Modèle de formulaire inscription sur Word
Formulaire d’inscription : l'atout incontournable pour la réussite d'un événement
Article rédigé par : Hicham Ouakrouz
De nombreux organisateurs d'événements, petits ou grands, ne voient dans le formulaire d'inscription qu’une simple formalité. En réalité, il revêt une importance capitale pour la planification de votre événement. Le formulaire d'inscription est la première étape que franchissent les visiteurs, clients, prospects ou participants pour assister à l’événement. Il s'agit de leur toute première démarche délibérée pour y participer.
Ainsi et plutôt que faire appel à des méthodes archaïques (comme l'impression et l'envoi d'un formulaire par la poste) ou à un modèle par défaut fourni par un programme de gestion d'événements, il est important de réfléchir de manière approfondie à votre formulaire d'inscription et à la façon dont vous pouvez l'utiliser pour organiser un événement dans les meilleures conditions.
Les principaux objectifs d'un formulaire d'inscription
Pour l'organisation d'un événement, il est nécessaire de prévoir le nombre de participants potentiels en amont de celui-ci. Cela permet de préparer au mieux l'organisation du site si l'événement se tient en présentiel ou bien le support web si la manifestation se tient à distance. Dans ce contexte, le formulaire d'inscription occupe une place centrale en offrant un suivi rapide du nombre de participants et en prévenant le public si le nombre limite des participants est atteint.
Maîtriser au mieux le nombre de participants
La possibilité de s'inscrire en ligne à un événement donne la possibilité de faire le suivi des inscriptions et donc de les arrêter si le seuil fixé est franchi. Dès lors, il est possible de proposer une liste d'attente pour les abandons.
Il est possible de faire parvenir le formulaire d'inscription à une liste de contacts ou encore de le faire parvenir au grand public par le biais des canaux de communication tels les sites web ou les réseaux sociaux. Grâce au comptage en temps réel des réponses, la répartition des participants peut se faire facilement sur plusieurs plages horaires s'il s'agit de prendre part à des ateliers par exemple.
Fournir les informations essentielles pour bien organiser l'événement
Pour organiser un grand événement, il faut sans doute plus qu'un simple comptage des effectifs. Le formulaire d'inscription peut recueillir de nombreux points de données et les stocker dans un endroit facile d'accès.
Recueillir les données relatives aux participants
Un événement est une bonne occasion pour compléter votre base de données et en apprendre davantage sur vos participants. Ainsi, il est possible de connaître l'âge moyen des participants, le moyen par lequel ils ont découvert l'événement, leur qualité de membre de club ou de l'association, etc.
Il ne faut pas hésiter à préciser la raison pour laquelle de telles informations sont collectées : enquête de satisfaction, souci de personnaliser le contenu à proposer aux membres, mise à jour de la liste de contacts, etc.
Les formulaires d'inscription aux événements les plus utilisés
Que ce soit pour vendre des billets pour un grand spectacle, pour recueillir des informations pour un événement ou encore pour rassembler des données pour un abonnement ou un service, un formulaire d'inscription conçu sur mesure est la solution idéale.
Obtenir les bonnes informations en un seul endroit, sans trop de difficultés, est le moyen le plus simple pour un usager de se sentir satisfait de son expérience en ligne. Sans oublier que c'est la première impression qu'un utilisateur se fait de la marque et de l'événement à venir. Les formulaires d'inscription servent à recueillir des informations utiles pour un hôte, tout en permettant aux visiteurs de s'inscrire facilement.
Par où commencer ?
Il est important de poser les bonnes questions, sans pour autant en submerger un interlocuteur. Ainsi, il faut éviter de poser des questions de peu d'importance et s'en tenir aux informations indispensables. Un formulaire d'inscription rempli de questions inutiles peut inciter l'utilisateur à quitter prématurément la page.
Il est important de prendre le temps pour comprendre le public auquel le formulaire est destiné, de connaître les détails nécessaires à une bonne collecte de données et d'adapter le formulaire au type d'événement.
Il est important de prendre le temps pour comprendre le public auquel le formulaire est destiné, de connaître les détails nécessaires à une bonne collecte de données et d'adapter le formulaire au type d'événement. Par exemple, le formulaire d'inscription pour une course à pied de 5 km où les participants reçoivent des maillots doit comporter un espace pour indiquer leur taille.
