Modèle Excel pour le planning des absences
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Planning des absences : L’outil Indispensable à la gestion des taux et des coûts d’absence
Article rédigé par: Chady Chadili
En termes de gestion d’une entreprise, la présence des salariés joue un rôle important pour instaurer un climat de confiance entre les responsables et les salariés, ainsi qu’entre les salariés d’une manière horizontale. Qu’il s’agisse d'absences justifiées ou injustifiées, il convient de noter que ces dernières impactent ce climat d’une manière négative. Il est donc important de mettre en place des outils qui facilitent la communication quand il y a des absences, afin de pouvoir couvrir le besoin en termes de personnel.
Les entreprises de tailles et d’activités différentes peuvent se retrouver dans des situations délicates à cause de l’absentéisme des salariés. En plus de ça, diverses situations exigent de mettre en place un planning pertinent qui regroupe les différentes informations sur les absences. Il faut utiliser un document avec des indicateurs qui permettent au département des ressources humaines de visualiser facilement le taux d’absentéisme, afin de pouvoir analyser la situation, et de réagir correctement selon les circonstances de la situation en question.
Nous vous présentons dans cet article le planning des absences qui facilitera la gestion de votre entreprise en termes d’absence à plusieurs niveaux. Nous vous citons les principaux avantages d’un tel outil de gestion qui permet plus particulièrement de réduire les erreurs relatives aux taux d’absentéisme, nous vous expliquons aussi le taux d’absentéisme et les coûts relatifs à ces différents indicateurs.
L’utilité et le fonctionnement d’un planning des absences
L’absentéisme est un indicateur qui représente la qualité du climat social de votre entreprise, c’est pourquoi la gestion des absences doit également inclure la gestion du travail à l’extérieur de l’entreprise. Pareillement pour le télétravail que pour le déplacement en clientèle, il s’agit d’absences qui doivent faire sujet de gestion, tout comme pour les sorties en formation, les congés maladie, les vacances, les repos compensateurs, etc… Le processus de planification et de rémunération au niveau des absences ne doit point être négligé. Sa réalisation permet d’instaurer un climat de confiance au sein de votre entreprise en plus de plusieurs autres avantages.
Les entreprises doivent considérer les différents types d’absences, sans oublier les congés dont les salariés peuvent bénéficier. Ces indicateurs doivent être considérés mutuellement. Il y a une limite pour les congés comme pour les absences injustifiées, ce qui nécessite une lecture et une analyse des chiffres grâce à un tableau de planning. Comme il est également important de mettre en place cet outil de gestion pour ainsi éviter les pénuries en termes de personnel.
Sans un tableau de planning des absences qui permet une répartition des informations relatives à toutes les formes d’absence, et sans une répartition grâce à des documents que votre service de ressources humaines peut utiliser, vous risquez de perdre le contrôle. Il s’agit d’une documentation qui devient de plus en plus obligatoire, surtout avec le télétravail et le déplacement en clientèle qui deviennent de plus en plus pratiques. Pour réduire les risques de perte de production, cette répartition des données est de plus en plus utile en termes de gestion.
Qu’il s’agisse d’une gestion manuelle ou automatisée, le planning des absences est un outil qui présente le résultat final à la suite d’un calcul des données, comme il présente des indicateurs pouvant faire sujet d’une lecture et d’une analyse. Sa structure permet d’être réactif et de pouvoir prendre des décisions d’une manière rapide et automatique, sa lecture ne nécessite pas une grande connaissance des indicateurs quand il suffit de connaître les noms des employés.
Les avantages d’un planning des absences
Le planning des absences permet de gérer les absences à plusieurs niveaux. C’est un outil qui permet de s’assurer le bon déroulement des activités malgré les imprévus, surtout que l’absentéisme des salariés n’est pas un indicateur fixe mais qui dépend de plusieurs facteurs comme les maladies et les potentiels accidents. Avec un bon planning des absences, il est possible d’organiser facilement un traitement des réserves d’absences et des heures d’absences utilisées pour chaque salarié.
Grâce à ce planning, il est possible de calculer le transfert des données d’absence qui ont été converties au service de la paie, en calculant basiquement la différence entre les réserves d’absences et les heures d’absences utilisées, parmi d’autres indicateurs. Il est possible de connaître la période pendant laquelle un salarié a été absent pour la même raison, ce qui couvre les différents types d’absences mentionnés précédemment.
Nous avons également mentionné que les jours de congés qu’un salarié a le droit de prendre est un autre indicateur qui doit être pris en considération. Ces réserves d’absences sont calculées selon le type d’absence: télétravail, déplacement en clientèle, etc. Ces données doivent être rapidement calculées et sont très importantes selon les types d' activités de votre entreprise. Tous ces indicateurs sont facilement calculés grâce à des unités de temps, où il s’agit plus simplement de journées ou d’heures d’absences.
Le planning des absences comme outil de la gestion
Il est question de gérer tous les types d’absence du personnel, pour ainsi pouvoir les documenter en premier temps, et deuxièmement, pour pouvoir utiliser les données et les indicateurs qui font le planning d’une manière à pouvoir exploiter les informations les plus utiles. Grâce à un planning des absences moderne, il est possible de centraliser l’information d’une manière à ce que toute personne concernée puisse facilement y accéder, c’est un outil qui permet de gagner du temps à plusieurs niveaux.
