Créer et utiliser un modèle dans Word
Les modèles Word : origine et utilisations
Article rédigé par : Meryem Benhoummane
Le programme suite Office est un pack regroupant un ensemble de logiciels de type outils dont la plupart sont disponibles par défaut dans le pack d’installation initial. L’autre partie des logiciels étant plutôt complémentaire, n’est pas systématiquement disponible sur toutes les versions de l’Office. La première partie concerne les stars du pack et les incontournables de tout utilisateur d’un ordinateur, tous les logiciels de base nécessaires à tout travail de nature bureautique, à savoir Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint et Microsoft Outlook. La deuxième partie, complémentaire, comprend le reste des logiciels additionnels, à l’exemple du Microsoft Access, Microsoft Publisher, Microsoft Onenote, Microsoft Visio, Microsoft Project et Microsoft Front Page. Il existe également une dernière panoplie de logiciels, classés comme complémentaires , mais qui ne sont que très rarement utilisés, comme InfoPath, Communicator, Groove, et MapPoint.
A chaque outil de la suite Office des fonctionnalités bien spécifiques conçues en vue de remplir des missions précises et atteindre des objectifs exacts. Microsoft Word présente est considéré comme l’outil de base pour effectuer tout traitement de texte en tout genre, qu’il s’agisse de la rédaction de documents, rapports, ou correspondances.
L’évolution du Microsoft Office Word
Microsoft Word est le logiciel le plus célèbre de traitement de texte, introduit par Microsoft, sa version la plus récente à ce jour étant le Word 20193.
C’est en 1983 que la première version du logiciel a été publiée sous le nom de Multi-Tool Word, c’est-à-dire outil multiple de traitement de texte, initialement conçu pour le système d’exploitation Xenix, ancienne version du système Unix. Par la suite, plusieurs versions ont été distribuées à bon nombre de plateformes, dont IBM PC sous système d’exploitation DOS en 1983, Apple Macintosh en 1984, SCO UNIX, OS/2 et les premières versions Windows en 1989. Avant 1993, le logiciel Word pouvait être vendu seul sans nécessairement être inclus dans la suite Microsoft Works à l’époque, et ce n’est qu’après cette date qu’il a été intégré officiellement dans la suite Microsoft Office en tant qu’outil par défaut. Du fait qu’il soit devenu une partie intégrante de la suite Microsoft Office, la version Word a subi un changement d’appellation en 2003, passant de Microsoft Word à Microsoft Office Word. Enfin, la dernière version en date du logiciel est celle de 2019, dans le cadre de la suite Microsoft Office 2019.
Ce logiciel de traitement de texte est axé sur deux notions, complémentaires mais différentes, à savoir l’édition interactive de textes et la compilation pour un langage de mise en forme de textes. En effet, au cours de son développement, Microsoft Office Word a évolué vers l’intégration d’un outil de dessin permettant de réaliser un ensemble d’opérations de publication, et donnant la possibilité d’ajouter des graphiques de type diagrammes, graphiques économiques, équations, illustrations ou formes géométriques aux documents de base. En 2007, Microsoft Office Word se tourne vers un nouveau système de menu, faisant en sorte que les sous-menus apparaissent sous forme de barre d’icône qui change de contenu au lieu de la forme classique du texte, et c’est ce même jeu d’onglets qui vient remplacer de manière intégrale les menus en 2010. Un peu plus tard, en 2013, nouvelle évolution du logiciel, qui mise cette fois-ci sur l’usage tactile et un mode de lecture spécial. Enfin, en 2016, de nouvelles fonctionnalités voient le jour, et permettent, en plus d’une simplification de la création de forme, de collaborer et partager ses documents ou travaux en temps réel, et avec la suite Microsoft 365 un Microsoft Office Word en ligne est disponible.
Qu'est-ce qu'un modèle Word?
Tout document Microsoft Word se base sur un modèle qui permet de définir la structure initiale du document ainsi que les paramètres fixes de ce dernier comme la mise en page de base, les polices utilisées, le contenu fixe, les styles, les thèmes, le logo, et les insertions automatiques. Les paramètres prédéfinis de ces éléments sont calqués sur tout document édité à partir d’un modèle en question. La première utilité des modèles Word est de contenir des éléments fixes qui figureront sur chaque document édité à partir du modèle, et éviter de les rajouter à chaque fois.
La notion de modèles est étroitement en rapport avec le style, en effet chaque modèle dispose d’un nombre de styles qui s’appliquent au document rédigé ou édité. Toutefois, il est tout à fait possible d’utiliser un modèle sans se servir des styles. Le modèle par défaut de tout document Word est le fichier normal.dotm. A noter que les modèles de document sont définis par leur extension .dotx au lieu de .docx. Dans Windows, les extensions de fichiers sont par défaut cachées.
Ainsi, le modèle normal.dotm fourni par défaut s’applique systématiquement à tous les niveaux documents lors de leur ouverture, et ces derniers sont quand même convertis en .docx lors de leur sauvegarde, puisque cela représente le format standard des documents conservés sous Word.
