Modèle de conciliation bancaire sur Excel
Le pourquoi du comment de la démarche de conciliation bancaire !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La conciliation bancaire consiste à évaluer l’état financier d’une entreprise en vérifiant la concordance entre les documents comptables et les relevés de comptes bancaires. Autrement dit, ce processus permet d’ajuster la balance entre les entrants et les sortants pour rapprocher au dernier centime le solde débiteur du solde créditeur, d’où vient la deuxième appellation : rapprochement bancaire. Cette pratique est tenue régulièrement par les services comptables des grandes structures, pour empêcher tout chevauchement ou enregistrement tardif des transactions. Certains dirigeants de PME ou entrepreneurs individuels trouvent que c’est une tâche lourde à éviter tant qu’aucune anomalie de gros calibre n’est détectée. A travers cet article, nous ambitionnons vous convaincre de l’importance de la conciliation bancaire en vous rapprochant au maximum de cette démarche et en vous initiant à son exécution régulière et dans les meilleures circonstances.
Les questions les plus fréquentes sur le rapprochement bancaire
Pour bien expliciter cette démarche, nous vous proposons de s’appuyer sur l’outil d’analyse QQOQCCP pour cerner le contexte du rapprochement bancaire et récolter des réponses pointues sur les questions couramment posées.
- Quoi: réaliser un rapprochement bancaire pour comparer les chiffres arrêtés dans les documents internes de comptabilité avec ceux fournis par l’établissement bancaire.
- Qui: les membres désignés du service de comptabilité.
- Où: au sein de l’entreprise même et en toute confidentialité.
- Quand: en fonction de la fréquence des transactions, vous pouvez concilier une fois par semaine, sinon mensuellement après l’édition du relevé bancaire en vigueur.
- Comment: les vérifications peuvent se faire d’une manière manuelle, suivi d’une saisie sur un fichier Excel dédié, ou en intégrant les différents documents sur un logiciel de comptabilité qui prend l’analyse en charge.
- Combien: l’analyse ne demande pas de coûts spécifiques, vous pouvez utiliser les moyens mises en bord.
- Pourquoi : pour détecter toute sorte d’anomalies au niveau des comptes de l’entreprises ou des déclarations financières.
En disposant de tous ces éléments utiles, vous pouvez changer vos habitudes et enregistrer avec soins vos opérations via vos propres outils pour vous lancez sans aucune hésitation le jour du contrôle.
A quoi sert la conciliation bancaire ?
Rappelons que la conciliation bancaire est un outil de contrôle de la trésorerie d’une entreprise, donc il s’avère utile de vous fournir certains termes relatifs au domaine de la comptabilité.
- Solde débiteur: le solde d’un compte est caractérisé de débiteur, à force de valider des transactions en absence d’approvisionnement, donc le montant affiché est d’une valeur négative.
- Solde créditeur: le compte renferme un solde positif, lorsqu’il n’y a pas de dépassements et tout est en règle.
- Documents comptables: représentent tous les livrables qui servent à enregistrer et à justifier les dépenses et les entrées de caisses d’une entreprise.
La conciliation bancaire est dotée d’une grande importance, car elle permet de fluidifier les opérations des entreprises et de garantir une transparence entre les gestionnaires des comptes et la hiérarchie. En plus, elle permet de détecter d’une manière précoce les erreurs avant qu’ils conduisent à des décalages de graves intensités et qui peuvent nuire à l’avancement de l’entreprise, tel que :
- L’oublie de saisie ou d’enregistrement d’une opération.
- Les erreurs au niveau du montant total.
- Les gestes commerciaux ou les remises valides et non prises en compte.
Nous pouvons conclure que les avantages de la conciliation bancaire régulière, se manifestent dans la maîtrise des risques, le suivi des performances (via le chiffre d’affaires réalisé) et le maintien de l’équilibre entre le solde débiteur et le solde créditeur au-dessus de la barre du découvert. La conciliation bancaire permet aussi de confirmer la fiabilité des documents comptables de l’entreprise. Plusieurs se demandent si la conciliation bancaire est une obligation ou un choix, et nous confirmons qu’aucun texte réglementaire n’oblige les entreprises à concilier, mais c’est dans leur intérêt de procéder à ce contrôle.
Existe-t-il des différences justifiées à l’instar des différences injustifiées ?
Les différences détectées lors d’une conciliation bancaire peuvent être dû à une faute de frappe ou une erreur de calcul qui relèvent d’un manque de concentration de l’agent responsable de l’opération, parfois ça peut témoigner une tentative de fraude. Dans tous les cas, une investigation doit avoir lieu pour déterminer la source de l’écart et la raison derrière, afin d’appliquer les actions correctives dans les plus brefs délais. Pour le sort du responsable, il faut attirer son attention lors de la réunion de mise au point ou le sanctionner s’il s’agit d’une situation plus délicate. Pour prévenir ces risques et assurer la meilleure conduite des employés, le programme de formation doit intégrer des formations sur les bonnes pratiques, pour conclure des transactions dépourvues d’erreurs. Les différences citées sont des différences injustifiées du point de vue comptable, et il existe par contre des différences justifiées qui peuvent être fréquentes malgré la bonne tenue des comptes et les efforts déployés par les employés. Parmi ces écarts justifiés, nous distinguons :
- Transaction bien enregistrée sous l’état ‘paiement effectué’ et absence de la somme convenue sur le compte bancaire, dans ce cas-là, soit le paiement n’est pas encore visible suite à une présentation d’un chèque dont l’encaissement est en cours, ou bien le client a souligné son besoin pour un délais de paiement et dont la date n’est pas encore arrivée.