Grâce à la simplicité qui rend sa lecture facile, le planning des absences peut se transformer en un levier de performance pour votre entreprise. Consacrer du temps et de l’énergie à la réalisation de ce planning n’est pas une perte, et en tant qu’un outil de gestion, il permet de rendre les procédures de demandes de congés plus faciles avec la lecture automatique des données et l’analyse de celles-ci.
En plus de la visibilité au niveau des informations importantes aux demandes de congés, comme les informations relatives aux droits des salariés en termes de jours de congés ou de solde de congés. Quand ces informations sont claires, les risques d’erreurs sont réduits au minimum. Les informations doivent être fiables pour permettre à toute partie prenante de prendre des décisions fluides et rapides, surtout avec la disponibilité du document et sa lisibilité pour toute personne concernée.
Un outil important pour les managers des équipes
C’est pour plusieurs raisons que les entreprises doivent avoir une vue précise sur l’absentéisme des salariés, et principalement pour des raisons d’organisation. Les absences doivent même être anticipées d’une manière ou d’une autre par le service des ressources humaines, et cela pour une meilleure organisation du personnel en termes de roulement ou de remplacement. Le planning des absences est ainsi utile pour les managers qui se trouvent entre le service des ressources humaines et les membres de l’équipe.
Le planning des absences est utile pour connaître les diverses informations permettant de gérer les absences et les congés. Il est indispensable pour les entreprises , car il leur permet de répondre aux demandes de congés et de faire un suivi qui permet de combler le manque laissé par les absences des salariés. Afin de permettre une continuité des activités, les managers doivent gérer les absences d’une manière anticipative, pour qu’il soit possible de trouver des remplaçants ou de trouver d’autres solutions adéquates.
C’est pour toutes ces raisons que le planning des absences est plus un outil de gestion qu’un simple document qui liste les taux d’absentéisme. Il est utile pour les employés autant que pour les entreprises, et c’est la raison pour laquelle il est utilisé par les managers des équipes dans ce sens. La notion du temps est au centre de cet outil, il est possible pour tout le monde de gérer le temps, et les managers peuvent facilement guider l’ensemble des demandes de chaque collaborateur.
Comprendre le taux d’absentéisme des salariés
Un planning des absences permet de connaître le taux d’absentéisme par rapport aux limites critiques des absences pouvant impacter le déroulement des activités, surtout en termes de productivité. Il est calculé à partir de deux indicateurs qui sont le nombre d’heures d’absence et le nombre d’heures de travail qui doivent potentiellement couvrir une période déterminée. C’est également les mêmes deux indicateurs qui permettent de déterminer un seuil critique au niveau des absences, et qui peuvent avoir des effets négatifs sur vos activités.
Le taux d’absentéisme est souvent calculé selon les mois, les années, ou selon une période déterminée qui couvre une ou plusieurs activités de votre entreprise. Les indicateurs pris en considération vont dépendre de la nature de vos activités, surtout au niveau de la fréquence des sorties et des déplacements en clientèle, ainsi que des manières selon lesquelles le télétravail et les différents types d’absences peuvent impacter le déroulement de ces activités. Les types d’absences qui doivent être considérés peuvent également varier selon la politique de votre entreprise.
Plusieurs autres indicateurs entrent en considération lors de la construction d’un planning des absences et afin de calculer le taux d’absentéisme. Il s’agit principalement de jours travaillés théoriquement, du nombre d’heures d’absence, mais également des absences pour maladie, pour accidents de travail, pour maladie professionnelle, pour maternité, paternité,,congé autorisé, etc… La durée moyenne du taux d’absentéisme qui peut être utile dans ce sens est de 17,2 jours d’absence par an et par salarié, un chiffre provenant d’une enquête réalisée en 2016 à un niveau national.
Les coûts directs et les coûts indirects de l’absentéisme
Afin de pouvoir établir une évaluation des coûts directs, il faut s'appuyer sur le salaire brut et le montant des cotisations sociales. D’autres facteurs impliquent aussi la politique de l’entreprise en termes de ressources humaines, comme le fait de pouvoir maintenir le salaire en cas de congé pour maladie. Ces indicateurs vont également dépendre des types d'activités de votre entreprise.
Les coûts indirects de l'absentéisme ne doivent pas être ignorés. La raison en est qu’ils sont en forte liaison avec les données qui forment le planning des absences. Il s’agit des coûts de remplacement ou du choix établi pour combler le manque qui résulte des absences des salariés, des coûts de gestion en termes de temps nécessaires pour le services des ressources humaines pour suivre toutes les procédures, surtout en cas de recrutements, en plus des autres coûts liées aux dysfonctionnement et à l’improductivité résultant des absence pour une période déterminée.
Le planning des absences permet aussi de calculer le coût du présentéisme, en se basant sur les heures potentielles que les salariés peuvent remplir à l’intérieur de l’entreprise. Ainsi, le planning des absences, avec tous les avantages cités, ainsi un outil d’une grande nécessité pour la gestion des absences qui peuvent impacter le déroulement de vos activités d’une manière directe ou indirecte. N'hésitez pas à vous servir de votre planning des absences, il ne permet que des avantages, et cela, comme on l’a précisé, à plusieurs niveaux.