Modèle quittance de paiement Excel
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Quittance de paiement sur Microsoft Excel
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Une quittance de paiement, appelée plus couramment reçu ou récépissé, est un document par lequel le débiteur justifie qu’il s’est acquitté de la totalité du montant qu’il devait à son créancier. Il s’agit d’une pratique courante dans le monde du commerce qui permet de formaliser les transactions entres les individus et les entreprises. La quittance de paiement permet de protéger juridiquement les deux parties en cas d’un éventuel litige ou malentendu. C’est la raison pour laquelle il est important de la prévoir. Pour la conception d’une quittance de paiement en bonne et due forme, vous pouvez recourir à des logiciels dédiés en ligne. Parmi ces derniers, nous pouvons citer Microsoft Excel. Il s’agit d’un logiciel disponible gratuitement qui permet la conception de modèles de récépissés en toute simplicité. Dans ce qui suit, nous allons dans un premier temps mettre en exergue certains éléments importants relatifs à la conception et la mise en œuvre d’une quittance de paiement en précisant les mentions obligatoires à saisir avant de présenter les avantages liés à l’utilisation de Microsoft Excel pour la réalisation de cette tâche.
Quittance de paiement : Bon à savoir…
Nous confondons souvent quittance de paiement ou récépissé avec Facture. Il s’agit de deux documents séparés avec des spécificités distinctes qu’il faut absolument maitriser et connaitre. La facture est un moyen pour présenter la somme qu’un client doit verser à l’entreprise en contrepartie d’un bien acheté ou d’un service rendu tandis que la quittance de paiement constitue le moyen par lequel le client atteste avoir effectué ce paiement. Il est important d’éclaircir cette confusion afin d’insérer les bons éléments dans le bon document. Il est à noter qu’une facture peut remplacer une quittance de paiement à condition d’y mentionner ‘’Paiement reçu’’. Le contraire n’est cependant pas possible.
Afin de gagner en termes de temps et d’efficacité, Vous pouvez concevoir votre récépissé sur la plateforme Microsoft Excel. Avant d’initier l’exercice, il faut vous assurez d’installer la dernière version du logiciel (2019) afin de bénéficier de tous les avantages et des toutes les fonctionnalités proposés par ce dernier. Sur la plateforme Excel vous pouvez associer votre récépissé avec votre comptabilité pour une meilleure saisie des informations et un calcul plus précis et plus rapide. Cette particularité d’Excel vous facilitera le travail et vous évitera de commettre des erreurs de saisie.
La saisie des données au niveau de votre quittance de paiement doit se faire dans les règles d’art. Il faut veillez à insérer l’ensemble des mentions obligatoires stipulées par la réglementation comptable et fiscale en vigueur à défaut de quoi votre récépissé sera rejeté et n’aura aucun poids légal. Il est donc important d’insérer les éléments suivants :
- L’objet du document: Il faut préciser clairement qu’il s’agit d’une quittance. Vous devez le mentionner comme titre au niveau de votre doucement.
- Référence : Vous devez indiquer le numéro de référence de votre récépissé. Il s’agit d’un identifiant unique qui permet d’identifier votre reçu.
- Le montant du paiement : Il faut indiquer avec exactitude le montant net de la transaction réalisée entre les parties impliquées.
- Précisions fiscales : Il est important également que vous indiquiez les impositions fiscales de l’opération et ce, conformément à la législation française.
- Structure émettrice : Veillez à préciser le nom complet et l’adresse actuelle de l’entité qui s’est chargée d’émettre le récépissé
- Le destinataire : Il faut indiquer le nom et prénom complet du destinataire
- L’opération commerciale : Vous devez mettre en avant l’ensemble des détails relatifs à l’opération commerciale effectuée à savoir un descriptif complet des articles vendus, la quantité, le prix unitaires de chaque produit etc.
- Lieu et date : Il ne faut pas oublie de mentionner le lieu et la date de l’émission et de la signature du récépissé.
Une fois que vous aurez complété votre quittance de paiement en insérant l’ensemble de ces mentions obligatoires, vous pouvez imprimer directement votre doucement en format papier en connectant votre machine avec l’imprimante de votre choix. Vous pouvez choisir les dimensions d’impression qui vous conviennent.
Quittance de paiement sur Microsoft Excel : une panoplie d’avantages…
- Modèles de quittances adaptés
Ne perdez pas de temps à schématiser votre quittance de paiement. Grâce à Microsoft Excel, vous aurez la possibilité de télécharger des ‘’Template type’’ avec des rubriques prédéfinis. Les champs relatifs aux mentions obligatoires seront déjà répertoriés au niveau de ces Template. Il vous suffira ensuite de saisir les données de votre opération. Les modèles téléchargés son personnalisables. Vous pouvez modifier, ajuster ou supprimer certaines catégories d’informations en fonction de votre besoin. Les options de style et de formes sont nombreuses. Vous avez la possibilité de définir les couleurs, l’habillage et le style typographie de votre choix. A noter que la quasi-totalité des modèles disponibles en ligne dans ce sens sont proposés gratuitement aux intéressés.
- Garder une trace de vos quittances de paiement
Il est important de toujours garder des copies enregistrées de vos récépissés. Sur Microsoft Excel, vous pouvez sauvegarder l’ensemble de vos documents en quelques clics seulement. Vous avez la possibilité d’enregistrer vos reçus au niveau de votre machine en cliquant sur le raccourci clavier CTRL+S ou bien enregistrer votre document sur le cloud. La deuxième option est plus pratique car elle vous permet d’accéder à vos quittances de paiement enregistrées depuis n’importe quelle autre machine à condition de disposer d’une connexion internet et d’une adresse électronique valable.
- Accessibilité et utilisation simple
Microsoft Excel est un logiciel conçu pour être utilisé par des utilisateurs qui n’ont pas forcément des prérequis informatiques avancées surtout pour la réalisation des tâches de saisie. Concevoir et remplir un récépissé sur le logiciel ne nécessitera pas des compétences informatiques particulières. Il existe également des tutoriels et des guides d’utilisation gratuits sur internet permettant de faciliter la réalisation de certaines manipulations et par conséquent d’améliorer l’expérience utilisateur. Microsoft Excel est un logiciel gratuit et peut être accessible depuis un desktop, une tablette ou encore un smartphone. Les fonctionnalités restent inchangées peu importe le canal d’accès.
En conclusion…
A travers cet article, nous avons pu constater que la quittance de paiement est un document crucial dans les opérations commerciales entre les individus et les entreprises. Il est important de connaitre les mentions obligatoires et les éléments d’informations à insérer dans ce document afin d’être conforme avec la réglementation en vigueur. Vous pouvez réaliser cette démarche sur Microsoft Excel en toute simplicité et bénéficier d’un large éventail d’avantages et de fonctionnalités qui vous aideront à compléter votre reçu de paiement dans les règles de l’art.