Modèle de devis pour artisan sous Excel
Le devis, un document précieux pour une meilleure gestion de la relation artisan-client !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
Dans tous les secteurs d’activités, les transactions commerciales sont indispensables pour assurer la pérennité d’une entreprise et la faire évoluer en termes de la qualité de ses prestations. Le domaine des professions artisanales existe depuis toujours et contribue remarquablement dans le marché de l’emploi et l’économie des pays. L’artisan, comme tout autre entrepreneur doit avoir des connaissances fondamentales sur l’univers de commerce et de la comptabilité pour bien assurer la gestion de ses travaux et rester loin des litiges avec les clients, suite à un manque de visibilité sur les procédures et les exigences de la loi. Plusieurs documents sont employés pour fluidifier les démarches et cadrer la relation entre le demandeur du travail et l’exécuteur, tel que le devis. L’article sera l’occasion pour vous faire découvrir de près le métier des artisans, ainsi que leur vocation. Nous présentons également d’une manière simple le devis et ses principaux composés pour vous aider à élaborer le vôtre sans aucun souci.
Qu’est-ce qu’un artisan ? Et quelles sont les prestations qu’il fournit ?
A l’instar des autres activités professionnelles, le métier de l’artisan est très répandu partout dans le monde et demande un bon savoir-faire dans le secteur de l’artisanat. La qualification d’artisan n’est attribuée qu’aux personnes effectuant un travail manuel et qui sont dotés d’un sens artistique qui se voit clairement sur leurs rendus et produits finis. Ajoutons que l’expertise qu’ils déploient est traditionnel et peut même dépendre d’une certaine localisation géographique, et dans ce cas-là les produits élaborés par les soins de l’artisan sont nommés : produits de terroir (Mozzarella di Bufala…).
L’artisan peut intervenir dans les travaux de constructions, de rénovations ou d’entretiens, comme la maçonnerie, la menuiserie et la plomberie. L’élaboration des produits peut se faire aussi d’une manière artisanale, comme : la fabrication des produits laitiers (fromage, beurre, yaourts…), la conception et la réalisation des bijoux et des vêtements…Certains métiers peuvent être considérés comme artisanales, comme pour les chauffeurs de taxis et les coiffeurs. De point de vue de la loi, un artisan doit impérativement avoir un immatricule dans le registre des métiers à caractère artisanal pour pouvoir fonder et détenir une entreprise artisanale. L’artisan a le choix en ce qui concerne le statut juridique de son entreprise, il peut opter pour la formule d'auto entrepreneur et travailler tout seul sur les différents chantiers ou bien il peut se lancer dans une petit ou moyenne entreprise (PME) selon la cadence du travail et l’effectif qu’il souhaite recruter. La PME peut appartenir à un seul artisan (EURL…) comme elle peut supporter deux à plusieurs associés (SARL…).
Qu’est-ce qu’un devis ? Et quelle est sa valeur juridique ?
Un devis est un document où figure à la fois le travail ou le service demandé par le client et le prix proposé par la personne en charge. Ce document est organisé souvent en tableau avec la mention de toutes les tâches à effectuer et le prix de chaque prestation indépendamment, ou parfois avec un prix forfaitaire qui englobe tous les travaux convenus. Juridiquement parlant, le devis est considéré comme une proposition qui comprend l’estimation de la durée et du coût du travail demandé. Le coût doit inclure le matériel qui sera utilisé, la matière première ainsi que la main d’œuvre. Le devis édité n’engage aucune partie, seulement la signature du client et de son fournisseur confirme qu’ils sont tout à fait d’accord sur toutes les clauses citées, notamment le prix avancé, ce qui attribue au devis l’aspect d’un contrat valable et conforme. Le devis peut être édité directement chez l’entreprise, comme il peut être demandé en consultant son site web. Après traitement automatique de la demande, l’expédition du devis par email ou par voie postale sera effectuée, selon les préférences du client.
Quelles sont les éléments à mentionner impérativement dans le devis d’un artisan ?
Un artisan qui dirige une entreprise artisanale et travaille pour son propre compte ou en collaboration avec d’autres associés, est obligé de structurer son travail et de suivre l’acheminement standard et légal de toutes les commandes qu’il reçoit. Le devis est le premier document émis par l’artisan à son client pour répondre à sa demande, donc ce dernier doit comporter des éléments de base comme l’identité de l’entreprise : son nom, son logo, sa raison sociale, son numéro ICE, l’adresse du siège et le numéro de contact. Les coordonnées du client doivent figurer aussi : nom, prénom, numéro de téléphone ou raison sociale s’il s’agit aussi d’une société. Par la suite, le numéro du devis et sa date d’édition doivent apparaître en haut de la page et selon chaque commande un tableau récapitulatif de quatre colonnes en moyenne est tracé. La première colonne est dédiée à la description du travail, la deuxième au nombre d’unités commandées, la troisième au prix unitaire et la dernière pour le prix total hors taxes (HT). Le devis doit comprendre aussi la durée nécessaire pour achever le travail demandé, alors la mention de la date de début et une autre de fin est fortement souhaitée. Pour des prestations qui nécessitent un déplacement de la main-d'œuvre, le prix du transport et du logement peuvent aussi être facturés au client. Vers la fin du devis, le taux de la TVA est ajouté et le prix total toutes taxes (TTC) est désigné en chiffres et en lettres suivi de la modalité de paiement choisie par le client. Pour assurer le maximum de transparence dans le devis, il est préférable même d’ajouter vers le dos de la page les conditions légales pour informer votre client sur les termes qui seront appliqués s’il accepte le devis et cela concernant le retard de paiement, la demande de remboursement, le service après-vente et la durée de garantie.