À chaque évènement un formulaire d'inscription particulier
En recourant à des modèles les plus utilisés, nul besoin de partir de zéro. Cela permet une planification en douceur et sans effort. En fonction de la nature de l'événement, un formulaire peut être ajusté pour répondre à des besoins spécifiques.
Formulaire d'inscription à une conférence ou un symposium
Avec un formulaire de conférence ou de symposium, vous avez la possibilité de recueillir les informations personnelles de vos participants ainsi que les informations relatives à leur emploi. Les conférences et les symposiums se déroulent généralement sur une longue période. Ils sont donc une source importante d'informations s'il faut inscrire les participants à plusieurs activités organisées dans le cadre de l'événement.
Formulaire d'inscription à un séminaire
Ce formulaire est similaire à un formulaire d'inscription à une conférence et est conçu pour recueillir les informations d'un participant ainsi que celles des personnes qu'il prévoit d'amener avec lui. Les séminaires sont généralement de plus petite taille qu'une conférence. Avec ce formulaire, vous pouvez également percevoir des frais au moment de l'inscription.
Formulaire d'inscription à une convention
Un formulaire d'inscription à une convention porte sur des événements dans des domaines spécifiques, allant de la technologie à la gastronomie. Ce formulaire d'inscription consiste généralement en une simple collecte de données à compléter, assortie d'une option pour le paiement.
Formulaire d'inscription à une réunion des anciens
Une réunion d'anciens élèves par exemple est destinée aux diplômés d’un établissement. Ce formulaire d'inscription posera des questions spécifiquement orientées vers cet événement. Par exemple, des questions sur le temps passé dans l'établissement et des questions spécifiques sur la vie après, comme l’emploi actuel, l'état civil ou les enfants.
Formulaire d'inscription à la réunion annuelle d’une association
La réunion annuelle d'une association est destinée à tous ses membres. Le formulaire d’inscription à cet événement recueille les coordonnées personnelles, celles du conjoint le cas échéant, ainsi que des données personnelles relatives à l’adhésion, la formation et le diplôme, l’emploi, des informations sur l'association, etc.
Formulaire d'inscription à la Foire aux emplois
Les demandes d’inscription aux foires aux emplois se présentent sous deux formes : un formulaire d'inscription en ligne et un formulaire en format papier. Les formulaires en ligne sont couramment utilisés sur les sites d'emploi, tant par les demandeurs d'emploi que par les recruteurs. Ces formulaires sont généralement courts et recueillent peu de données. Le formulaire d'inscription en format papier à une foire à l'emploi est plus détaillé, tant pour le candidat que pour l'employeur. Il comporte des questions plus détaillées relatives aux participants et aux entreprises.
Formulaire d'inscription au lancement des ventes
Un événement de lancement des ventes rassemble les équipes de vente pour discuter de nouvelles stratégies, de mises à jour de produits, ou simplement pour réunir l'équipe afin de raviver son enthousiasme pour les produits existants. Ce formulaire spécifique recueillera des données personnelles ainsi que des données sur les autres participants, des informations sur l'entreprise, des inscriptions éventuelles à des activités supplémentaires, etc.
Formulaire d'inscription au Sommet des dirigeants
Les sommets des dirigeants sont généralement destinés aux personnes qui occupent des postes de direction de haut niveau dans des entreprises. Ce type de conférence ou d'événement s'articule autour de présentations, de séminaires et de réunions nocturnes. Ce formulaire d'inscription permet de recueillir des données personnelles de base et peut comporter des pages d'inscription supplémentaires pour des événements ou des réunions spéciales.
Formulaire d'inscription à la conférence des usagers
Les conférences des usagers sont généralement orientées vers le réseautage, la croissance et les opportunités de marketing. Le formulaire d'inscription à une conférence des usagers ressemblera à celui d'une conférence typique.
Formulaire d'inscription à un atelier
Les ateliers sont généralement plus petits qu'une conférence et plus courts, ne durant qu'un jour ou deux. Les ateliers sont un excellent cadre où les personnes issues d'autres milieux ou départements peuvent s'aventurer, ce qui, en retour, rend les ateliers moins structurés et plus ouverts aux personnes extérieures. C'est pourquoi il est fréquent que les formulaires d'inscription aux ateliers posent la question suivante : "Comment avez-vous entendu parler de nous ?".
Les meilleures pratiques en matière de formulaire d'inscription à un événement
Un formulaire d'inscription doit être conçu de manière à ce que les utilisateurs soient constamment amenés à le remplir et le renvoyer. Il doit être simple, convivial, facile à comprendre et - comme on dit dans le monde de l'optimisation des conversions - “sans friction”. Voici quelques bonnes pratiques pour augmenter votre taux de conversion et offrir à vos invités une expérience positive.
