Application Excel sur la gestion de commande de matériel scolaire
Gestion de commande du matériel scolaire sur Excel
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Pour un établissement scolaire, la gestion du matériel est un processus qui requiert une identification claire des besoins logistiques et une mobilisation générale de l’ensemble des parties prenantes impliquées dans cette démarche. L’objectif est de maintenir le bon fonctionnement de l’établissement et le bon déroulement des activités scolaires tout au long de l’année académique. Vous devez être en mesure d’anticiper les besoins, de faire un suivi systématique du matériel mobilisé et de préparer des rapports semestriels afin d’améliorer certaines actions relatives à la gestion globale de votre établissement. Pour la réalisation de cet exercice, plusieurs logiciels sont disponibles en ligne avec des options permettant une gestion et un suivi efficaces du matériel scolaire. Parmi cette panoplie d’outils, nous retrouvons Microsoft Excel. Simple et intuitif, ce logiciel vous donne la possibilité de planifier toutes les actions que vous souhaitez entreprendre pour gérer votre matériel scolaire. Dans ce qui suit, nous allons présenter l’ensemble des avantages liés à l’utilisation de Microsoft Excel dans la réalisation de ce processus de gestion.
Gestion du matériel scolaire sur Excel : Avantages et fonctionnalités
La gestion de votre matériel scolaire sur Excel vous garantira un meilleur rendement et vous épargnera une perte de temps conséquente. Les fonctionnalités proposées par le logiciel sont conçues de sorte à automatiser certaines procédures rendant l’exercice de gestion et de suivi plus fluide. Ci-après quelques avantages et fonctionnalités que vous pouvez exploiter en utilisant Microsoft Excel.
- Une meilleure organisation de vos actifs
Sur Microsoft Excel, vous avez la possibilité de concevoir des tableaux pour y répertorier l’ensemble du matériel dont vous disposez et des commandes initiées. Au niveau de votre classeur Excel, vous pouvez fusionner des cellules afin de classer vos actifs par catégorie. Ceci, vous aidera à facilement identifier vos biens. Sur votre tableau, l’option ‘’filtrer’’ vous permet de choisir la liste de matériel que vous souhaitez afficher en fonction des critères et des variables que vous aurez définis (Date d’acquisition, utilité, nature du bien etc.). La recherche par ‘’critère’’ est une option qui vous fera gagner beaucoup de temps. Sur votre tableau, vous pouvez facilement gérer les entrés et les sorties des articles. Pour éviter les confusions, essayez d’attribuer à chaque article un identifiant unique.
- Accessibilité et utilisation facile
Microsoft Excel est un logiciel facilement accessible et son utilisation ne requiert par de compétences techniques ou informatiques particulières. Vous pouvez gérer votre matériel scolaire depuis votre tablette, votre smartphone ou bien votre ordinateur personnel. Il suffit de disposer des versions Excel qui sont adaptées à votre machine. Les paramètres et les fonctionnalités restent inchangées peu importe le moyen que vous utiliserez pour accéder à votre fichier. L’expérience utilisateur est de qualité et l’interface du logiciel est intuitif. Les différentes options d’affichage, d’insertion et de mise en page figurent sur l’interface principale. Vous pouvez y accéder en quelques clics seulement afin d’effectuer les modifications souhaitées.
- Générer des alertes et automatiser les processus.
La gestion du matériel scolaire est une démarche qui implique de nouveaux achats et de nouvelles acquisitions à une fréquence régulière. L’usure et la dépréciation des biens immobilisés fait en sorte que vous devez toujours anticiper les besoins logistiques. Sur Microsoft Excel, vous pouvez générer des alertes vous informant des dates clés pour effectuer vos ‘’check ups’’ et identifier les matériaux qui doivent être substituer. En intégrant les bonnes formules, vous avez la possibilité d’automatiser ce process et de l’appliquer sur l’ensemble des vos articles. Ceci, vous permettra une meilleure gestion de votre inventaire.
- Identifier les besoins en groupe
La gestion du matériel scolaire n’est pas un exercice unilatéral mais un processus qui doit impliquer l’ensemble des départements de l’établissement. Le département des achats doit centraliser l’ensemble des requêtes et des demandes à son niveau pour ensuite lancer la procédure d’achat. Sur Microsoft Excel, vous avez la possibilité de créer un fichier et de le partager avec le reste de vos collègues. Il est possible de créer une barre de conversation et d’envoyer des notifications à l’ensemble des utilisateurs impliqués dans cette démarche. Pour chaque département, vous attribuerez une feuille Excel pour intégration et saisies des demandes d’achats. L’option de partage requiert une connexion internet et des adresses électroniques valables, autrement, le fichier sera inaccessible et les modifications qui y seront saisies ne seront pas visibles.
- Garder une traçabilité de vos opérations d’achats
Il est important de pouvoir garder une traçabilité de l’ensemble des acquisitions et ventes de matériels scolaires que vous serez amené à effectuer. L’objectif est de pouvoir identifier les tendances clés de vos opérations pour adopter des actions cohérentes qui vous feront gagner en termes d’efficacité. Une bonne gestion du matériel scolaire doit impérativement passer par une relecture des actions précédemment initiées. Sur Microsoft Excel, vous avez la possibilité de sauvegarder l’intégralité de vos travaux et reprendre vos fichiers ensuite à partir de la dernière modification que vous aurez effectuée. Vous pouvez enregistrer votre fichier sur votre machine en cliquant sur CTRL+S ou bien sauvegarder votre fichier dans le cloud. La deuxième option ne peut se faire que si vous avez une connexion internet et une adresse électronique valide.
- Adopter une esthétique à votre goût
Votre tableau de gestion du matériel scolaire sur Excel doit être esthétiquement présentable. Grâce aux différentes options de style, de forme et de mise en page, vous pouvez ajuster le design de votre fichier et le rendre plus attrayant pour les personnes qui vont les consulter. Il est également possible de schématiser vos données en intégrant des graphiques. L’objectif est de pouvoir mieux illustrer certaines informations. Pour les moins initiés, vous pouvez consulter gratuitement les guides d’utilisation et les tutoriels en ligne pour vous accompagner dans cette démarche.
- Préparer des rapports de suivi
Il est important de pouvoir générer des rapports de suivi à une fréquence semestriels ou annuel. Sur Microsoft Excel, il est possible de préparer vos présentations en optant pour l’insertion d’éléments graphiques ou en générant des tableaux croisés dynamiques afin de mettre en avant certaines informations. Ceci est utile lorsque vous êtes amené à présenter une synthèse de votre travail à votre supérieur hiérarchique.
En conclusion…
Gérer le matériel scolaire de votre établissement est un exercice compliqué. Il le devient encore plus, si vous ne disposez pas des bons outils pour le faire. Vous devez impliquer l’ensemble des parties prenantes afin de répondre clairement à tous les besoins d’achat et d’acquisition. Grâce à Microsoft Excel, il est possible d’assurer une gestion efficace et efficiente de votre matériel scolaire. Les avantages susmentionnés sont accessibles gratuitement.