Modèle facture de résiliation sous Excel
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La facture de résiliation ; la dernière facture à recevoir après l’achèvement d’une prestation !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
Pour satisfaire les besoins de sa vie quotidienne, l’être humain dépend dans la plupart du temps des prestataires de services, comme les fournisseurs de gaz, d’électricité ou de réseaux télécoms qui assurent l’approvisionnement continue de son logement par l’équipement souhaité. Quelle que soit le service dont un adhérent bénéficie, la souscription de ce dernier est cadrée par la loi qui exige l’établissement d’un contrat entre les deux parties et qui définit les termes appliqués à cette relation gagnant-gagnant. Sur la base du contrat, une facture de consommation est éditée chaque mois, trimestre ou année et où le client s’engage à payer les montants dus. Mais si jamais le contrat est rompu, un autre type de factures sera généré, c’est la facture de résiliation. Cet article traite les factures de résiliation pour vous approcher de ce document comptable et pour vous permettre de connaitre vos droits et vos obligations vie à vis de votre ancien fournisseur de service au cas où une résiliation de contrat a eu lieu.
La résiliation d’un contrat avec un fournisseur : motifs et conséquences
La résiliation d’un contrat entre un prestataire de services et son client consiste à mettre fin à la relation qui réunit les deux. Cette rupture peut se faire à l’initiative de l’entreprise suite à un manque d’engagement de la part du client (factures impayées en général), ou à l’initiative du client lui-même qui peut être insatisfait de la qualité du service fourni et préfère changer de prestataire, suite à un déménagement ou à un autre motif plus personnel. Parfois, la résiliation est obligatoire dans le cas du décès du titulaire du contrat ou même à l’annonce de son inaptitude soutenue par un procès de jugement (client sous curatelle ou tutelle). La résiliation peut être entièrement gratuite comme elle peut être payante et engendrer des frais inattendus par le client.
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La résiliation d’un contrat avec engagement
La meilleure méthode pour mettre fin à un abonnement avec un prestataire est d’envoyer une lettre de résiliation avec ou sans accusé de réception où le client exprime son intention de résiliation d’une manière assez claire. Il peut aussi envoyer un email au service concerné ou contacter le service client pour leur transmettre sa demande. Néanmoins, le client doit consulter les clauses du contrat établi avec le fournisseur pour vérifier s’il a honoré sa durée d’engagement ou s’il est toujours engagé et la résiliation va engendrer des frais relatifs aux mensualités restantes pour atteindre la date d’anniversaire.
- La résiliation d’un contrat libre et sans engagement
Un abonné a la liberté de résilier à n’importe quel moment et sans avoir à effectuer des démarches spéciales et complexes s’il a opté au départ pour un abonnement sans engagement (les mensualités de ce type d’abonnements reviennent moins chères, mais la formule est flexible et permet au client d’être plus allaise). Aussi, si le client a été engagé pour une période bien déterminé et surtout non renouvelable, à l’échéance de son engagement, il peut toujours bénéficier de la même qualité de service fournis mais il n’est plus engagé et il peut demander en cas de besoin de résilier sans obligations.
Qu’est-ce qu’une facture de résiliation et que renferme-t-elle ?
Une facture de résiliation est un document qui comporte des informations financières sur un contrat dont la résiliation a été effectuée. Elle officialise la rupture de l’engagement entre le client et son fournisseur et elle correspond aux dernières échéances de consommation non honorées par le client, comme elle peut révéler des frais supplémentaires qui serons pris en charge par le client lui-même. Quel que soit le motif de résiliation, la facture de résiliation est envoyée dans un délai qui ne dépasse pas un mois, en prenant en considération la date de la demande de résiliation. Selon le mode de facturation qui a été choisi par le client au départ, il va recevoir cette facture sous un format electronique et directement sur sa boite email ou sous un format papier à son adresse postale (adresse actualisée dans le cas de déménagement).
En termes de règlements, la facture de résiliation peut également représenter un avoir à la faveur du client. Plusieurs cas de figures se manifestent, et cela dépend du service fourni, du type du contrat, du niveau de la consommation du service en question au moment de la résiliation et des dates de paiements convenues. Si le client a effectué un paiement à l’avance selon les estimations du fournisseur et il s’avère au moment d’appoint qu’il n’a pas consommé toutes les unités octroyées, il a droit à un remboursement équivalent au paiement aperçu en trop. Plusieurs se posent la question concernant les modalités de paiement de la facture de résiliation et précisément ils demandent si l’ancien fournisseur détient toujours le droit de prélever le montant restant annoncé par la facture de résiliation, ou il faut opter pour un autre mode paiement. Alors que la réponse est oui, le prélèvement automatique peut avoir lieu tant que c’est le mode de paiement choisi lors de l’établissement du contrat. Par contre si les factures sont réglées par chèques ou virements, dans ce cas-là aucun prélèvement ne peut avoir lieu. Un autre point très important, consiste à bien respecter les délais de paiement accordés pour ne pas subir des pénalités de retard qui vont alourdir la facture de résiliation et cela est applicable pour tous les modes de paiement autre que le prélèvement automatique, car il faut aussi prendre en considération les délais d’encaissement et de réception de virements. Quant au prélèvement automatique, tout rejet suite à un manque d’approvisionnement ou à un refus de débiteur (client demande de bloquer les prélèvements à partir de son compte bancaire) peut engendrer des frais de rejets facturés par l’établissement bancaire et même l’ancien fournisseur de services.
