Modèle Excel tableau de bord conformité et sécurité
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Comment gérer les indicateurs de conformité et de sécurité dans l’entreprise via des tableaux de bord pratiques et efficaces ?
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
Au sein d’une entité les tableaux de bords assurent un suivi minutieux des différents indicateurs et paramètres critiques qui nécessitent un contrôle régulier pour faire avancer la structure sur la voie appropriée. Parmi les indicateurs vitaux, nous trouvons le taux de conformité de l’entreprise en termes de structure générale, de matériaux et de produits finis en comparant avec les normes en vigueur et les cahiers de charges des clients, ainsi que le taux de sécurité remarqué concernant les employés, les informations confidentielles et les locaux et qui font en continue l’objet de plusieurs audits. Ces deux indicateurs sont dotés d’une grande importance, donc pour les suivre de près, nous vous proposons la méthode la plus simple qui consiste à tracer des tableaux de bords qui seront alimentés par la suite au fur et à mesure et convertis pour une meilleure exploitation des résultats. Découvrons de près cet outil sous sa forme classique et celle prospective ainsi que les principales catégories d’indicateurs auxquelles il faut s’intéresser.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord ? et quelles sont ses fonctionnalités ?
Au départ, la notion du tableau de bord a été introduite dans les unités de productions qui se basent sur les outils technologiques pour concevoir, produire et mettre sur le marché des produits conformes et qui répondent aux besoins des clients. La mission principale du tableau de bord était de détecter les facteurs les plus impactant dans un processus ainsi que les différentes relations entre eux pour proposer un nouveau processus optimisé au maximum. Petit à petit ce tableau s’est généralisé et devient applicable dans tous les secteurs. Ce dernier sert aussi à d’autres fins et assure la satisfaction de toute la hiérarchie en termes d’objectifs à suivre. De nos jours, le tableau de bord d’une entreprise est défini comme étant un outil interne de gestion qui consiste à présenter la variation de certains indicateurs en fonction du temps. Il permet de collecter une multitude de données numériques et non numériques à la fois afin de constituer une image complète sur la situation actuelle de l’entreprise et permettre aux dirigeants de se projeter pour prendre les bonnes décisions aux bons moments. Le tableau de bord a montré son efficacité dans l’élaboration des plans d’actions nécessaires pour atteindre les objectifs souhaités.
Avant de citer l’ensemble des fonctionnalités d’un tableau de bord, il convient d’évoquer dans un premier lieu ses caractéristiques indispensables qui le rendent plus pratique et mieux exploitable. Le tableau de bord doit être simple avec des cases claires et bien définies pour faciliter la saisie des données avec des champs de rédaction pour assurer un reporting si nécessaire. Il doit aussi être ciblé vers les points les plus marquants pour faciliter la communication ultérieure entre les différentes parties concernées. La réactivité est appréciée également dans un tableau de bord pour permettre l’extraction des données avec le moindre effort. Comme déjà expliqué, le tableau de bord sert à remplir des fonctionnalités précises, il permet de garantir un suivi de la progression du travail demandé dans tous les services, il relève les points faibles des systèmes et des processus, ainsi que les contraintes qui peuvent nuire à l’avancement du projet. Le tableau de bord favorise remarquablement la culture de gestion des risques dans le rang de tous les employés.
Qu’est-ce qu’un indicateur ? et quelles sont les principaux indicateurs à suivre dans un tableau de bord ?
Un indicateur vise à exprimer un fait ou un événement par une forme unifiée et normalisée (numéro, appellation …) pour l’expliquer davantage et comparer les rendus avec les normes ou les références et communiquer le résultat d’une manière assimilable par tout le monde. Nombreux sont les indicateurs à contrôler par le biais d’un tableau de bord, et dont la pertinence varie significativement d’un secteur d’activité à l’autre, mais plusieurs classifications sont proposées selon la nature des indicateurs ou selon l’objectif final recherché. Les indicateurs répartis en ensembles sont les indicateurs qui dépendent de deux variables complémentaires entre eux. Le champ d’application des indicateurs en ensemble reste très restreint ainsi que le nombre d’informations collectés, ce qui les rend moins utilisables. Les indicateurs synthétiques sont des indicateurs dépendant de plusieurs variables agrégées et dans l’ensemble des données apporte plus de détails et d’exactitudes sur le phénomène de base étudié, ces indicateurs offrent une seule réponse (chiffre, symbole …). D’autres catégories d’indicateurs sont proposées en fonction de leurs devenir :
- • Les indicateurs stratégiques, favorisent la prise des décisions par les responsables, permettent de fixer des objectifs clairs et réalisables à court, à moyen et à long terme et au final oriente et impacte positivement la stratégie de l’entreprise. La conformité est considérée comme un indicateur stratégique de premier ordre qui est doté d’un impact très considéré et cela sur les produits fabriqués par l’entreprise ou même les services qu’elle propose.
