Modeles de comptabilite generale sous Excel xls
Comptabilité générale : le nécessaire à savoir pour bien gérer la situation financière de son entreprise !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La comptabilité est une discipline qui regroupe un ensemble de démarches à faire et de règles à respecter afin de suivre la situation financière de l’entreprise et de redresser les écarts relevés, par le recensement de toutes les transactions commerciales effectuées d’une façon hautement organisée. La comptabilité est applicable sur une multitude de domaines et vu son utilité et son impact favorable, cette dernière a permis d’introduire d’autres notions plus spécifiques, comme la comptabilité générale, la comptabilité analytique ou même la comptabilité sociale. L’article s’intéresse principalement à la comptabilité générale et évoque ses grandes lignes, comme il passe en revue sur les différents types de documents que vous pouvez rencontrer lors de l’application de cette démarche. L’article vous propose d’explorer les voies possibles pour assurer l’exécution minutieuse de votre comptabilité par soit même ou en passant par des intermédiaires ou des solutions technologies plus pertinentes et efficaces.
Notions de base sur l’univers de la comptabilité et les principales différences entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique ?
Avant de parler en détail sur quelques types et outils de la comptabilité, il convient d’introduire dans un premier lieu les notions de base relatives aux pratiques comptables, comme l’exercice comptable, la trésorerie et le processus de déclaration des factures. D’une manière générale un exercice comptable dure douze mois (une année), et correspond à une période fixe où les transactions financières de l’entreprise sont enregistrées et contrôlées. Ces transactions regroupent à la fois les dépenses, les charges quotidiennes et les rentrées d’argents. Lors de la clôture d’un exercice comptable, un état comptable est édité et fait objet d’une déclaration auprès des services compétents. La trésorerie d’une entreprise permet de calculer le montant d’argent en possession de cette dernière et qui est disponible dans les caisses (argent liquide, chèques, etc.) ou sur le compte bancaire de l’entité. En fonction de l’écart remarqué entre le volume des dépenses et les entrées d’argent (toutes sources confondues) lors d’un moment précis, le solde de la trésorerie peut être qualifié de créditeur ou de débiteur. La déclaration fiscale de l’entreprise consiste à déclarer tout type de bénéfices issues de son activité, chose qui est nécessaire pour calculer le taux de cotisation à verser au service des impôts.
Après avoir défini les principaux termes relatifs au domaine de la comptabilité, nous pouvons creuser davantage vers les deux types de la comptabilité les plus utilisés et qui sont la comptabilité générale et la comptabilité analytique. La comptabilité générale permet de réaliser un inventaire des transactions (entrées et sorties d’argent) en classent les éléments de détail par date ou par catégorie pour constituer une vue d’ensemble sur la productivité et le degré de performance de l’entreprise. La comptabilité analytique prend comme point de départ les données fournies par la comptabilité générale afin de se focaliser plus sur le volet financier de chaque département de l’entreprise et d’analyser les besoins et les dépenses primordiales. Légalement parlant, et dans la plupart des pays européens, la tenue de la comptabilité générale est une exigence de la loi qui doit être respectée par toutes les entreprises qui fabriquent ou commercialisent des produits. Par ailleurs, le recours à la comptabilité analytique est optionnel car elle sert à satisfaire principalement des besoins internes qui ne concerne que l’entreprise et n’implique pas d’autres parties.
Pourquoi la tenue de la comptabilité générale est aussi importante pour l’entreprise ?
La comptabilité générale s’intéresse à la collecte des données ainsi qu’à l’analyse des différents flux passant à travers l’entreprise, notamment le flux financier, le flux commercial et le flux matériel. Ces informations précieuses vont permettre par la suite de cerner le patrimoine de l’entreprise qui représente la combinaison entre l’actif et le passif. L’actif met en avant les moyens financiers de l’entreprise calculés sur la base des levés de fonds accomplies, de la valeur du stock et des créances en cours. Tandis que le passif s’intéresse au capital social, aux réserves mises de côté et aux dettes. Vers la fin de l’exercice comptable, et grâce à la comptabilité générale la progression des activités et du chiffre d’affaires de l’entreprise peuvent être mesurer par le biais du compte de résultats. Ce document permet de regrouper les recettes de ladite période ainsi que les dépenses, si la différence entre les deux valeurs est positive l’entreprise génère des bénéfices, mais si la différence est négative l’entreprise concernée est considéré déficitaire. En gros, nous pouvons dire que la comptabilité générale fournie d’une manière publique des indicateurs vitales qui témoignent la situation financière de l’entreprise et son positionnement sur le marché pour permettre aux parties intéressées (futurs investisseurs, établissements bancaires, actionnaires, etc.) de bien étudier les éventuelles collaborations et associations proposées. D’un autre côté, les services publics s’appuient sur les déclarations fournies suite aux chiffres issues de la comptabilité générale pour calculer le montant d’impôts à régulariser par ladite entreprise et le produit intérieur brut du pays en entier (PIB), d’où la nécessité de la tenue rigoureuse de cette comptabilité au sein de toute entreprise (peu importe sa taille ou sa forme juridique). Il faut noter que les entreprises sont amenées à payer des impôts de type :
- TVA : correspond aux taxes résultantes de la différence entre les factures émises et les factures reçues par l’entreprise auprès de son fournisseur ou autre prestataire de service.