A qui s’adresser en cas de litiges et quelles démarches à suivre en cas de la non réception de la facture de résiliation ?
Normalement, la facture de résiliation est éditée automatiquement par le système comptable qui prend en charge le calcul minutieux des montants restants et des frais qui découlent de la résiliation si appliquée. Mais parfois des erreurs surviennent et le client se retrouve dans une situation délicate qui demande une intervention du service responsable pour palier aux désagréments ou aider le client à honorer tous les règlements nécessaires.
- Non réception de la facture de résiliation
Après résiliation, le client doit recevoir impérativement une facture de résiliation dans les jours qui suivent. Si le client aperçoit que la facture a pris du retard, il peut accéder à son propre espace client qui demeure en général actif pendant les trente jours qui suivent la résiliation du contrat et cela pour lui permettre de télécharger des factures, de payer des échéances restantes en ligne ou même d’entrer en contact directe avec le service client en cas de besoin. La consultation de la boite email est aussi nécessaire (emails reçus et spams) pour vérifier si jamais la facture a été envoyée par email.
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Erreur au niveau de la facturation
Un client qui trouve que sa dernière consommation figurante sur la facture de résiliation est surestimé ou comprend une erreur quelque part a le droit de s’adresser à son ancien fournisseur pour demander des explications et des rectifications. Il est fortement conseillé pour mieux comprendre les éléments de détails de la facture de résiliation de faire attention à quelques points intéressants :
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- Certains contrats sont renouvelables par tacite de reconduction, ceci veut dire que l’engagement est renouvelé automatiquement à l’arrivé de la date d’anniversaire et peut être arrêté uniquement si le client contacte son fournisseur bien avant et demande la désactivation de cette option.
- Sur le contrat établi figure les modalités de résiliation pour découvrir à quel moment la résiliation est entièrement gratuite et quand est-ce qu’elle est payant et aussi pour présenter la demande de résiliation moyennant le préavis exigé.
- Incapacité financière pour régler la facture de résiliation en entier
En cas d’incapacité financière, le client peut s’adresser à son ancien fournisseur pour expliquer sa situation, et insister sur son intention de paiement malgré les difficultés rencontrées. En contrepartie, et selon les possibilités dont l’établissement dispose, le client peut bénéficier d’un échéancier pour payer en plusieurs reprises la somme restante ou d’un délai de paiement qui permettra au client de s’organiser afin de payer à temps et selon le nouveau créneau attribué. Dans certains cas, le client peut bénéficier à titre exceptionnel d’une exonération totale ou partielle ou d’un soutien financier de la part d’un service social.
Exemple concret, cas d’une résiliation de Box
Avant de se lancer dans les procédures de résiliation, le client doit tout d’abord vérifier le contrat élaboré avec son fournisseur actuel pour consulter les clauses de résiliation et entamer cette dernière suivant le bon créneau sans risquer une facturation de frais supplémentaires. Par la suite, il est préférable de comparer entre les offres proposées par la concurrence afin de choisir la formule qui lui convient le plus, selon son budget et suivant sa cadence de consommation d’internet. Une fois l’offre est validée, il peut se rapprocher du service concerné pour voir l’éligibilité de sa demeure à la technologie souhaité (fibre, ADSL ou autres) et avoir un préaccord pour assurer la portabilité de son ancien numéro fix ou garantir l’octroi d’un nouveau numéro. Dès que toutes les informations sont confirmées il peut présenter sa demande de résiliation auprès de son fournisseur actuel. A la réception de la facture de résiliation le client peut vérifier les détails de sa consommation ainsi que les proratas attribués et s’il est convenu, il doit même retourner le matériel technologique à l’ancien fournisseur. Si le fournisseur doit le montant de la facture au client, il a intérêt à régulariser la somme dans les plus brefs délais pour ne pas bloquer la souscription en cours chez son nouvel opérateur. Si le client a droit à un remboursement, il peut choisir le mode de remboursement adéquat (chèques, virement ou autres) et patienter jusqu’à sa réception.