Rédiger un devis est-il préférable ou obligatoire ?
Le devis sert dans un premier lieu à mettre entre les mains du client une estimation globale sur les tâches à réaliser. De cette manière, il pourra comparer l’offre proposée avec d’autres devis élaborés pour le même service. Le devis signé atteste l’engagement des deux parties et protège leurs droits, car il sert comme référence légale. Les conditions générales indiquées sur le devis sont dotées d’une grande importance aussi vu qu’elles apportent des réponses pour toutes les situations de litiges qui peuvent avoir lieu d’une manière anticipée. Elle permet de résoudre les conflits générés suite à un retard de paiement, un manque d’engagement ou à une insatisfaction du client vers la fin de la prestation. Pour ces raisons, le devis est un document avantageux pour le client ainsi que pour son fournisseur et dont l’élaboration devient obligatoire si le montant estimé dépasse les 1500 euros en ce qui concerne les grands chantiers et les déménagements. Pour les petits travaux de maintenance et de contrôle, le devis devient strictement obligatoire si le montant convenu est au-delà de 150 euros.
Dans les cas standards de bricolage ou du travail en chantier, le devis peut être établi gratuitement sous la demande du client. Mais si ce dernier a des exigences assez spécifiques et l’élaboration du devis ne peut pas se faire sans prise de mesures ou observation directe du lieu en question, l’entreprise a le droit de demander des indemnités pour rédiger ce type de devis sur mesure. Le prix peut inclure les frais de transport et de la main d’œuvre qui sera mobilisée.
Comment rédiger un devis parfait comme un professionnel ?
Même si vous êtes un expert dans votre métier, vous ne pouvez pas rédiger un article sans avoir à faire de petites investigations avec votre client pour en tirer le maximum d’informations et être précis dans votre document. Donc, la première des choses à faire est de cerner exactement le besoin de votre client en écoutant attentivement sa demande et en posant des questions si vous sentez le besoin de plus d’éclaircissements. Cet échange sera l’occasion pour connaître le budget maximum que votre interlocuteur est prêt à déployer, le mode de paiement qu’il souhaite appliquer ainsi que le délai qu’il peut vous accorder. Ensuite, prenez un petit moment pour estimer le travail demandé en tenant en considération toutes les éventuelles charges (machines, véhicules, ustensiles, main d’œuvre, matériaux…) ainsi que votre marge de bénéfices. Remplissez votre devis en format papier ou sur votre logiciel interne en commençant avec le numéro du devis et la date, en passant par les détails (évoqués ci-dessus) de la prestation pour finir avec les espaces d'émargements.
Pour vous démarquer de la concurrence, personnalisez le modèle du devis que vous utilisez quotidiennement en alimentant la page avec votre logo et en respectant les nuances de couleurs. Soignez votre orthographe et utilisez des phrases simples et des abréviations connues par tout le monde. Enfin, si vous utilisez un logiciel, révisez la version éditée avant de l’imprimer ou de la faire parvenir par mail à votre client. Si le retour de votre client est favorable, n'hésitez pas à signer le devis en double pour garder une copie qui témoigne du contrat récemment conclu.
Devis validé, que faut-il faire après ?
Le devis n’est que le départ du cycle commercial ! Un entrepreneur qui a gagné l’accord de son client pour un tel travail doit le planifier minutieusement pour l’exécuter à terme, sachant que tout retard peut engendrer des pénalités. Organisez-vous et faites une réunion d’équipe avec les personnes qui vont participer pour les briefer sur les exigences du client. Ensuite, vous pouvez alimenter votre agenda pour commencer à réserver à l’avance le matériel qui sera loué pour bénéficier de prix avantageux. Contactez vos fournisseurs afin de commander les matériaux qui seront utilisés et les recevoir avant même le jour prévu. Répartissez les tâches entre les employés en fonction des jours de travail et en prenant en considération la durée octroyée pour achever le travail parfaitement et dans les temps. Essayer d’anticiper les imprévus en termes de matériel de telle façon à avoir le stock toujours alimenté par les consommables de chantier et pour ne jamais tomber en panne.