Application Excel sur la gestion de facture et devis
Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser cette application
L’application Excel sur la gestion de facture et devis fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2003.
Pour pouvoir utiliser correctement cette application, il faut d'abord activer les macros au démarrage
Instructions d’utilisation :
Page principale
Liste clients
Un double clic donne accès à la fiche client
Options de la liste
Voir la fiche
Donne accès à la fiche client sélectionnée
Nouveau
Création d'une nouvelle fiche
Insertion
Remplace ou inscrit la fiche dans la page principale
Trier
Classement alphabétique de la liste
Un clic sur la liste, en tapant une lettre le programme se positionne sur le premier nom avec la lettre
Impression
Deux onglets
Devis factures
Deux modèles de devis et factures avec un aperçu (imprimer uniquement avec imprimer, le nombre de feuille étant défini par le programme)
Un Courrier format lettre avec aperçu
Courriers
Trois courriers types que vous pouvez remplir suivant vos besoins avec éventuellement des liens avec la feuille données, logo,,,,
En cochant multisélection tous les documents sélectionnés seront imprimés
Liste des devis
Un double clic donne accès au devis
Deux onglets
États
Liste les devis suivant leurs états ou toute la liste
Option croissant ou décroissant
Client
Liste les devis d'un seul client après sélection dans la liste clients
Client Chantier
Vous pouvez modifier les renseignements ou saisir directement pour un nouveau devis
Tableau de commande
Options
Donne accès aux options par défaut
Le Coefficient horaire de main d'œuvre ( Prix de main d'œuvre) et le coefficient de fourniture sont entrés par défaut
Tarifs (10 taris validés par colonne supplémentaire dans la feuille BASE)
Option de cacher ou afficher les feuilles de données base, fichier,,,
3 taux de TVA et une par défaut
6 taux de remise
Adaptation du programme à l'écran
Mise en page
Vous pouvez modifier la mise en page de vos documents
Créer une page de garde
Définir le nombre de lignes du document
Nouveau
Positionne le programme sur un nouveau devis
Obligatoire avant d'accéder au tableau de commande pour un nouveau devis sinon le programme vous le propose
Tableau de commande
Active la feuille tableau de commande
Supprimer
Vous pouvez supprimer le devis en cours
Attention au décalage des numérotations des devis
Tableau de commande
Vous pouvez modifier les coefs par défaut et le tarif
Deux options
Saisie dans la base
Sélectionner un chapitre puis un produit
Saisie en nouveau HN
Saisir l'intitulé de la ligne en renseignant l'unité, le montant en fourniture et le nombre d'heure
Tenir compte des coefficients
Fourniture
Permet de modifier le prix tarifaire sans modifier la base
MO
Permet de modifier le temps de mo sans modifier la base
NB
Saisir la quantité
Commentaire
Commentaire de la ligne
Remise
Sélectionner ou saisir directement le montant de la remise
Valider en avançant ou reculant avec les curseurs
4 boutons
Insertion
Une insertion de ligne est possible en se positionnant à l'endroit voulu et en cliquant sur insertion
Espace
Vous pouvez placer un espace entre les lignes ou un titre en saisissant d'abord votre commentaire
Le commentaire apparaîtra dans la colonne suivant les options de votre document
Ajour
Permet de se repositionner sur le Chapitre et le sous chapitre ou sur le HN
Sous total
Positionne un sous total dans le document (montant depuis le départ ou depuis le dernier sous total)
Vous pouvez vous positionner en cliquant sur une ligne
Insertion d'une ligne avec un clic droit
La suppression d'une ligne s'obtient en cliquant avec Shift sur la ligne à supprimer
Bilan
Liste le bilan par état du document en devis facture,,, ou tout les chiffrages
Impression du tableau
Suppression d'une ligne du tableau en double cliquant (la ligne reste en mémoire pour d'autre calcul)
Suppression totale d'un ligne du journal ne sera plus disponible pour d'autre calcul
Bilan vente
Liste la vente des produits par état
Impression du tableau
Vous pourrez conserver le journal des ventes
Mise en page des documents et mise en route du programme avec vos données
Remplir la feuille base avec vos données
Les chapitres sont compartimentés par section de 20 lignes
Renseigner impérativement l'unité, MO(0 si nul) et fourniture ou prix de l'article
10 tarifs sont disponible, ils sont validés lorsque les colonnes sont remplies
Vous pouvez utiliser des formules
Vider la feuille Fichier en conservant les titres
Vider la feuille HN en conservant les titres
Vider la feuille Clients en conservant les titres
Mise page des documents
Vider les feuilles et non les supprimer
Mettre en page votre document avec les mentions obligatoires
Vous pouvez ajouter des images, logos, etc.
Compter le nombre de lignes d'entête, nombre d'articles, pied de page (Voir feuille Devis2 pour exemple)
Noter la colonne des éléments à renseigner
Ouvrir le programme et activer la page OPTIONS sur la page principale
Renseigner les différents champs nombre de lignes d'entête, nombre d'articles, pied de page et le contenu des colonnes
Mettre 0 pour la page de garde
Quitter
Retourner sur le programme et lancer un aperçu de votre document
Quitter le programme et retourner sur le document
Il faut maintenant faire les liens avec les données fixes (Feuilles données ou Logo) et variable colonne N du document
Les données fixes
Elles correspondent aux éléments comme nom du client, adresse, N° de facture, Date etc.
Vous pouvez utiliser la feuille Logo pour mettre les données de l'entreprise, nom adresse etc.
Utile pour n'avoir qu'à changer une cellule pour renseigner tous les document,
Se positionner sur la cellule devant récupérer l'info, taper = et cliquer sur la feuille données ou Logo puis sur la cellule en colonne B
Valider par Enter
Vous devez retrouver une formule du style = Données!B2
Afin de conserver le lien fixe modifier la formule en plaçant des $ devant la lettre et le nombre pour avoir =Données!$B$2
Les données variables
Elles correspondent aux différents montants TTC, HT, Acomptes, TVA etc.
Se positionner sur la cellule devant récupérer l'info, taper = et sur la cellule en colonne B
Vous devez retrouver une formule du style =N10
Ne pas la modifier avec les $ afin de conserver le "glissement" des formules
Votre document est terminé, il ne reste plus qu'à le dupliquer
Sélectionner complètement le document et taper Ctrl/c puis la touche F2 (Enregistrement des hauteurs et largueurs de cellules)
Se positionner sur la première ligne de la seconde page et taper Ctrl/v puis sur la touche F3
Et ainsi de suite en conservant bien la même longueur de page par document
Vous disposez de 210 lignes d'articles, il suffit de faire la division pour avoir le nombre de page à dupliquer
Reste à régler les longueurs de page
Faire un aperçu et régler dans Page l'échelle ou l'ajustement automatique à 1 en largueur et 10 ou plus en longueur
Cliquer sur Aperçu des sauts de page et déplacer les barres de page en début de document
La page de garde
Vous souhaitez avoir une page de garde
Insérer un certain nombre de lignes, faire la mise en page du document et des liens
Régler les sauts de page
Ouvrir le programme et activer la page OPTIONS sur la page principale
Renseigner le nombre de lignes de la page de garde
Il ne reste plus qu'à faire la même manip sur les autres feuilles
Traduction
Pour modifier le nom des étiquettes, messages, listes renseigner la colonne B de la feuille Traduction
Feuille BASE
Les chapitres sont compartimentés par section de 20 lignes
Renseigner impérativement l'unité, la fourniture ou prix de l'article 10 tarifs sont disponible, ils sont validés lorsque les colonnes sont remplies
Vous pouvez utiliser des formules
Aperçu: