Exemple modèle Excel sur la gestion de projet
Comment créer un outil de gestion de projet sur Excel?
En gestion de projet, l'époque des notes autocollantes et des cahiers remplis de bouts de papier est révolue depuis longtemps. En effet, la data ou les données sont le pétrole de la discipline de la gestion de projet.
Avant de pouvoir planifier votre projet, vous devez disposer des bons outils pour rassembler les données dont vous avez besoin pour formuler une stratégie, et les modèles Excel de gestion de projet sont un excellent point de départ, notamment pour les PME et les startups.
Cet article montre comment nous pouvons élaborer des outils de gestion de projet sur Excel, et sert de référence pour des gestionnaires de projets qui veulent profiter du fameux tableur Excel.
Les outils de gestion de projet dans le contexte du projet
Un projet est lancé pour achever la réalisation d'un objectif. Mais pour atteindre cet objectif, il faut une stratégie et ensuite les étapes pour mettre en œuvre cette stratégie avec succès.Bref, un plan d'action.
Les visions des projets sont pragmatiques et le plan d'action est un cadre pour recueillir vos idées sur l'exécution du projet de manière efficace et efficiente. Que le projet soit de grande ou moyenne taille, les outils de gestion de projet sont des filets de sécurité qui garantissent de ne rien perdre des objectifs fixés.
Quand vous êtes gestionnaire de projet, vous devez réussir des étapes fondamentales sur la voie de la réussite du projet et de la planification des ressources en passant par la définition des tâches et des jalons.
Devez-vous choisir Excel ou un outil de gestion de projet ? La question est en effet très courante, et pour ne pas tomber dans une dévalorisation des fonctionnalités d'Excel :
S'il est vrai qu'un diagramme de Gantt peut être trop complexe dans Excel, il est possible de profiter pleinement de Microsoft Excel
Créer tous les documents de projet dont vous avez besoin pour gérer votre projet Excel s'avère une opportunité alléchante.
Pour ne pas commencer à l’aveugle, il est conseillé d’explorer Internet, vous y trouverez des feuilles de calcul conçue sur Excel pour la gestion de projet. Vous pouvez télécharger des outils et les adapter à votre projet.
Exemple : nous allons détailler ici un cas concret qui présente en soi un dilemme.
Un diagramme de Gantt est un outil visuel qui vous aide à voir en un coup d'œil le calendrier des tâches et leurs dépendances au cours du cycle de vie d'un projet.
Il vrai qu'un diagramme de Gantt peut être trop complexe dans Excel, en particulier lorsque vous avez besoin de fonctionnalités de planification plus avancées telles que les dépendances de tâches et l'allocation de ressources.
En entreprise, deux choix sont possibles, le premier est d’utiliser le logiciel de diagramme de Gantt en ligne pour vous aider à planifier des tâches avec votre équipe, le deuxième choix est d’avoir l’audace de le créer sur Excel.
Les outils de diagramme de Gantt en ligne sont intégrés au logiciel de planification et de gestion de projet, de sorte qu'il peut être mis à jour en temps réel. Cela permet des modifications faciles par glisser-déposer et peut être codé par couleur pour la personnalisation selon les besoins.
Mais pour créer rapidement un diagramme de Gantt de vos listes de tâches, vous pouvez télécharger le modèle de diagramme de Gantt Excel ( il est gratuit ) pour créer facilement un calendrier de projet. Ajoutez simplement des tâches et des délais pour voir combien de temps votre projet prendra.
Explorer la gestion de projet avec Excel : illustration de quelques cas en gestion de projet
Le rapport de situation : la nécessité d'un rapport de situation est évidente. Si vous n'avez pas de bonnes informations sur ce qui se passe dans le projet, vous conduisez le projet à l’aveugle. Vous n'avez aucune idée s'il est sur la bonne voie ou si les ressources sont bloquées.
Avec un modèle de rapport d'état conçu sur Excel, vous allez avoir un outil pour améliorer considérablement la communication de votre projet, à la fois avec les parties prenantes lors d'une présentation, mais aussi avec les membres de l'équipe.
C'est à vous de décider de la fréquence des rapports. Mais avec un modèle de rapport d'état, une grande partie de temps de travail inutile qui peut vous éloigner d'un projet est déjà dépassé avec un modèle à disposition, vous donnant un meilleur accès aux informations dont vous avez besoin.
Le modèle WBS : un projet est composé de plusieurs parties et ces parties sont créées par Tasks. La répartition de travail est un moyen de visualiser et de suivre les livrables, les tâches et les sous-tâches du projet, qui sont nécessaires pour les réaliser.
Plusieurs plateformes proposent un modèle WBS qui structure le processus de décomposition de grands projets en tâches de plus en plus petites, dans une image hiérarchique qui vous permet de voir toute la portée du travail du projet.
La répartition des tâches est un élément clé de la planification. Il est également essentiel pour estimer les coûts du projet et établir un calendrier réaliste. Mieux encore, étant donné que notre modèle WBS gratuit est une feuille de calcul, il peut être téléchargé depuis le logiciel pour démarrer un projet, attribuer des tâches aux membres de l'équipe, surveiller et suivre la progression une fois le projet exécuté.