Rendez-le compatible avec les mobiles
Aujourd'hui, de nombreuses personnes se servent de plus en plus d'appareils mobiles pour accéder à l'internet. En fait, beaucoup de gens utilisent exclusivement leur appareil mobile. Il est donc important de créer un formulaire d'inscription qui fonctionne bien sur tous les appareils, quelle que soit leur taille. Assurez-vous donc de concevoir des formulaires réactifs et faciles à utiliser.
Commencez par les questions faciles
D'une manière générale, il est préférable de partir des questions faciles auxquelles l'utilisateur peut répondre rapidement. Cela crée une dynamique de progression, et il est plus difficile pour l'utilisateur d'abandonner le formulaire par la suite. Commencez par demander le nom, l'adresse électronique, l'adresse postale et tout autre renseignement dont vous avez besoin et auquel l'utilisateur peut répondre rapidement. Laissez les questions difficiles jusqu'à la fin, quand il est trop tard pour faire marche arrière.
Évitez les questions redondantes
Les questions redondantes peuvent être exaspérantes, surtout lorsqu'il s'agit de formulaires longs. Vos utilisateurs auront peu envie de saisir les mêmes informations plusieurs fois. Lisez votre formulaire plusieurs fois pour vous assurer que rien ne se répète.
Utilisez un vocabulaire clair et concis
Votre formulaire d'inscription n'est pas l'endroit idéal pour faire preuve d'esprit ou d'intelligence, même si ces qualités sont typiques à votre marque. Les formulaires d'inscription sont censés être utilitaires. Utilisez un langage que tout le monde peut comprendre pour les étiquettes des champs, le texte des espaces réservés et les instructions. Choisissez des mots simples plutôt que des mots complexes.
Faites en sorte que le formulaire soit aussi court que possible
Votre objectif est de recueillir les informations essentielles auprès de vos invités et de les inciter à cliquer sur "Envoyer". C'est tout. Cela dit, n'ayez pas peur de demander ce dont vous avez besoin. Vous pourriez avoir besoin de connaître leur préférence en matière de restauration ou de savoir s'ils participeront au cocktail de réseautage du soir. Il est judicieux de poser ces questions sur le formulaire d'inscription, car cela les pousse à y répondre. Ne vous fiez pas à votre enquête post-inscription, car vos invités pourraient l'ignorer.
Testez votre formulaire avant de le publier
Avant de mettre votre formulaire à la disposition des visiteurs de votre site Web, il est essentiel de le tester à plusieurs reprises pour vous assurer qu'il fonctionne. Passez en revue l'ensemble du processus d'inscription à l'événement. Vérifiez que le formulaire se soumet correctement, que vous recevez les bons emails de notification et que vous êtes dirigé vers la bonne page. Il est également utile de demander à des tierces personnes d'essayer le formulaire pour trouver des erreurs que vous n'avez peut-être pas remarquées.
Inclure des questions conditionnelles
La personnalisation des informations d'un modèle de formulaire d’inscription peut sembler être une fonction coûteuse. Cependant, la collecte d'informations précieuses et utiles mérite un investissement supplémentaire. Ainsi, l'association de fonctions avancées à des formulaires d'inscription permet de recueillir des informations plus ciblées ! En utilisant la personnalisation offerte par les modèles, vous pouvez ajouter des questions conditionnelles pour apporter des réponses à des besoins spécifiques. Les questions conditionnelles sont également considérées comme des questions qui ne seraient pas automatiquement posées à moins d'être encouragées par une réponse primaire. Les questions conditionnelles peuvent donc simplifier les étapes du formulaire d'inscription en posant simplement une question complémentaire en fonction d'une réponse précédente.
Utilisation des données collectées
Une fois que votre événement se profile à l'horizon et que vous avez collecté vos données, vous êtes sur la bonne voie pour faire de votre événement un succès. Maintenant, ce que vous faites avec les données recueillies à partir des formulaires d'inscription à l'événement, voilà où se produit le véritable tour de magie. L'utilisation des informations du formulaire d'inscription permet de personnaliser l'expérience des invités. Si vous posez les bonnes questions, vous saurez comment placer au mieux les participants à des tables présélectionnées, quelles sont leurs préférences en matière de nourriture, de taille de maillots, et même des détails amusants sur des accessoires à emporter.