Modèle sous Excel de planning des travaux
Planning des travaux : processus et éléments clés
Article rédigé par : MOUHTAT Bilal
Un planning de travail est un outil important qui permet de répartir les tâches dans un projet, à gérer le flux de travail et à suivre les différentes composantes et échéances. Un plan de travail a souvent une durée de six à douze mois, mais il peut être adapté en fonction d'un besoin spécifique de l'entreprise. La mise en œuvre de plan de travail permet d'articuler les stratégies aux employés de manière à améliorer la concentration et le dynamisme des membres de l'équipe.
Processus du planning de travail
La structure du processus de planification du travail a évolué à partir de la recherche, de la discussion et de l'examen au moyen d'une série successive de cycles de planification, d'exécution, d'étude et d'action. La structure est basée sur les concepts de manager en tant que mentor et sur l'atteinte des niveaux de "maîtrise" par les membres individuels du personnel. Elle met l'accent sur le fait que le personnel a une compréhension globale du travail à accomplir et de la manière dont son effort individuel ou collectif contribue au système. Le processus est structuré de manière à pouvoir s'adapter à des situations de planification du travail individuelles et collectives.
Qu'est-ce que la planification du travail ?
La planification du travail est une approche novatrice de l'accomplissement du travail dans une organisation et de la gestion du personnel qui effectue ce travail. Elle part du principe que tous les membres du personnel abordent leur travail avec un désir commun et constant de faire de leur mieux.
La planification du travail permet de coordonner le travail à effectuer en mettant l'accent sur l'amélioration continue et l'innovation. Elle se caractérise par la collégialité et la coopération, où la responsabilité collective est partagée par chaque membre d'un groupe avec une supervision minimale de la part des supérieurs. Le groupe travaille et agit ensemble de bon gré pour un objectif ou un avantage commun afin d'atteindre le but du système.
Pour fonctionner efficacement, il est essentiel que tous les membres du personnel d'une organisation aient une compréhension claire de l'orientation stratégique globale de l'organisation. Cette description, ou plan de travail, sert de base pour permettre aux membres du personnel de participer à la planification de la meilleure façon d'accomplir leur travail avec les ressources humaines et financières disponibles.
Le plan de travail lui-même est une déclaration écrite qui identifie le travail qui doit être accompli par un membre du personnel afin d'atteindre les objectifs de son groupe de travail et de l'organisation. Il est basé sur une évaluation des besoins des clients. Il est accompli par une série continue de cycles Planifier, Faire, Étudier, Agir qui impliquent la collecte d'informations ainsi que la réalisation d'erreurs et l'apprentissage de celles-ci. Elle fait appel aux "connaissances spécialisées" disponibles et tente de maximiser la qualité du travail effectué.
Les éléments clés de la planification du travail
Définir les buts et les objectifs
Sans buts et objectifs clairs, les membres de l'équipe travaillent aveuglément sur des tâches sans but. La première chose qu'un plan de travail fait, c'est définir le but du projet et les objectifs clés qu’il faut atteindre. Une fois ces éléments définis, les travailleurs sont en mesure d'effectuer des tâches en vue d'atteindre le but.
Organiser les équipes et le leadership
Une fois les objectifs établis, les personnes sont ensuite affectées à des équipes ou à des tâches. Il peut y avoir différentes structures impliquées dans le plan de travail qui comprennent des niveaux hiérarchiques ainsi que des niveaux d'équipes interdépendantes. Chaque équipe a un chef qui travaille avec les autres chefs d'équipes pour s'assurer que tout se déroule conformément au calendrier et au budget. Sous la direction de chaque chef peuvent se trouver diverses autres équipes. L'équipe de construction peut avoir une équipe de maçonnerie, une équipe d'électricité et une équipe de machinerie lourde.
