Modèle de compte rendu sur Word
Zoom sur le compte rendu : concept, structure et objectifs
Bien que l’on retrouve la notion de compte rendu dans des domaines aussi bien divers que variés, le concept reste le même quel que soit le contexte. Informer, rapporter, ou encore synthétiser, toutes des missions que le compte rendu vient remplir activement, que ce soit dans le cadre d’une réunion, une conférence, ou n’importe quel autre événement particulier. De par la nature de ses fonctions principales citées, et pour en faire un document réussi, il est indispensable lors de sa rédaction de s’appuyer autant que possible sur la réalité, un facteur à ne surtout pas négliger, compte tenu du fait que le compte rendu demeure le document capital à toute action de communication interne ou externe.
Qu’est-ce que le compte rendu ?
Dans sa définition simple, le compte rendu est un document écrit qui récapitule et synthétise tout contenu d’une réunion, opération, ou autre.
Ainsi, les faits, échanges, ou actions phares de l’événement en question y sont fidèlement relayés dans le but d’en garder une trace écrite, plus précisément sous la forme d’un rapport qui rend compte et résume les thèmes abordés ou les décisions prises. Ce rapport, qui vise à récapituler les grandes lignes de discussions, va spécialement se caractériser par son aspect informatif.
En parallèle, il se doit aussi d’être fidèle et objectif. En d’autres termes, aucun ajout ni omission de la part du rédacteur ne sont permis.
Ce qu’il faut noter aussi, c’est que le compte rendu n’est jamais présenté sous la forme d’une transcription des discours des intervenants, ou d’un simple outil de prise de notes, car il est considéré comme un véritable outil de communication qui peut aussi bien être interne qu’externe. Raison pour laquelle le rédacteur est chargé de faire le tri des informations et des idées, afin de n’en laisser que l’essentiel, et permettre ainsi au lecteur de retrouver facilement et rapidement les informations recherchées.
A quoi sert le compte rendu ? Objectifs :
On l’aura donc compris, le compte rendu a pour fonction principale d’informer, et cela dans l’objectif de fournir une vue d’ensemble sur un sujet, et tenir informés aussi bien les participants que les personnes absentes, tout en mettant la lumière sur les décisions et actions à mener.
Autre objectif extrêmement important du compte rendu, est la conservation d’un document écrit des échanges, comme trace de tout ce qui a été dit et décidé. En effet, cela permet d’abord d’entretenir une base de données intéressante au niveau des archives de l’entreprise ou autres, mais sert également d’aide-mémoire auquel toute partie concernée peut revenir ou se référer en cas de doute, contestation, ou simple besoin de rappel.
Le compte rendu se montre aussi d’une très grande utilité lorsqu’il est question de préparation d’un prochain événement ou réunion, parce qu’il permet de mesurer l’état d’avancement d’un sujet en particulier, afin d’en préciser les nouveaux thèmes à aborder sans qu’il n’y ait de redondance dans la discussion.
Véritable outil de management opérationnel, ce texte permet aussi de fixer des échéances, retracer des arrivées, et des départs de collaborateurs, salariés, ou invités.
Comment réussir son compte rendu?
L’élément essentiel dans la réalisation d’un compte rendu est la prise de notes ou l’enregistrement. C’est ainsi que le rédacteur formera sa matière première.
Dans le cas de la prise de notes, ces dernières doivent être les plus complètes possibles afin d’aider dans la rédaction du compte rendu final. Pour gagner du temps et travailler de manière efficace, synthétiser ce qui se passe lors de la réunion sous formes de tirets reste la solution la plus optimale. Il est également possible d’avoir recours à l’enregistrement sur téléphone ou dictaphone, pour plus de fiabilité. Dans les deux cas, il faut se mettre à la rédaction le plus tôt possible, lorsque la mémoire est encore fraîche. Cela facilite l’écriture, favorise un bon enchaînement des idées, et évite l’oubli de certains éléments qui peuvent s’avérer importants.
Les mentions obligatoires
Avant de commencer la rédaction du texte de fond, il faut commencer par citer certaines informations qui doivent impérativement figurer dans le compte rendu, qui sont communément appelées mentions obligatoires. Ces dernières sont d’abord le nom de l’entreprise et ses coordonnées, le titre du document, l’identité du rédacteur, la date et le lieu de la réunion ou événement, le nom des participants mais aussi des absents tout en rapportant la fonction de chacun d’eux, l’ordre du jour ou les sujets abordés, et enfin la signature du rédacteur.
