Modèles de facture d'acompte Excel
Instaurez un système d’acompte pour une meilleure gestion de votre trésorerie
Article rédigé par : CHIBIANE Yousra
Adopter un système d’acompte vous permet de gérer plus facilement votre trésorerie et de la sécuriser financièrement. En effet, dans la vie des affaires, il est courant de demander à un client de payer une partie du prix de la prestation avant que celle-ci soit réalisée, afin de pouvoir minimiser le risque d'annulation à la dernière minute ou ne se présentant tout simplement pas au moment prévu. Une vraie hantise pour ceux qui proposent des services. Voici quelques bonnes raisons de mettre un système d’acompte en place le plus tôt possible.
En pratique, qu’est ce qu’un acompte et quel est l’intérêt d’en verser?
Un acompte est une somme d’argent que vous demandez à votre client de verser avant que sa prestation soit réalisée ou que sa marchandise soit livrée. Cette somme correspond généralement à 30% de la somme totale. La somme versée est ensuite soustraite du coût initial du service ou du produit acheté, et doit figurer dans la facture finale. Cette opération est bénéfique tant pour le client que pour le prestataire. Du côté du prestataire, elle permet de garantir l’aboutissement de la transaction vu que le client s’y engage. Se trouvant ainsi, le client devient peu susceptible de désister, à moins d’y laisser son argent, ce qui rend le risque d’impayé réduit. Quant au client, les acomptes lui permettent de verser le prix de sa prestation sur plusieurs parties, ce qui lui épargne une grosse dépense d’un coup. Ainsi, une commande est validée par un premier paiement. Ensuite, d’autres acomptes au fur et à mesure peuvent être versés si l’ampleur de la commande est considérable. Au final, le solde doit être réglé et doit tenir compte de tous les acomptes ayant été versés. Tout compte fait, le paiement de la commande peut être étalé dans le temps, ce qui crée un équilibre financier pour le client et pour le prestataire, dit lissage de trésorerie.
Comment instaurer un système d’acompte sans brusquer vos clients ?
Pour imposer un système d’acompte sans paraître brutal, vous pouvez commencer par exemple par orienter vos clients vers la réservation en ligne en leur vendant tous ses atouts.. Le défi que vous avez à relever est de convaincre les plus résistants à la digitalisation. Une fois fait, vos clients disposeront d’une réservation constamment disponible, un système de relance pour les rappeler leurs RDV ainsi qu’un aperçu de tous les produits que vous proposez dans votre e-boutique.
La réservation en ligne exige que le client verse une somme fixe ou un pourcentage du prix de la prestation, ce qui vous donne une visibilité de votre chiffre d’affaires sur une période donnée. En effet, la totalité de votre chiffre d’affaires peut être déduite de vos acomptes car votre clientèle s’engage en versant une certaine somme. Dans le cas d’une annulation, vous encaissez l’acompte.
Comment un système d’acompte vous fait gagner du temps et de la data ?
Étant donné que l’acompte engage le client, vous êtes plus organisé et vous gagnez du temps car vos plannings sont respectés dans la majorité du temps, sans devoir être rectifiés. Au niveau de l’encaissement, vous pouvez également gagner du temps que vous pouvez capitaliser pour fidéliser vos clients et en attirer d’autres, en passant plus de temps dans la planification de votre stratégie marketing. Ces opérations en ligne impliquent le renseignement des coordonnées de vos clients sur la plateforme que vous utilisez pour la vente de vos produits ou services. Sans être intrusif, vous pouvez vous renseigner davantage sur vos clients en leur posant des questions sur leurs prestations préférées ou sur les offres qu’ils aimeraient voir plus souvent sur votre site. Vous travaillez donc sur la fidélisation de vos clients et ainsi, une proximité se crée entre vous, ce qui vous garantit un engagement plus fort de leur part.
Que doit obligatoirement figurer dans une facture d’acompte et quelles sont les règles qui la régissent ?
Si en tant qu’entreprise vous travaillez par le système d’acompte, vous devez le préciser à votre client au début, bien avant la mise en œuvre de la transaction pour éviter tout malentendu. Dans le cas où vous utilisez des factures pro forma, elles doivent aussi mentionner le système d’acompte instauré.