Établir le calendrier du projet
Un vieil adage commercial dit que "le temps, c'est de l'argent". En matière de gestion de projet, cet adage s'applique à l'élaboration des plans de travail. Plus il faut de temps pour terminer un projet, plus il coûte cher en main-d'œuvre et en matériel. En outre, plus le projet prend du temps, plus l'entreprise subit un coût d'opportunité.
Si l'usine n'est pas construite avant la fin de l'été, l'entreprise risque de devoir refuser des commandes de vacances parce qu'elle n'est pas en mesure de les réaliser. Fixez des échéances avec des jalons à l'intérieur de ces échéances qui illustrent les progrès. Si le respect des jalons pose des problèmes, il faut y remédier pour remettre le projet sur la bonne voie.
Fixer le budget du projet
Pour établir le budget, il faut que les équipes soient affectées et que les délais soient fixés. Souvent, les entreprises qui font appel à des tiers dans le cadre du projet, obtiennent des offres pour les tâches assignées. Le budget du plan de travail est élaboré à partir de ces offres, des chiffres internes pour la main-d'œuvre et les matériaux, ainsi que des coûts imprévus tels que les permis ou les frais juridiques. Le budget du projet doit ventiler les coûts de chaque section et équipe. Examinez le rapport coût-efficacité aux étapes clés, afin de déterminer si une équipe est sur la bonne voie pour respecter le budget, le dépasser ou le sous-estimer.
Assurance et contrôle de la qualité
Une fois les objectifs, les échéances et les budgets fixés, le chef de projet est en mesure d'effectuer des tests d'assurance qualité sur les progrès réalisés. Lors des échéances, les chefs d'équipe doivent rendre compte de l'avancement, des coûts et de tout problème ou obstacle rencontré. Cela permet au chef de projet d'élaborer un plan d'action pour s'attaquer aux problèmes, avant qu'ils ne fassent déraper le projet, que ce soit au niveau du budget ou du calendrier.
Une approche "descendante" (top down)
L'élaboration d'un plan de travail à différents niveaux de l'organisation commence par l'identification des clients du groupe de travail, tant internes qu'externes. Il est important que l'élaboration de ces plans soit un processus participatif qui utilise le "brainstorming" de groupe comme technique pour définir et affiner le plan.
La structure des plans de travail d'une organisation provient des cadres supérieurs qui, en collaboration avec les cadres intermédiaires, déterminent le travail qui doit être accompli au sein de l'organisation. Les cadres intermédiaires élaborent à leur tour des plans de travail avec leurs supérieurs hiérarchiques, qui à leur tour élaborent des plans de travail avec leurs groupes ainsi qu'avec les membres individuels du personnel de ces groupes.
En fin de compte, les responsables hiérarchiques apportent à leurs propres groupes de travail la compréhension acquise dans le cadre des processus de planification du travail de la direction, ainsi que leur connaissance particulière des besoins des clients. Cette compréhension fournit une base pour identifier le travail qui doit être accompli par le groupe. Le manager et le groupe de travail établissent et affinent ensuite le plan de travail du groupe et déterminent comment obtenir un retour d'information pour fournir les données nécessaires à l'amélioration du plan. Les outils de l'équipe d'amélioration de la qualité sont utilisés pour faciliter le processus d'examen des données.
Somme toute, le planning de travail prévoit la mise en valeur du capital humain. Il identifie les options de développement de carrière et de formation dans les domaines de compétences nécessaires. Il favorise l'amélioration de l'environnement de travail et est conçu pour faciliter la communication entre le membre du personnel et le gestionnaire ainsi que les membres de l'équipe qui élaborent d'autres composantes du plan de travail d'un groupe. Bien qu'il soit important que la planification du travail constitue en fin de compte la base de la rémunération. La clé du succès de la planification du travail est la participation des clients et l'acceptation de sa nature évolutive, ainsi que le dévouement de l'organisation à l'amélioration continue et à la recherche de la qualité dans la vie professionnelle quotidienne de son personnel.