Vous pouvez concevoir le modèle WBS dans Excel, vous devez commencer par renseigner les informations de base telles que la date et le nom du projet et de son responsable. Ensuite, listez les noms de chaque phase.
Sous chaque phase, vous devez énumérer toutes les activités nécessaires pour les réaliser ainsi que la charge de travail, dans un ordre séquentiel. Vous pouvez également ajouter plus de niveaux de complexité si nécessaire.
N'oubliez pas de créer un dictionnaire WBS dans lequel conserver des informations détaillées.
Une fois le document préparé, vous pouvez partager le WBS avec votre équipe, afin qu'elle donne son approbation et soit au courant de l'ensemble du processus.
Le plan de projet : le plan de projet est crucial pour s'assurer que les étapes sont maintenues avec le temps. Il sert également à contrôler le travail au niveau des tâches.
De la périodisation des tâches à l'attribution et à l'enregistrement du statut, de la chronologie et des ressources, le plan d'action peut être téléchargé de manière transparente sur les outils de gestion de projet, de sorte que vous pouvez utiliser toutes ses fonctionnalités pour visualiser le flux de travail et suivre les progrès avec notre tableau de bord en temps réel.
Pour le créer sur Excel, vous devrez d'abord ajouter quelques titres à votre tableau.
Laissez la première ligne de la feuille de calcul vide. Dans la deuxième ligne, entrez les intitulés, nous utilisons pour cet exemple l’intitulé de “ Responsable”, ainsi que, la “ Date de début", “Date de fin”, “Jours” et “Statut”. Vous pouvez également ajouter plus d'en-têtes pour plus de granularité, comme le budget, le coût, etc.
Mettez le texte en surbrillance et dans les choix de “Alignement”, cliquez sur l'icône au milieu pour centrer les intitulés.
Pour la mise en forme des intitulés (qui correspondent aux tâches), mettez en surbrillance tout le texte que vous venez de saisir et sous l'onglet Accueil, dans le groupe Cellules, cliquez sur Format. Sélectionnez Largeur de colonne et définissez la largeur, entre 15 et 20, afin de disposer de suffisamment d'espace pour saisir les informations de votre projet.
Le budget de projet : un projet peut avoir un excellent plan, mais sans le soutien financier pour le payer, rien ne peut arriver. C'est pourquoi un budget de projet, aussi fastidieux, qu'il soit, est l'une des étapes les plus importantes pour mettre un projet sur la bonne voie pour réussir.
Un tableau de budget de projet conçu sur Excel est un document crucial pour le démarrage d'un projet, et se veut également un moyen de suivre ce budget tout au long du cycle de vie du projet.
Ce tableau peut couvrir tous vos coûts, des plus faciles à collecter, comme la main-d'œuvre et les matériaux, à ceux qui changent ou se reportent d'un projet à l'autre. Les budgets sont des estimations, mais avec ce tableau. Conçus sur Excel, ces chiffres seront plus précis.
La feuille de temps : les membres de l'équipe doivent disposer d'un moyen de suivre leur travail à travers les tâches qui leur sont assignées, et une simple feuille de temps peut leur fournir un moyen facile de les maintenir dans les délais et de vous donner les informations dont vous avez besoin pour savoir où ils en sont dans leurs tâches.
La feuille de temps conçue sur Excel peut calculer le coût par heure et comprend des colonnes de vacances et d'heures supplémentaires, pour enregistrer avec précision le temps passé sur le projet. Mais les feuilles de temps de projet sont utiles pour un certain nombre d'objectifs différents, c'est donc un outil utile. Vous pouvez filtrer les colonnes et personnaliser les rapports, les partager facilement par e-mail, PDF ou Excel et fichier CSV. En outre, votre équipe peut soumettre des feuilles de temps en fonction des tâches réelles du système et vous recevrez des alertes par e-mail lorsqu'elles le feront.
Le tableau de bord : le tableau de bord du projet est ce qui vous maintient dans le siège du conducteur tout au long du cycle de vie du projet. Il vous permet de surveiller le projet, de suivre l'état des tâches, le budget, etc.
À partir de tableaux de bord de gestion de projet sur Excel, vous pouvez créer des graphiques et des graphiques qui vous donnent une vue visuelle et facilement compréhensible de votre gestion des tâches et de la charge de travail, ainsi que des coûts. C'est un moyen sûr de rester au courant d'un projet en général et de savoir où vous devez approfondir les détails.
Il s’agit d’un outil de suivi des projets et des tâches peut vous aider pour gérer une liste de tâches et comprend des colonnes pour la durée prévue et réelle du projet afin que vous sachiez ce qui fonctionne et ce qui nécessite plus d'attention.
La gestion de projet ne s’improvise pas et toute démarche de management de projet doit s’inspirer des standards internationaux en la matière. Excel est une opportunité pour les gestionnaires de projet juniors ou les PMS qui leur permettent de concevoir des modèles ou télécharger les modèles gratuitement sans avoir à dépenser un budget pour l’acquisition des outils souvent très coûteux.