Modèles de facture automatique Excel
La facture automatique : levier de la transformation digitale des entreprises
La facture numérique simplifie le processus de facturation par la dématérialisation des factures papiers et l'optimisation des coûts de la consommation des documents.
La passage à la facturation électronique promet de nombreux avantages du moment où les organismes qui adoptent cette technologie respectent les obligations légales.
La facture numérique n'est pas nécessairement un nouveau concept, mais il existe encore une certaine confusion sur le sujet. Dans cet article, nous répondons à quelques questions sur la facture électronique et nous mettons en avant les avantages de la facturation électronique par rapport aux autres types de factures usuellement utilisés.
Qu'est-ce qu'une facture électronique et comment elle garantit la sécurité ?
Une facture numérique est une facture qui a les mêmes effets juridiques qu'une facture papier. Il faut garder souvent à l’esprit qu'une facture est la preuve de la livraison des marchandises ou de la prestation de services.
Une facture électronique est une facture qui est émise, transmise, reçue et stockée électroniquement en utilisant des formats de documents spécifiques. Les factures numériques sont numérisées tout au long du cycle de vie des documents, de l'émission à l'archivage.
Types de factures électroniques : il convient de distinguer deux types fondamentaux de facture électronique: la facture électronique au format structuré et la facture électronique au format non structuré.
Les deux types sont des documents électroniques qui peuvent être transmis via des réseaux de communications électroniques, comme Internet. La différence est que le format structuré facilite le traitement automatisé, contrairement au format non structuré.
Les factures au format structuré contiennent des données et peuvent être automatiquement générées par les systèmes de facturation informatisés de l'émetteur et traitées de manière automatisée par les systèmes informatisés de paiement et de comptabilité du destinataire. Des exemples de formats structurés sont ceux qui utilisent le langage XML.
Les avantages économiques de l'automatisation du processus de facturation l'emportent sur les économies d'impression et d'affranchissement. Pour cette raison, le bénéfice potentiel maximal est réalisé grâce à l'utilisation de factures électroniques au format structuré, bien qu'il existe des scénarios où ces avantages ne se concrétisent pas, comme le cas des factures destinées aux particuliers.
Remarque :
Bien qu'il existe de nombreux formats de factures électroniques acceptés, toutes les factures numériques ne sont pas des factures électroniques. Voici deux types de factures qui ne font pas la coupe:
Les factures PDF, généralement envoyées par e-mail, ne sont pas des factures électroniques. Les factures PDF ne peuvent pas être traitées automatiquement car elles ne sont pas envoyées dans un format structuré.
Les factures papier, même si elles sont converties au format numérique, ne sont pas des factures électroniques car elles n'ont pas été émises par voie électronique.
Toutes les factures, qu'elles soient électroniques ou papier, doivent garantir :
- La lisibilité de la facture.
- L'authenticité de l'origine de la facture : autrement dit, la garantie de l'identité de la personne tenue de la délivrer et de l'émetteur de la facture, qui peut être la même personne.
- L'intégrité du contenu de la facture : l'assurance que le contenu de la facture ne soit pas modifié.
L'authenticité et l'intégrité peuvent être garanties de plusieurs manières:
- Grâce à une signature électronique avancée basée sur un certificat reconnu.
- Grâce à l'échange de données informatisé EDI.
Par les contrôles de gestion habituels de l'activité commerciale ou professionnelle du contribuable, à condition qu'ils permettent la création d'une piste d'audit fiable qui établit le lien nécessaire entre la facture et la livraison de biens ou de services qu'elle documente.
La facturation électronique peut aider les tâches manuelles par des règles et des actions commerciales automatisées pour accroître l'efficacité, minimiser le traitement des erreurs et aider les entreprises à se conformer à la législation sur la facturation électronique.
Quels sont les avantages de la facturation électronique?
La facturation électronique automatisée entraînera des économies sur le coût des documents du papier, en optant pour ce mode numérique facturation, les coûts du processus de facturation se verront baisser de 60 à 80% selon plusieurs experts.
Lorsqu'elle est bien faite, avec la facturation électronique vous mesurez la réduction des coûts et de l'augmentation des marges bénéficiaires, ce qui n'est pas possible avec la facturation au format PDF et papier. Nous découvrons ci-après des avantages de la facturation électronique qui se traduisent par un retour sur investissement élevé, des économies à long terme l:
Opérations sans contact: la facturation électronique permet d'automatiser les tâches manuelles sujettes aux erreurs telles que la saisie, la correspondance et les approbations de données afin que vous puissiez affecter le personnel à des initiatives de plus grande valeur et gagner en productivité.
