il peut être difficile de comprendre les améliorations apportées dans un secteur quelconque si l'on ne sait pas ce que les gens utilisaient à l'origine. Afin de comprendre comment le suivi des bons de commande s'est amélioré au fil des ans, examinons la manière traditionnelle dont les bons de commande étaient suivis et comment cela fonctionnait.
Dans cet exemple, nous suivrons les besoins d'un département qui a besoin de plus d’encre.
Un département a besoin de plus de marchandises
Votre service a besoin de plus d’encre, alors il met tout le train en marche. La première étape consiste à faire venir à bord les personnes qui peuvent acheter l’encre.
Étape 1 : Le service contacte le service des achats
Votre service contacte le service des achats de votre entreprise pour demander de l’encre supplémentaire. Les responsables des achats doivent s'assurer que les marchandises sont conformes au budget avant de pouvoir aller de l'avant.
Étape 2 : Le service des achats remplit un bon de commande
Une fois que le responsable a évalué et approuvé le budget, le service des achats approuve et remplit un bon de commande adressé au fournisseur d’encre de l'entreprise.
Étape 3 : Le suivi du bon de commande est ensuite envoyé aux fournisseurs
Le service des achats envoie manuellement un bon de commande aux fournisseurs d’encre que l'entreprise utilise. En général, cela se fait par courrier. C'est ensuite aux fournisseurs d’encre de livrer l’encre à l'entreprise.
Étape 4 : Le service peut maintenant appeler les fournisseurs pour connaître l'état d'avancement de la commande.
Une fois que les fournisseurs d’encre ont reçu votre commande, votre service peut appeler le fournisseur d’encre, lui donner le numéro de la commande et lui demander où en est la livraison.
Les points faibles du tableau de suivi des bons de commande manuel :
Il n'y a que peu d'arguments à faire valoir pour gérer un processus à l'ancienne : avec des formulaires papier, des courriels et des feuilles de calcul. L'option numérique est de loin supérieure. En effet, elle apporte une efficacité et une cohérence sans faille .
Toute demande d'achat est approuvée ou refusée à temps, puis utilisée pour lancer un bon de commande. Aucun bon de commande n'est perdu ou mal exécuté, simplement parce que quelqu'un a manqué une notification par courriel d'approbation ou a égaré certaines données du bon de commande.
Les points sensibles du processus de suivi traditionnel de commande sont :
- Nécessite une intervention manuelle
- Encombrant et long
- Généralement truffé d’erreurs et imprécis
- Coûteux et consomme beaucoup de temps
Comment mettre en place un suivi électronique des commandes pour un fournisseur?
Le processus de suivi de commande n'a plus besoin d'être fastidieux et répétitif. A l'aide de produits technologiques tels que les logiciels de suivi des bons de commande, les organisations peuvent suivre tous les éléments de l'achat et du paiement avec facilité.
Ces systèmes de suivi des commandes réduisent le travail manuel et la paperasserie associés au processus tout en améliorant la précision et la cohérence tout au long du cycle de commande.
Avec un logiciel d'approvisionnement efficace comme Excel, les entreprises n'ont plus à se soucier de mélanger les bons de commande ou de payer les factures avec le mauvais bon de commande.
Les organisations peuvent cesser de fouiller dans des boîtes aux lettres électroniques et des feuilles de calcul débordantes pour suivre les bons de commande. Les acheteurs peuvent obtenir tous les détails essentiels comme la date de la commande, les informations sur le fournisseur, et même consulter les demandes d'achat originales.
Les avantages d’un tableau de suivi de commandes électronique
Les méthodes traditionnelles de suivi des commandes sont dépassées et lentes. La technologie moderne permet aujourd'hui d'accélérer chaque étape du processus de suivi. Voici pourquoi et comment le suivi moderne des commandes est utile aux entreprises qui privilégient la rapidité et l'efficacité.
Un traitement plus rapide
Lorsqu'un service a besoin de quelque chose, il peut facilement envoyer un bon de commande par voie électronique. Les formulaires arrivent alors presque instantanément, quoi qu'il arrive. Ils sont également organisés et classés automatiquement.
Formulaires standardisés
Dans un logiciel de suivi des commandes, la plupart des formulaires sont standardisés pour la plupart des fournisseurs. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de trouver le formulaire d'un fournisseur individuel avant de faire une commande. En outre, ils sont aussi automatiquement triés pour que tout le monde puisse les utiliser.
Moins coûteux
À un niveau supérieur, l'ensemble du processus, lorsqu'il est effectué numériquement, est beaucoup moins coûteux que le suivi traditionnel des commandes. Il permet d'économiser de l'argent, du temps et des ressources à tous les niveaux pour tous les employés concernés.
Comment mettre en place un suivi électronique des commandes de fournisseurs ?
1. Utilisation d'Excel pour le suivi des bons de commande
L'un des moyens les plus simples de mettre en place un système de suivi des bons de commande est l'utilisation d'Excel. Vous pouvez acheter ou télécharger des modèles Excel de suivi des achats pour le suivi des bons de commande.
Les avantages d'utiliser Excel pour le suivi des bons de commande sont que vous pouvez être relativement sûr qu'il y a peu ou pas d'erreurs de calcul dans vos bons de commande et que les documents ne se perdent pas. Les bons de commande générés par Excel sont envoyés par courrier électronique, qui peut être suivi et récupéré. Les bons de commande générés par Excel sont également stockés sous forme numérique, ce qui est plus pratique que de les conserver dans des classeurs, comme c'était le cas avec les tableaux de suivis de bons de commande sur papier.
En même temps, l'utilisation d'Excel pour les tableaux de suivi de commande présente aussi un certain nombre d'inconvénients.
Tout d'abord, les bons de commande Excel peuvent facilement être envoyés par courriel à la mauvaise personne. Ils peuvent même être envoyés accidentellement à une personne extérieure à l'entreprise. Ils sont également relativement faciles à falsifier, et il n'y a aucun moyen de vérifier si une falsification a eu lieu. Les bons de commande au format Excel doivent également être imprimés pour obtenir les signatures d'approbation. Les systèmes de bons de commande Excel ne sont pas non plus aussi automatisés et organisés que les applications dédiées.
Malgré ces problèmes, de nombreuses entreprises continuent d'utiliser Excel. Toutefois, des études montrent que son utilisation est en baisse.
Exemple de tableau de suivi de commande fournisseur sous Excel
N facture | Date d’émission | Nom Client | Prestation | Etat | Montant | Réglé le | Type de règlement |
10002 | 21/02/2021 | BEAUFOUR | Gestion téléphonique | En cours | 178,00 euro | 23/02/2021 | virement |
10003 | 27/02/2021 | NUTRIDIET | Réparation réseau | Réglée | 150,00 euro | 29/02/2021 | Chèque |
10004 | 01/03/2021 | SALON BEAUXARTS | Standard | A relancer | 78,00 euro | 07/03 /2021 | cash |
2. Système d'approvisionnement
Le système d'approvisionnement est une application riche en fonctionnalités qui peut non seulement générer et suivre les commandes d'achat, mais également s'intégrer à d'autres systèmes (tels que les systèmes fournisseurs) et prendre en charge toutes les tâches de gestion liées à l'approvisionnement. Pour la plupart des entreprises, c'est le meilleur moyen de suivre les commandes d'achat. Le principal avantage des systèmes d'achat est qu'ils automatisent de nombreux processus de suivi des commandes et simplifient le flux de travail autour des commandes.
En définitive, l’élaboration des tableaux de suivi de commande est un moyen qui permet de faciliter les échanges entre les acheteurs et les vendeurs dans un cadre de traçabilité et d’organisation.