- Cotisation: sa valeur varie d’une manière proportionnelle avec le chiffre d’affaires réalisé durant le dernier exercice comptable.
Quels sont les documents qui parlent pour la comptabilité générale ?
Pour confirmer la bonne tenue de la comptabilité générale de l’entreprise, des documents comptables doivent être fournis au fur et à mesure par le service de comptabilité. Nous vous proposons de découvrir les documents les plus importants dans cette démarche et qui sont les pièces justificatives, le bilan comptable, le compte de résultats et les annexes.
Les pièces justificatives
Toute transaction enregistrée est considérée comme une écriture comptable à laquelle doit correspondre un papier justificatif valable et conforme pour indiquer un flux entrant ou un flux sortant d’argents.
Exemples : facture de maintenance, facture d’électricité, relevé de compte bancaire qui indique le montant et la date du virement réalisé par un client.
Le bilan comptable
Après la clôture d’un exercice comptable, le service concerné est dans l’obligation d’établir un bilan comptable qui recense le patrimoine de la société. Le patrimoine correspond à l’ensemble des actifs (actifs circulants et actifs immobilisés) et des passifs (passifs circulants et passifs immobilisés) détenus par l’entreprise.
Le compte de résultats
Le compte de résultats est un document de synthèse qui est édité juste après la clôture de l’exercice comptable pour s’arrêter en détail sur tous les éléments du flux comptable, à savoir les charges de l’entreprise et les bénéfices de cette dernière. Sur la base des chiffres résultants, la balance financière de l’entreprise est établie.
Les annexes
Les annexes sont des documents qui viennent en complément des supports comptables, leur rôle se résume dans la fourniture d’informations supplémentaires et détaillées pour faciliter la compréhension des faits et renforcer les justificatifs apportés.
Les documents comptables sont des supports dotés d'une grande valeur juridique car ils permettent non seulement de garantir la traçabilité des différentes transactions financières réalisées par l'entreprise concernée, mais ils peuvent aussi faire objet d’un ou de plusieurs contrôles fiscaux pour s’assurer du respect des règles imposées par la loi. Il faut noter que les documents comptables ne sont pas valables uniquement pour l’année en cours mais ils peuvent être demandés ultérieurement et pour cette raison il est fortement conseillé de conserver les documents comptables pour une durée de 10 ans au moins à compter de la date de la clôture de l’exercice comptable en question.
Comment s’assurer de la bonne tenue de la comptabilité générale de son entreprise ?
Comme nous l’avons expliqué au préalable la tenue de la comptabilité générale est obligatoire quelle que soit la taille de l’entreprise (microentreprises, petites et moyennes, intermédiaires et grandes), sa forme juridique (unipersonnelle, SARL, EURL, etc.) et son secteur d’activité (alimentaire, textile, électronique, etc.), en prenant en considération quelques procédures de dérogation et démarches pour faciliter son application au sein de l’entreprise. En générale, les grandes entreprises qui ont un flux financier assez important ont leur propre service de comptabilité, dont les membres ont étés recrutés spécialement pour s’intéresser au quotidien à l’édition des documents comptables (bons de commandes, devis, factures, etc.) et à l’enregistrement des différentes transactions et justificatifs. D’autres entreprises n’ont pas ce privilège et préfèrent trouver des alternatives efficaces pour la gestion quotidienne de la comptabilité générale de leur entreprise. Certains préfèrent gérer leurs affaires comptables tous seuls d’une manière basique qui s’appuie sur les documents en papier et les enregistrements gérés manuellement. Mais il faut avoir des bonnes connaissances en matière de comptabilité générale pour maîtriser tous ses aspects, respecter la documentation demandée et présenter des rendus de qualité. Et dans ce cas-là, il est fortement conseillé de prendre l’avis d’un expert lors des situations critiques. Sous-traité la comptabilité générale de son entreprise à un cabinet spécialisé en comptabilité est la meilleure solution à prendre par tout entrepreneur dont la structure de son entreprise ne lui permet pas d’accueillir un service interne de comptabilité, et qui n’a pas la possibilité de prendre cette tâche entièrement en sa propre charge. Actuellement, une multitude de logiciels de comptabilité est disponible et qui proposent des services divers pour satisfaire ses utilisateurs. Les entrepreneurs peuvent utiliser des outils de comptabilité gratuitement en bénéficiant des services basiques de facturation et de trésorerie. Mais la majorité proposent des offres payantes pour assurer tout le volet de comptabilité y compris l’édition du bilan comptable vers la fin de chaque exercice.