Modèles de frais kilométrique sur Excel
Comment gérer correctement l’indemnité kilométrique ?
Article rédigé par: Zakaria AJANA
Plusieurs employés d’entreprises sont souvent en mobilité pour assurer des missions de commercialisation, de vente, d’assistance à la clientèle, etc.Cependant, en raison du manque de voitures de services, les collaborateurs d’entreprise peuvent être amenés à utiliser leurs voitures personnelles.
Pour cette raison, une indemnité est accordée au salarié.Ce principe tarifaire ne prend pas en considération la puissance fiscale des voitures utilisées.
D'où cette indemnité émane ?.Le barème de son calcul est-il standard partout dans le monde? Le but de cet article est de donner un aperçu détaillé sur le principe de l'indemnité à travers le monde et de faire la différence entre le constant et le variable quand il s’agit de la calculer.
Indemnité kilométrique : comment une entreprise paie-t-elle le kilométrage ?
Dans tous les pays du monde, chaque fois qu'ils utilisent leur véhicule pour des raisons professionnelles, les travailleurs ont le droit de recevoir une compensation ou une rémunération, il s’agit de l’indemnité kilométrique. Cette dépense est habituellement connue sous le nom de prix du kilométrage.
Comment ce prix du kilométrage est-il déterminé ? Plusieurs facteurs entrent en jeu: la législation de chaque pays qui se traduit concrètement par des mesures fiscales qui peuvent changer chaque année , la convention collective de chaque entreprise ou organisme et sa politique du travail. En revanche, l'ancienneté et la position du travailleur ont également tendance à influencer ce chiffre.
Examinons les paramètres utilisés pour déterminer ce montant dans le cadre légal et répondons aux questions les plus fréquemment posées au sujet du kilométrage dans le pays.
Il est de la responsabilité des entreprises de payer un montant économique aux travailleurs qui se déplacent pour une raison professionnelle. Le but est de couvrir les frais qu'ils ont engagés au cours des déplacements. Pour calculer cette indemnité, les informations suivantes doivent être décryptées :
La note de frais : cette note est le moyen de justifier la consommation pendant le déplacement pour le travail, ceci comprend le coût de l'hébergement et les repas. Cependant, chaque travailleur doit prendre connaissance des conditions qui existent pour cette compensation. Rarement où le régime élémentaire du salarié est pris en considération.
Dans le cas où le salarié dépense pour des repas autres que ceux spécifiés dans l'accord ou le contrat, ou pour des frais non nécessaires à l'exercice de vos fonctions, il ne pourra pas prétendre à un remboursement. Par exemple, les frais de visites touristiques en attendant l'heure de votre réunion d'affaires ne sont pas considérés comme des indemnités journalières.
Kilométrage : Il se réfère au prix moyen pratiqué pour calculer l’indemnité kilométrique. L'indemnité peut rembourser deux types de frais liés au déplacements : le premier est le déboursement de la mobilité dans les transports publics, le second est le coût de la mobilisation dans un véhicule privé, comme le carburant, l'huile, les pneus, l'assurance, entre autres. Les péages et le stationnement peuvent être remboursés s’ils sont justifiés. Au contraire, l'entreprise ne paiera pas les amendes de circulation. Les variables précédentes ont une valeur différente selon la destination, la distance parcourue et la charge transportée dans le cas échéant.
Quel type d'employés engage cette dépense et quelle politique pour la rembourser ?
La politique particulière des entreprises établit les aspects qui doivent être pris comme base pour le paiement des frais de déplacement respectifs. Ces paramètres sont consignés et expliqués au salarié dans la convention collective, qui doit les accepter avant de signer.
Ils visent à rémunérer les employés qui doivent déménager ailleurs pour exercer leurs fonctions professionnelles, avec leur véhicule personnel ou dans un autre moyen de transport.
Le prix moyen du kilométrage ne montre pas de tendance constante à la hausse ou à la baisse, ce qui a rendu la prévision difficile. Au contraire, il connaît une montée ou une chute intermittentes.
Selon les données des nouvelles pratiques qui détaille les barèmes de l'indemnité kilométrique pratiqués dans plusieurs pays, le prix moyen du kilométrage dans ces pays au cours de l'année écoulée était de 0,28 euro par kilomètre parcouru , sans compter le coût justifiable des péages et du stationnement. Cela représente une augmentation de 6 cents par rapport à l'année précédente. Il est toujours est-il que le prix du remboursement pourrait être fixé en fonction de la législation des pays ou mêmes de quelques provinces.