Word offre donc à ses utilisateurs la possibilité de créer son propre modèle, mais aussi d’apporter les modifications qu’il juge nécessaires selon ses préférences et ses besoins à tout modèle par défaut. Pour créer un tout nouveau modèle qui soit unique et propre à l’utilisateur, les étapes sont simples. Il suffit d’ouvrir un nouveau document, apporter les modifications de styles voulues, saisir l’ensemble du texte et éléments souhaités, insérer les éléments en graphiques si nécessaire, en enfin enregistrer le document en choisissant l’option enregistrer sous modèle Word dans la liste des choix de types de fichiers.
D’un autre côté, pour utiliser un modèle Word déjà existant, il faut commencer par cliquer sur fichier, puis nouveau, ensuite l’ensemble des modèles disponibles et proposés par Word seront affichés, en plus d’une rubrique sous l’appellation PERSONNEL, qui regroupe les modèles préalablement créés par l’utilisateur.
Lorsque les modèles Word créés sont utilisés en entreprise, l’administrateur a la possibilité de contrôler l’accès à ces modèles-là, en donnant à titre d'exemple l’accès à l’équipe avec option de lecture uniquement, sans possibilité de modification ou autres. Il suffit dans ces cas-là d’avoir recours aux paramètres de sécurité de Microsoft Office Word, en allant sur l’onglet rôles de sécurité, et modifier les niveaux d’accès selon les préférences de l’utilisateur.
Les avantages des modèles Word
Comme précédemment souligné, Microsoft Office Word reste le logiciel de traitement de texte le plus utilisé dans l’industrie, et représente de nombreux avantages pour ces utilisateurs, en particulier ceux désirant se baser sur des documents type modèle dans la réalisation de leurs fichiers et travaux.
Le premier avantage de Microsoft Office Word est sa grande disponibilité quasiment sur tout système, étant même installé par défaut sur bon nombre d’ordinateurs à la première livraison déjà, qu’il s’agisse d’ordinateur de travail, de l’école, ou de la maison. L’enregistrement des documents et leur transfert vers un lecteur se fait très rapidement, avec la possibilité de retravailler sur le même document sur n’importe quel autre ordinateur disposant de Word, et continuer sans problèmes là où le travail a été interrompu.
Autre avantage de ce logiciel de traitement de texte, son intégration extrêmement simple et facile avec l’ensemble des autres programmes Microsoft Office. Une feuille de calcul créée sur Microsoft Excel à titre d’exemple peut facilement être reproduite sur un document Word par un rapide copier/coller. Il est tout à fait possible de reproduire le travail Word sur PowerPoint également, ce qui vous donne la possibilité de naviguer librement et sans contraintes votre document à travers les différents logiciels du pack Office, et compléter ainsi vos tâches informatiques sans avoir à passer l’étape de convertissement des fichiers avant leur utilisation sur d’autre programmes que celui utilisé pour la création du document initial.
D’autre part, Word offre à ses utilisateurs une aide simultanée à leur rédaction et réalisation du document, en leur permettant de s’assurer que leur texte est correct. En effet, lorsqu’une erreur d’orthographe ou de grammaire est détectée, le logiciel souligne instantanément la dite erreur, et propose des alternatives plus ou moins correctes. Cela vous permet donc de garder l’œil sur les éventuelles fautes qui peuvent être commises par inattention, et de les corriger sur le champ.
L’utilisation du logiciel est également très facile et simplifiée, à travers le volet de navigation en haut de page, qui permet à l’utilisateur de repérer rapidement et sans effort l’ensemble des fonctions disponibles illustrées par des représentations visuelles, il suffit de maintenir le curseur sur l’une de ces dernières afin de savoir de quoi il s’agit exactement. Ce même volet regroupe l’ensemble des fonctions et tâches dont vous avez besoin, et vous épargne le recours à d’autres manipulations de recherche ou la nécessité de parcourir plusieurs menus avant de retrouver la fonction désirée.
Enfin, concernant les modèles Word, le logiciel vous donne la possibilité de créer autant de styles de documents que vous le souhaitez, avec une entière liberté et une multitude de choix quant aux couleurs, police, taille, ou mise en forme, mais aussi une variété de formats sous lesquels l’enregistrement du document ou modèle peut être fait, y compris sous forme de page Web.
Que ce soit une invitation, une publication officielle à caractère professionnel, une lettre de motivation, un prospectus, une lettre d’annonce, une brochure pour un nouveau projet, ou encore un CV, il existe toujours un modèle Word disponible sur le logiciel qui correspond à vos besoins. Ainsi, les modèles de documents Word peuvent s’allier à vos besoins en tout genre et y répondre efficacement peu importe vos orientations, puisqu’ils sont entièrement personnalisables pour les personnes souhaitant paramétrer leur document en fonction de leur ligne éditoriale. A noter que les modèles sont gratuits et accessibles à n’importe quel utilisateur, et sont élaborés de telle manière à être facilement manipulés et utilisés par tout individu peu importe s’il a l’habitude d’utiliser Microsoft Office Word ou pas, puisque l’utilisation des modèles Word ne nécessite aucune connaissance ou maîtrise préalable.