Concernant le contenu du compte rendu, le plus simple serait de dire qu’il reprend, un par un, les différents points de l’ordre du jour, et pour ce fait il est important de faire appel à une bonne structure.
Structure du compte rendu
Le corps du compte rendu de réunion se divise en trois parties distinctes : l’introduction qui expose l’objet et les grandes lignes de la réunion, ensuite, le développement, qui lui-même est divisé en plusieurs paragraphes et comporte des titres et des sous-titres avec l’essentiel des informations et des propos échangés par les participants, et se termine sur une note du résultat de la réunion. Enfin, quant à la conclusion, elle résume les différents points évoqués dans le développement et peut aussi annoncer la prochaine séance. Si abordés lors de la réunion, les points à valider ou les tâches à faire peuvent également être mentionnés dans la conclusion.
Concrètement et plus en détail, l'en-tête est la première partie à écrire. Elle comporte l’identité du rédacteur (nom, prénom), la date de la réunion, le destinataire du compte rendu (le nom de la personne ou de l’entreprise), les noms de toutes les personnes présentes à la réunion, et enfin le titre ou le sujet de l’intervention.
Viendra ensuite l'introduction où le sujet abordé est expliqué. Il faudrait y trouver les réponses aux questions suivantes : Quel est le problème abordé ? Qui est concerné ? Où ? Quand ? Que s'est-il passé précédemment sur ce sujet ? Pourquoi ce sujet est-il abordé ?
En gros, l'introduction est une petite synthèse où il faut, de manière aussi complète que possible, expliquer le problème. Il faut que la personne, qui lit ce compte rendu, comprenne du premier coup de quoi il s'agit et arrive à se faire une idée quant à l'état de la situation au moment de l'intervention. Il est également possible de rajouter une petite partie mot-clé où les termes les plus importants du compte rendu figurent. Ce point est largement apprécié dans le cas où le texte est plutôt chargé et que la personne ne souhaite pas le lire intégralement, mais retenir rapidement l’information dont elle a besoin.
Pour ce qui est du développement, nul besoin de préciser qu’il représente la partie la plus importante du compte rendu. Pour cause, il retrace et reprend l'intégralité de la conférence. Avant de s’attarder sur les éléments principaux dont il se compose, il est primordial de faire référence aux qualités nécessaires pour réaliser un bon développement, et là un esprit de synthèse très rigoureux doit être au rendez-vous. En effet, il faut savoir distinguer les arguments, les exemples (et parmi eux, ceux qui ont une fonction illustrative et ceux qui ont une fonction argumentative); et cela, très rapidement, c'est-à-dire, à la vitesse à laquelle parlent les individus pendant le débat.
En ce qui concerne l’étape de la rédaction, il faut absolument retracer les faits dans un ordre chronologique, ce point est extrêmement important car le lecteur du compte rendu devrait pouvoir imaginer le débat avec une reproduction aussi proche que possible de la réalité.
Enfin arrive la conclusion, dernière étape du compte rendu à ne surtout pas négliger. Elle contient trois éléments phares : La décision finale, si effectivement il y en a eu une, l'heure de la fin de la réunion, et enfin une petite mention des prochains événements sur le même sujet.
Qualités d’un compte rendu réussi
Pour parler d’un compte rendu réussi, il y a plusieurs éléments qui devraient être pris en considération. D’abord, le document doit être facile à lire et permettre au destinataire de facilement se repérer, idéalement à travers une idée par paragraphe.
Il y a également un principe important à respecter dans sa rédaction, tiré du journalisme, qui est le principe des 3 C : Clair, concis, concret. Il faut donc être aussi précis que possible, éviter les redondances, et utiliser des phrases simples.
Enfin, la règle en or pour ce genre de document est l’objectivité. Les critiques ou opinions sont absolument à bannir, le ton devant toujours rester neutre, objectif et impersonnel.
Des exemples de compte rendu de réunion prêts à l’emploi sont disponibles sur WORD et prêts à être utilisés.