- De même une opération peut être réalisée avec succès, tandis que les comptes n’affichent qu’un paiement partiel uniquement, chose qui peut justifier un paiement en échéances.
Pour toutes ces raisons, il est très important de noter tous les éléments explicatifs sur les livres comptables, surtout en ce qui concerne les modalités du paiement adoptés par les clients, comme ça lors de la conciliation les choses seront plus claires et plus logiques à justifier.
Cinq étapes à suivre pour procéder au rapprochement bancaire !
Nous proposons un enchaînement de cinq étapes qui va vous faciliter énormément votre démarche du rapprochement bancaire :
- Collectez
Organisez-vous pour que vous puissiez collecter l’intégralité des documents comptables relatifs à la période concernée et qui vont faire objet de votre inspection. De même, demandez auprès de votre banque l’état des comptes jusqu’au jour souhaité.
- Comparez
Lors de cette phase, vous devez mettre les deux documents devant de vous, et par l’intermédiaire des références uniques attribuées à chaque transaction, essayez de trouver la trace de chaque opération sur les deux versions et assurez-vous qu’il s’agit du même contenu.
- Relevez
Si vous remarquez une anomalie, n’hésitez pas à la mentionner en présentant exactement la discordance et en expliquant selon votre point de vue et votre œil critique d’où peut-il venir.
- Rectifiez
Apportez les corrections nécessaires et alimentez votre rapport au fur et à mesure, pour garder la traçabilité de vos modifications et l’utiliser lors des réunions de mise au point.
- Vérifiez
Dès que vous terminez l’ensemble des rectifications, revérifiez vos sommes totales pour s’assurer que les comptes affichent le même solde que les papiers de comptabilité.
Les cinq étapes évoquées représentent la base de la conciliation bancaire et selon le mode choisi pour exécuter cette dernière des modifications peuvent avoir lieu au niveau des outils employés.
Quel mode de rapprochement bancaire choisir ?
Le rapprochement bancaire n’est pas conditionné par une norme à suivre par l’équipe de comptabilité, chaque entreprise a la flexibilité d’opter pour la méthode qui lui sert au mieux. Nous distinguons un mode manuel et un mode plutôt automatique, le rapprochement bancaire manuelle consiste dans un premier lieu à enregistrer en détail toute transaction validée. La date, le montant total, le mode de paiement et la date du paiement prévu représentent des éléments clés à saisir impérativement. Ensuite, la phase de comparaisons se déclenche en vérifiant si chaque opération mentionnée sur le relevé bancaire est inscrite à la même date dans les enregistrements internes et renferment un montant total identique. Toute anomalie détectée doit être saisie par le contrôleur sur un tableau Excel dédié. En bas du tableau un récapitulatif doit énumérer la somme totale déclarée, le solde affiché ainsi que le montant en écart. Si le nombre des transactions est très important, la conciliation manuelle peut prendre un temps supplémentaire et représenter une mission assez fastidieuse. Passons à la conciliation automatique, les transactions sont référencées automatiquement et enregistrées sur le système intelligent par ordre chronologique des événements, l’agent en charge n’a qu’à introduire dans la base de données les documents bancaires et mettre à jour cette dernière en continue. Le logiciel analyse en quelques fractions de secondes les données et fournit un rapport détaillé qui comprend le taux de ressemblances et celui d’écarts. La méthode automatique est plus pratique et plus facile, comme elle réduit significativement le risque d’erreur humaine. Certaines entreprises préfèrent sous-traitées leur conciliation bancaire à défaut de temps ou d’expertise, certes ça permet de collaborer avec un expert de son métier qui va vous présenter un rendu irréprochable mais ça peut peser lourd si vos transactions sont nombreuses et leurs apports est faible (formés de petites sommes) en comparant avec le prix estimé de la prestation.
La trésorerie de l’entreprise est constituée de l’ensemble des sommes d'argent générées par les transactions d’achats et de ventes. Sa bonne gestion vous permet d’avoir une idée sur le solde disponible en temps réel, ainsi que les opérations à venir. Cette visibilité vous conduit non seulement à modifier vos indicateurs de performances pour atteindre les objectifs souhaités, mais aussi ça vous permet de bien gérer vos charges et vos dépenses pour ne pas dépasser votre crédit et atteindre progressivement le plafond du débit accordé par votre établissement bancaire. Il faut noter que tout dépassement est conditionné par des frais supplémentaires, si jamais vous épuisez l’autorisation de la facilité de caisse, des intérêts relatifs au débit (agios) seront facturés. La conciliation bancaire est un outil qui a démontré une grande efficacité de gestion et qui a pour but de maîtriser à la fois le flux de votre argent liquide et suivre l’encaissement des chèques et l'arrivée des versements loin des erreurs et des écarts.