Meilleur flux de trésorerie et réduction des délais de recouvrement : la suppression de la paperasse et des tâches manuelles peut réduire les délais de vente en cours car ce délai peut s’étaler plusieurs jours dans la plupart des cas.
Échange sécurisé de documents et de données : le transfert de fichiers cryptés, les signatures numériques et les réseaux sécurisés font de la facturation électronique le moyen le plus sûr d'envoyer et de recevoir des factures. Il n'y a pas non plus de risque que les factures soient perdues par la poste ou envoyées dans des courriers indésirables.
Livraison et traitement en temps réel: possibilité d’afficher en direct l'état de la livraison et du traitement des documents sur des plates-formes cloud ou directement à partir de l’ERP.
Des données de haute qualité : la facturation électronique vous permet d'accéder et d'analyser les données au niveau de la ligne qui stimulent la croissance de l'entreprise grâce à de meilleures décisions financières et d'approvisionnement.
Factures précises: la validation et l'enrichissement automatisés des factures aident uniquement à corriger les données transactionnelles qui entrent dans votre système ERP. Moins de divergences signifie des temps de cycle plus courts et de meilleures relations commerciales.
Suivi et traçabilité: la facturation électronique suit automatiquement l'historique des transactions et l'intégralité du parcours des documents, vous évitant ainsi de passer du temps à le faire manuellement.
Respect de l'environnement : la facturation électronique vous aide non seulement à réduire la consommation de papier et les émissions de CO2, cet effort durable réduit également les coûts d'exploitation, conduit à une rentabilité plus élevée et crée une réputation de marque transparente et digne de confiance.
Respectez les exigences légales : la facturation électronique avec le bon fournisseur de services vous garantit d'être toujours à jour et conforme à la législation fiscale et d'archivage B2B et B2G.
Être prêt pour le travail à distance: les tâches de facturation électronique peuvent être effectuées de n'importe où sans avoir besoin de ressources supplémentaires telles que des imprimantes, des scanners ou le service postal.
Autres avantages spécifiques :
- Raccourcir les cycles de traitement, y compris la collecte, réduire les erreurs humaines, et éliminer les frais d'impression et d'affranchissement.
- Avoir un accès plus rapide et plus facile aux factures stockées.
- Réduire considérablement l'espace requis pour le stockage.
- Améliorer le service client, éliminer la consommation de papier et son transport, avec pour conséquence un effet positif sur l'environnement.
- Faciliter la lutte contre la fraude.
- Intégrer la facture dans les systèmes informatiques de l'entreprise, améliorant considérablement sa gestion.
- Contribuer à la modernisation de l’économie et au développement de la société de l’information.
Toutefois, ces avantages ne pourront se concrétiser si d’importants défis ne sont pas surmontés :
- Son adoption par les petites et moyennes entreprises (PME), qui constituent le segment le plus important du tissu commercial de plusieurs pays.
- Son acceptation par les citoyens de sa mise en œuvre dans les administrations publiques.
- L'interopérabilité des systèmes de facturation électronique qui permet leur utilisation dans les relations commerciales tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de nos frontières.
La facturation électronique est-elle indispensable ?
Il y a plusieurs raisons d'intégrer une stratégie de facturation électronique dans votre plan de transformation digitale:
Exigences juridiques et du marché: maintenant que de nombreux gouvernements ont déjà mis en œuvre des lois obligatoires sur la facturation électronique, d'autres emboîtent le pas. Votre pays pourrait être le prochain, donc cela ne fait pas de mal de commencer à se préparer maintenant.
Avantages concurrentiels : les entreprises privées profitent également rapidement des avantages de la facturation électronique. Être capable d'envoyer et de recevoir des documents électroniques montre que votre entreprise est avant-gardiste et prête à travailler avec toutes les capacités numériques.
Création d'emplois et agilité: l'automatisation ouvre plus d'opportunités au personnel qualifié. Elle permet aux entreprises de créer des rôles basés sur les compétences, de faire évoluer les rôles existants et de maintenir les opérations en interne plutôt que d'utiliser des ressources tierces. Il est également de plus en plus important de créer des rôles agiles et innovants qui ne sont pas entravés par des conditions de travail à distance.
Quelques points à prendre en considérations pour votre stratégie de facturation électronique :
Avant de vous engager dans une stratégie de facturation électronique, vous devez en effet poser les bonnes questions :
Comment amener votre entreprise à s'engager dans la transformation ?
Comment faire participer vos partenaires commerciaux à votre projet de facturation électronique ?
Comment savoir quels formats et normes de facture électronique sont les plus compatibles avec votre entreprise ?