- • Les indicateurs opérationnels sont employés pour quantifier sur le terrain le taux de réalisations et d’application des procédures par tous les départements de l’entreprise (ressources humaines, comptabilité, commercial…). La sécurité est un paramètre sensible et auquel l’entreprise doit attribuer une grande attention pour garantir sa pérennité. La sécurité peut concerner les données emmagasinées dans les bases de données et aussi la sécurité des employés dans les locaux et les chantiers détenus par l’entreprise.
Un large choix d’indicateurs est proposé par les auteurs, mais il faut absolument savoir les trier de la bonne manière. Selon le cœur de métier de chaque entreprise, le choix des indicateurs doit reposer sur ceux qui sont faciles à mesurer (coût de collecte abordable, accessibilité des locaux pour la prise de mesures en question…), ayant un impact élevé et un haut degré de pertinence en les traitant statiquement pour plus de visibilité.
Comment élaborer un tableau de bord axé sur les indicateurs de conformités et de sécurité ?
Avant de commencer à tracer votre tableau de bord, vous devez mener des réunions avec les équipes concernées pour préparer tous les éléments qui vont figurer sur ce tableau. La première étape consiste à bien identifier et exprimer les objectifs de l’entreprise, mais il faut savoir que la réalisation de ces derniers est dépendante de la performance des services ainsi que de certains facteurs externes et internes. Pour cela, il faut absolument passer par l’une des méthodes qui permettent de relier à chaque facteur des causes et des effets. Le diagramme d’Ishikawa est largement employé et permet de visualiser l’objectif final sous forme d’une flèche horizontale alimentée par les flèches secondaires inclinées. L’ensemble des arêtes de poissons relève les différents entrants impactant la réalisation adéquate dudit objectif. La technique OVAR est de plus en plus adoptée par les gestionnaires et dont les abréviations signifient : Objectifs, Variables d’Actions et Responsabilités. OVAR permet de mettre en jeu des objectifs organisés sous forme d’un schéma arborescent et qui sont liés à des plans d’actions attribués à chacun des employés de l’entreprise en fonction de sa position et son niveau de responsabilité.
Dès que la représentation des causes et effets est finalisée, cette dernière peut être alimentée par les indicateurs relatifs au projet, comme la conformité et la sécurité. Les indicateurs à leur tour doivent subir une étape de sélection pour choisir ceux qui sont au service des objectifs déterminés et qui sont facilement applicables. L’ensemble est présenté sous forme de matrices à distribuer aux agents de contrôle de la conformité et de la sécurité. Et de cette manière, en regroupant toutes matrices comprenant les objectifs, les plans d’actions et les indicateurs de suivi vous pouvez obtenir un tableau de bord complet et irréprochable.
L’évolution du tableau de bord classique vers un autre à caractère prospectif
Le tableau de bord qualifié de classique prend comme point de départ le contrôle des variables pour atteindre les objectifs et minimiser les risques. Tandis qu’en pratique, cette surveillance n’est guère suffisante vue la complexité de certains processus et l’inaccessibilité à la totalité des paramètres et donc le tableau de bord classique ne permet pas de couvrir tous les indicateurs et par conséquent ne présente pas la vue globale souhaitée. Mais ça n’empêche qu’il impacte favorablement la conduite des travaux et aide à la prise de décisions. Ajoutons que ce type de tableaux est fondé sur une réalité approuvée qui confirme que le taux de performances d’une entreprise dépend de sa situation financière et de son potentiel de croissance. Néanmoins, le suivi de la performance financière n’offre qu’une vision tardive sur la performance d’une entreprise car les indicateurs surveillés sont fixés au préalable et peuvent être inutiles et sans valeur ajoutée pour la période en question. Donc, les indicateurs financiers tout seuls ne sont pas assez fiables. Le tableau de bord prospectif propose de s’intéresser à plusieurs axes à la fois pour surmonter ces lacunes et maîtriser le projet en sa totalité et en temps réel. La planification de cette approche passe par la détermination des objectifs et le recensement des différentes ressources et moyens disponibles à l’exécution. Les axes sur lesquelles s’articule le tableau de bord prospectif sont :
- Axe financier qui s’intéresse au chiffre d’affaires réalisé durant une période déterminée, ainsi que les éventuels investissements qui seront mis en place.
- Axe client qui met le point sur le rôle du client dans l’écosystème et l’importance de sa satisfaction.
- Axe processus qui relève les points forts de l’entreprise et ceux qui nécessitent des efforts supplémentaires pour s’aligner ou même dépasser de loin la concurrence.
- Axe de développement qui concerne la vision de l’entreprise sur l’amélioration des locaux, matériaux, et la formation professionnelle du personnel.
Le suivi ne s’effectue pas par la prise de mesures ou l’approbation de la conformité par le responsable du poste lui-même, mais il intègre les différentes parties prenantes en favorisant la communication avec eux et surtout leur retour d’expériences. En fonction des données recueillies, la stratégie de l’entreprise, qui est flexible à la base, subit des modifications et des ajustements pour qu’elle soit plus proactive et répond au mieux au positionnement de l’entreprise dans son environnement.