Quand vous émettez une facture d’acompte, il est impératif de respecter certaines obligations légales. Les champs qui doivent obligatoirement figurer dans cette facture correspondent aux éléments suivants :
- Le numéro de la facture ;
- La forme juridique de l’entreprise ;
- Les renseignements de base sur les deux parties : (nom, adresse, immatriculation…) ;
- Les informations sur le règlement ;
- Les informations relatives à la TVA ;
- Le prix détaillé avec mention du montant HT/TTC ;
- La date de l’émission de la facture.
Toutefois, il est utile de garder ces détails supplémentaires lors de l’émission de la facture d’acompte :
- Si vous voulez définir un délai de paiement, vous avez la possibilité d’indiquer une date précise pour recevoir la totalité du montant ou d’exiger le paiement à la réception ;
- Les spécificités des marchandises ou services fournis ne doivent pas être sur la facture d’acompte, chose qui doit obligatoirement figurer dans les factures classiques, en plus des valeurs avec et sans TVA de chaque objet.
Comment numéroter vos factures d’acompte ?
La numérotation d’une facture d’acompte suit les règles de facturation habituelles. Après l’établissement de votre facture d’acompte, elle est ensuite numérotée dans la continuité de vos autres factures (standards ou d’acompte). Rappelez-vous que la numérotation des factures doit être chronologique et sans rupture. Pour une meilleure organisation, et pour éviter toute éventuelle confusion, il est recommandé de faire une référence au devis auquel fait suite l’acompte sur la facture. Numérotez toutes les factures si vous comptez faire plusieurs acomptes pour une même commande.
En guise de bonne pratique, pensez à faire un récapitulatif de l’ensemble des acomptes reçus pour une commande donnée sur la facture finale pour garder une traçabilité de tous vos échanges avec le client en question.
Comment se fait le traitement de la TVA quand il s’agit d’une facture d’acompte ?
Etant donné que la facture d’acompte est soumise à la TVA, il faut à chaque fois penser à la comptabiliser. La TVA varie selon la nature de l’entreprise et la nature de la vente/service :
- Si vous êtes un micro-entrepreneur, vous n’êtes pas concerné par la TVA, ce qui vous permet d’établir votre facture d’acompte en n’indiquant que le montant HT ;
- Si vous êtes concerné par la TVA, et que ce sont des marchandises ou produits qui font objet de votre commande, la TVA ne peut être facturée qu’à la livraison. Dans ce cas, la facture d’acompte est émise sans TVA ;
- Le dernier cas concerne la prestation de services si vous êtes assujetti à la TVA, où cette dernière doit obligatoirement figurer sur la facture d’acompte.
Quelques logiciels pour débiter vos factures facilement
Vous l’aurez sûrement compris, le système d’acompte permet une gestion fluide de votre trésorerie. Ainsi, la facturation d’acompte présente une étape primordiale de l’aspect administratif de votre activité, et une facture conforme à la loi doit être fournie à vos clients. Voici donc quelques logiciels qui vous seront utiles lors de l’établissement de vos factures d’acompte :
Zervant
Simple et gratuit jusqu’à 10 clients, Zervant est un outil de facturation souvent sollicité de la part des entrepreneurs et petites entreprises. Vos factures peuvent être créées et envoyées en ligne en une minute ! Le logiciel offre la possibilité de créer des devis, des factures de vente avec et sans TVA.
Facture.net
Cet outil permet de créer et gérer vos devis et acomptes rapidement et surtout, très facilement. Gratuit pour toujours, il a été développé pour faciliter la facturation aux freelancers, aux TPE et aux PME en respectant les critères de la loi anti-fraude TVA.
Mon AE
Spécialement dédié aux micro-entrepreneurs, il vous permet de gérer vos clients, vos devis et vos achats. Il est optimisé pour vous faire gagner du temps. Certaines tâches peuvent être automatisées grâce à ce site, telles que la facturation récurrente de vos prestations ou de vos achats.