L’analyse de ces données montre le prix moyen du kilométrage en fonction de la taille des entreprises et du classement des secteurs qui paient le mieux (industrie, alimentaire, pharmaceutique, publicité, etc.). Il permet également de déterminer dans quels mois on enregistre plus ou moins de mobilité.
Chaque année, dans tous les pays du monde, l'administration fiscale fixe un maximum et un minimum à ce qu'une entreprise peut rembourser pour chaque kilomètre parcouru, un chiffre qui varie presque toujours par rapport à l'année précédente.
Les méthodes pour gérer l'indemnité kilométrique
De tout secteur ou marché, grand ou petit, national ou international ... Quelles que soient les caractéristiques des entreprises, la bonne organisation permet de gérer les frais de déplacement de manière très simple. Dans les multinationales, il n’est pas étrange de centraliser le service qui s’en charge dans un pays. Pour réussir cette mission, vous devez être toujours en veille sur la réglementation de chaque pays et les barèmes pratiques.
Etre méthodique est le secret de la réussite dans vos missions, vous trouverez ci-après les méthodes de calcul de l'indemnité kilométrique :
Il existe trois méthodes principales pour y parvenir. La première consiste à établir un montant fixe pour toute dépense enregistrée, étant un processus direct et rapide. Cela présente l'inconvénient que l'entreprise peut perdre le contrôle des dépenses exactes.
La seconde est le remboursement des frais. Dans ce cas, l'employé doit préparer une feuille de dépenses avec ses reçus respectifs pour l'entreprise. Celui-ci effectuera le paiement après sa vérification et son autorisation respective. Son inconvénient est que le travailleur doit couvrir le voyage avec son propre argent, et il peut s'écouler plusieurs jours avant de récupérer ce qu'il a dépensé.
Enfin, il y a le système mixte, un modèle qui reprend les caractéristiques des deux modèles mentionnés ci-dessus. Dans le cadre de ce schéma, l'entreprise fixe un montant fixe, mais demande également la justification de chaque dépense par le salarié.
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Un autre aspect à considérer lors de la préparation de la comptabilité
Il faut savoir que les frais de déplacement ne sont pas imposés jusqu'à une certaine limite, il est donc conseillé de garder à l'esprit quels sont les montants maximums exonérés d'impôt (en fonction du régime fiscal de chaque pays). Si une entreprise gère un montant plus important, la différence doit être indiquée dans l'impôt sur le revenu des particuliers. En revanche, les déplacements en transports en commun sont exonérés de l'impôt sur le revenu quel que soit le prix du billet.
Dans le cas des frais de déplacement, il est important de différencier les notions de « régime» et de « kilométrage». Le terme régime fait référence à l'argent destiné à couvrir les frais de subsistance d'un employé lors d'un déplacement professionnel. Ceux-ci ne sont pas cumulatifs, donc s'ils ne sont pas dépensés, ils sont perdus.
Du côté du kilométrage est la compensation financière que l'entreprise offre aux travailleurs pour l'utilisation de leur véhicule privé pour des déplacements en dehors de leur lieu de travail habituel. Cet argent devrait être suffisant pour couvrir non seulement le carburant, mais aussi les frais d’entretien tels que l’usure des roues et des pièces mécaniques, l’huile, et même la part proportionnelle de l’assurance et de la taxe routière.
Les amendes, les péages ou les contraventions de stationnement ne sont pas inclus dans le kilométrage . Le travailleur doit assumer la responsabilité du premier, même lorsque le véhicule est un véhicule de société. Les deux autres éléments doivent être inclus dans le relevé de dépenses pour que l'entreprise puisse s'en occuper.
L'importance des justifications des frais de déplacement
Pour que les travailleurs reçoivent une compensation pour leurs frais de déplacement, ceux-ci doivent être dûment justifiés. Le processus devrait être défini dans la politique de dépenses de l'entreprise. En règle générale, la présentation d'une série de documents est requise:
Les factures complètes (ou, à défaut, les pièces justificatives), avec numérotation, date, lieu d'émission, coordonnées fiscales de l'émetteur et du destinataire, description complète, assiette fiscale, taux d'imposition appliqué, frais facturés et devise dans laquelle ils sont payés . ( Il faut impérativement veiller aux éléments qui peuvent varier en fonction du pays ).
La raison du voyage, le nom du client visité, les personnes qui ont assisté à la réunion ou le nombre de convives (dans le cas des frais de restauration). Dans le cas de l'utilisation d'une carte de voyage, il est nécessaire de conserver le bon. Pour justifier les kilomètres parcourus, il faut également noter le point d'origine et de destination.
Les frais de locomotion (taxi, train, avion, bus, etc.) sont justifiés avec les factures et celles des péages et parking, avec les justificatifs.